檔案信息資源開發經濟效益評價的必要性研究

王明麗

摘 要：檔案信息是一種重要的資源，開發檔案信息資源創造經濟效益，這是由檔案本身、檔案工作和檔案信息資源開發的目的三者共同作用決定的，本文借用了相關學科的理論論證了進行檔案信息資源開發經濟效益評價的重要性，并對現有的《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定》進行了簡要評價。

關鍵詞：檔案信息資源；經濟效益；評價

在當前信息化社會的大背景下，國家明確指出要深入、廣泛地開發信息資源，加快國家信息化進程，開發檔案信息資源已經成為社會信息化的一個重要組成部分。檔案信息是一種重要的信息資源，由于檔案自身、檔案工作和檔案信息資源開發工作的特點決定了檔案信息資源開發同經濟緊密相連，本文在此基礎上指出了信息資源開發的經濟效益評價的必要性并簡要的評價了現有的計算方法。

檔案自身的屬性、檔案工作的性質、檔案館的職能決定了檔案信息資源開發同經濟范疇聯系密切。中華人民共和國檔案法把檔案定義為是“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，從檔案定義中我們看出，檔案是有保存價值的歷史記錄。價值是指主體需求同客體信息的相符程度，相符多就稱價值大，反之價值小。由于檔案自身的價值基礎，決定了檔案是開發信息資源的重要客體，因此檔案的價值屬性也成為了檔案信息資源開發形成經濟效益的一個促成因素。“檔案工作的效益就是社會對檔案工作的投入和檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度兩者之間的比較關系。”①因此在開展檔案工作的過程中增加投入要以能否滿足社會的檔案信息需求為評價標準。開展檔案利用工作不僅要靠自然形成的原始實體，而且還需要依據檔案中的信息進行科學的整理、加工來提供利用。目前，我國檔案信息現狀是信息數量大，分布不集中，沒有規律，這就需要我們的檔案工作轉向對檔案中的信息進行一次、二次加工，提供給社會利用。在進行加工的過程中要加入人的思想，使檔案信息序化，激活檔案信息，如何才能投入最少的人力產出最大影響的信息，這就涉及到一個投入產出的問題，也就是效益的問題。檔案館工作通則中第二十二條規定，“檔案館應積極開展檔案史料的研究和編纂工作，根據需要編輯檔案文件匯集和其他參考資料，經主管領導人批準可公布檔案文件。省級以上和有條件的檔案館，要設立編研機構，有計劃地編輯出版各種檔案史料匯編。”可以看出，檔案館有義務開發檔案信息資源，檔案編研是檔案工作的一個重要環節，檔案編研是檔案信息開發的一個重要手段，檔案編研包括選題、選材、編排、出版、發行等一系列環節。選題是個重要環節，選題不僅要跟上時代潮流，還要有一定的超前性，不符合大眾心理的選題肯定效益不能高，出版發行是檢驗檔案信息開發經濟效益的一個重要環節。檔案館的開發工作要講求效益，使檔案館信息開發的投入和產出有個合理的比例。

檔案信息資源開發經濟效益是指針對本單位及社會有關方面的需求，通過信息加工、信息交流、信息咨詢以及日常提供利用等方式，將檔案中蘊藏的信息發掘出來，應用于經濟建設之后所創造出來的經濟效益。檔案信息資源開發經濟效益評價是指對開發檔案信息資源所創的絕對經濟效益與為了開發利用檔案信息資源的勞動消耗之比的評定、評估過程，檔案信息資源開發經濟效益評價對檔案工作者、檔案工作、檔案事業的發展都有重要作用。

檔案信息資源開發的經濟效益評價在一定程度上是檔案工作者的自我價值的實現過程，這一過程增強了檔案工作者的責任感及工作的積極性。美國心理學家馬斯洛（A .H . Maslow）把人的需求分為五級，其中基本的生理需要和安全的需要都屬于低級需要，社交與從屬的需要、尊重的需要和自我實現和成就的需要都屬于高級需要，自我實現和成就的需要是人的需要的最高級階段。人的自我價值實現是社會對個人在物質或者精神方面所給予一定肯定的過程。檔案工作者就是在這種不斷的自我價值的實現的過程中獲得新的提高，只有滿足了檔案工作者自我價值的實現，才能產生新的動力和新的需求，激勵檔案工作者進行下一輪的信息資源開發。在檔案工作者價值自我實現的同時，還要激發檔案工作者的工作熱情，避免“自我滿足型職業停滯”。

