以檔案管理科學化促進機關管理高效化

竇曉梅

摘 要：對于機關單位的管理體制來說，解決檔案管理存在的問題至關重要，它不僅能夠令單位的管理體制得到完善，還會促進機關單位的發展。本文首先分析了檔案管理科學化的重要性，然后歸納了機關檔案管理中存在的問題，最后詳細闡述了以檔案管理科學化促進機關管理高效化的措施。

關鍵詞：檔案管理；科學化；機關；信息技術；高效化

1 檔案管理科學化的重要性

第一，檔案的管理是機關單位信息資源的核心，為機關日后發展提供很多有力的參考。機關檔案常常記錄著寶貴的工作經驗和大量的機密材料，一旦這些機密文件被別有用心的人利用，就會造成極大的損失，后果不可小覷。

第二，檔案管理是機關單位進行管理的基本資源，好的管理體制能夠及時反饋出機關單位管理體制的健全。如果在檔案管理體制上出現紕漏，就會影射出機關單位在財政、管理方面的不足，會對機關部門日后的管理帶來很大的隱患，產生不可估量的損失，造成極大的負面影響。

第三，信用檔案的建設更利于機關單位的人員管理，目前更多的企業單位把信用檔案建設應用到企業中，信用檔案的建設能夠使信用上有不良記錄的人得到應有的對待，信用檔案的建設能夠有效地規避對于機密文件與信息資料被竊取的潛在問題，信用檔案的建設已然成為機關體制管理建設的基礎。國家相關文獻已經提出要加快對個人、企業單位的信用檔案進行建設與科學化的管理，從而降低潛在風險，加強對機關單位對員工的管理。

2 機關檔案管理中存在的問題

（一）機關單位對檔案不夠重視

在進行檔案管理工作時面臨的最大的問題就是機關單位對于檔案管理不重視，沒有意識到檔案材料的重要性和對于機關管理工作的重大意義。機關的檔案管理相對于其他的工作，其獨立性容易被忽視，極易被其他的工作兼并。在進行檔案的歸類整理時，讓部分的兼職人員進行檔案的歸檔，這些人員的崗位處在變動之中，檔案管理工作處在斷斷續續的狀態，還有就是不同人員的檔案管理的工作方式有所不同，崗位變動較大的兼職人員有很大的一部分不具備檔案管理的相關能力和知識。還有機關單位不重視檔案管理工作，工資待遇相比其他的工作較低，這種差距致使相關管理人員的情緒低下，工作效率較差。這些問題導致進行檔案管理時，管理工作成效不好。

（二）機關單位檔案管理手段落后

現在有些機關進行檔案管理時，進行的是封閉式管理，各種檔案部門進行資源共享的可能性極低，并且檔案進行管理采用檔案袋式的，在進行檔案的查閱時，浪費較長的時間。還有就是在進行檔案整理時，有些主要是紙質檔案，沒有進行電子檔案的備份，檔案分類較難，檔案管理工作時，工作量成倍增加。還有是檔案進行電子輸入沒有紙質備份，一旦電子檔案出現問題，整個檔案管理工作癱瘓。

（三）機關單位檔案管理的總體水平低下

機關單位由于不重視檔案的管理的作用，自然在進行檔案管理時就不重視，整體管理水平低下。檔案管理工作的門檻較低，對于檔案管理人員的素質沒有嚴格的要求，使管理人員的素質良莠不齊，在檔案管理工作上效率低下。

3 以檔案管理科學化促進機關管理高效化

（一）強化檔案科學化管理的理念

在進行檔案管理中，面臨的重要的問題就是缺乏科學的管理觀念。只有改進傳統的管理觀念，強化科學化檔案管理觀念，才能推進機關管理工作的高效發展。機關領導應樹立科學管理的觀念，對于管理工作進行科學領導和指導；檔案管理人員應樹立科學管理的觀念，主動學習優秀的管理理念來指導檔案管理工作，從而實現進一步改進檔案管理工作的目標，還要認真學習機關單位的相關政策、歷史文化，推進檔案管理的科學化。