檔案信息資源開發的經濟效益評價體現了檔案工作自身的價值，并為檔案自身工作的發展、完善提供了依據和方向，同時也在一定程度上對鞏固檔案工作自身的地位、樹立檔案工作的形象也起了重要作用。檔案工作的本質“是管理檔案和開發檔案信息資源為社會各項活動服務的工作。”②對檔案工作所開發的信息資源所創經濟效益的量給予定量的評價，用數字來反映檔案工作的成果，也是證明檔案工作在社會主義建設過程中的作用和地位的過程，信息資源開發的經濟效益量化能使檔案工作得到社會的認可。檔案信息資源開發的經濟效益評價能夠完善檔案信息資源開發工作，并為檔案信息資源開發的決策提供方向和依據。檔案信息資源開發的經濟效益評價實質上就是檔案信息資源開發的反饋過程，只有與信息資源開發成果的受眾進行交流，才能有效地進行新一輪的信息資源開發。我們可以引用物理學中的耗散理論對其進行解釋，耗散結構理論是比利時物理學家普利高津在1969年的理論物理和生物學的國際會議上提出來的一個概念，他認為一個開放的系統可能有三種不同的存在方式，熱力學平衡態、與平衡態只有一點微小的差別的狀態、遠離平衡態時出現的穩定有序的動態結構，遠離平衡態時出現的穩定有序的動態結構我們稱之為耗散結構，這是一種活的結構，需要不斷的與外界進行物質和能量的交換，通過自組織形成一種新的平衡，強調與外界的物質和能量交流過程，這就好像是信息資源開發的反饋，使信息資源開發進入下一循環的平衡狀態。檔案館工作通則第二十四條規定：“檔案館應及時、準確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進利用工作。”

檔案信息資源開發的經濟效益評價對檔案事業的發展有重要的意義。檔案信息資源開發的經濟效益評價對宣傳檔案事業、發展檔案事業、開展檔案信息開發經驗交流都有重要的作用。宣傳檔案事業是向人們傳播檔案、檔案工作方面的相關信息，增強社會的檔案意識的一項工作。檔案信息資源開發的經濟效益可以為檔案宣傳工作提供有說服力的數據，通過不斷的宣傳進而影響人們的行為。檔案事業的發展需要社會各界的支持和監督，只有讓社會各界認識到檔案信息的重要性及檔案信息所能創造的效益，才能贏得他們的支持和監督，把檔案事業推進到一個嶄新的發展階段。檔案信息開發經濟效益評價是開展檔案信息經驗交流的一種形式。對于一個地方的檔案館來說，檔案信息開發經濟效益評價是對此檔案館的評估和鑒定，對于一個地區的檔案館來說，就是各個地方的檔案信息開發經濟效益的集中評價，可以看成是一個經驗交流的機會，提高一個甚至一個地區檔案信息開發工作水平。

檔案信息開發經濟效益具有諸多特點，檔案信息開發經濟效益的潛在性、長期性、多元性，決定了檔案信息開發經濟效益評價是一個復雜的工程，不僅要堅持短期效益和中長期效益相結合的原則，還要堅持定量分析和定性分析相結合的原則。考察我國目前已經有的檔案信息開發經濟效益評價成果，多集中于對檔案信息開發經濟效益的定性評價，對檔案信息開發經濟效益的定量評價成果還是很少。1994年國家檔案局頒布的《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定》（試行）中，第九條指出：“為合理計算開發利用科技檔案所創經濟效益，正確評價科技檔案對科研、生產和建設工作所創經濟效益的作用程度，本方法采用科技檔案作用系數а值來表示”。第十一條：“開發利用科技檔案所創經濟效益的通用計算方法。開發利用科技檔案所創經濟效益（J）等于科技檔案作用系數（а）乘以某項科技措施獲得的全部經濟收入（S）減去開發利用科技檔案的成本費用（C）（以下簡稱成本）。公式： J=аS—C”。并根據具體實際的不同，把a值分為起憑證作用、技術轉讓、節約設計工作量、增加設計收入、節約原材料和能源、提前投產設備維修提前完成提前竣工、增加產量、提高質量、擴大銷售九方面，a的范圍在0-1之間。這一算法的實施，在各個試點單位都取得了良好的試用效果，但也存在相關問題和不足。首先，這是一個有關開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定，因此只能衡量科技檔案所創經濟效益，但是其它檔案信息同樣可以產生經濟效益，是否把該規定給以修改，擴大這一計算方法的使用范圍。其次，a值的取值范圍太寬泛，各個單位在使用過程中應該根據本單位的實際情況，進行細化，縮小a值的取值范圍，有可能的話應該把價值在各個行業中都確定具體的范圍，以便于不同行業衡量檔案信息資源開發的效益。再次，這一規定只能衡量經濟效益，檔案信息資源所產生的還有社會效益，如何才能把社會效益以量的方式度量是給新時期的檔案信息資源開發效益評價提出的新課題。

檔案信息資源是國家信息資源的重要組成部分，檔案信息資源開發經濟效益評價可以更明了地顯示檔案信息在社會主義現代化建設中有重要的作用，對檔案工作、檔案事業的發展都有重要的作用。“開發信息資源，服務四化建設”“大力開發檔案信息資源”“為建設社會主義物質文明和精神文明服務”，在國家領導人的關懷下，在中共中央和國務院的高度重視下，檔案信息資源的開發利用肯定會健康深入發展，定會創造更大的經濟效益。

注釋

①馮慧玲、張輯哲：《檔案學概論》，北京：中國人民大學出版社，2002：90頁

②馮慧玲、張輯哲：《檔案學概論》，北京：中國人民大學出版社，2002：84頁