（二）運用現代的信息技術進行科學的檔案管理

現代社會是信息化高速發展的師弟啊，一切工作都以效益作為追求目標。在進行機關管理工作的高效化的過程中，使用速度快，精確度高的計算機進行檔案管理已成為機關單位發展的必然趨勢。對于機關單位的檔案管理工作來說，提高管理的效率和精確度，是檔案管理的要求，應用計算機進行工作，縮短了的檔案整理分類和檢索的時間，大大提升了工作效率。再見你選哪個電子檔案的輸入時，為了保證檔案的安全，進行計算機的防護系統的建立，對于重要的檔案進行紙質

備份。機關單位可以根據自身的實際情況進行數字化檔案室，以數字化進行檔案的輸入和輸出，有效對檔案進行管理，縮短檔案管理的時間，提高機關單位管理工作的效率，有效實現各單位的信息共享。

（三）提高檔案管理人員的操作水平，改變對固有管理的認知

機關檔案管理需要得到管理人員與領導干部的高度重視，只有得到機關干部與領導的大力支持，讓其參與檔案管理的學習中來，了解檔案管理的實質性問題所在，在相關會議上進行檔案管理重要性的講解，加強機關干部對檔案管理的重視，日后在檔案的資源搜集上，積極的配合檔案管理工作人員的工作，結合檔案管理的自身情況，把其在機關單位的管理體制應用在檔案管理上，從而建立更實效的檔案管理體制。注重管理人員操作的系統培訓，培養對檔案管理工作正確價值觀，提高他們自身的道德教育水平，令其明確檔案管理工作的使命。在人員配備上也要做好均衡的分配，提高管理人員的綜合素質，提高其工作的高效性，在資源的采集、分類、查找上嚴格遵守相關管理條例，提高工作的熱情。

（四）開展檔案管理培訓工作

進行檔案管理，不僅是要建立管理機制，還要對于檔案管理人員進行培訓。機關單位可以聘任相關的專家，定期到單位對管理人員進行檔案管理的培訓，傳達基本的檔案管理的方法和知識，提高管理人員的基本素質。在進行指導時要注意進行多種形式開展培訓，調動管理人員的學習興趣，以便在工作中更好的應用專業知識。同時可以進行優秀單位檔案管理的學習活動，樹立模仿學習單位，展開模范學習，吸收借鑒優秀單位的管理經驗，實現機關單位的檔案管理的科學化。

（五）完善檔案管理的相關法律法規

要想更好的進行檔案管理工作，就要制定相應的規章制度規范檔案管理的相關工作。在國家的檔案法的基礎上，根據機關單位具體的情況，制定出相應的管理制度，完善檔案管理工作，實現檔案收集、檔案整理、檔案歸類等檔案管理工作的系統化。在進行制度的制定上，機關單位的領導要加強對檔案管理工作的領導，依據制定的相關政策，對檔案管理工作進行指導。落實相關政策，首先要建立檔案管理的監督部門，對檔案管理的工作進行監管、檢查，對于檔案管理工作進行定期檢查，將監督管理工作作為日常工作提上議程；接著要建立檔案管理的考核制度，進行檔案管理工作的考核，進行獎懲，調動管理人員的工作興趣，提高工作效率，推進科學化檔案管理的進程，推動機關管理高效化發展。

4 結語

綜上，機關單位在人才培養上更要重視其道德素養的培養，令其明確檔案管理的價值所在，機關單位要充分利用科學化的管理體制，提高檔案管理的高效性，提高自身發展的效率。

參考文獻

[1]鄭小平. 談如何強化機關管理人員的檔案意識[J].檔案天地.2010（02）

[2]楊洋. 以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].辦公室業務.2015（05）

[3]佘岳群. 淺析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].企業家天地（理論版）.2011（06）