對辦公自動化條件下文書檔案管理的思考

孫曉蕾

摘 要：辦公自動化環境能夠有效提升傳統文書檔案管理工作的時效性，從根本上改變傳統文書檔案的保存形態，有效簡化傳統文書檔案工作的流程，加速文書檔案工作標準化進程，推動檔案工作法律體系的完善。

關鍵字：辦公自動化；文書檔案；檔案管理

文書檔案管理工作是指機關團體、企事業等單位針對履行自身職責過程中形成的文件轉化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎上，最大限度的發揮文書檔案的價值。隨著信息技術在社會生活各方面的應用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發展，繼承和發揚傳統檔案管理積累的成功經驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。

1 辦公自動化環境能夠有效提升傳統文書檔案管理工作的時效性

在紙質檔案環境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環節，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質量。再比如借閱和利用相關的檔案必須到檔案室，履行規定的手續，完成相關的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網絡實現適時查閱利用。由于平臺的系統提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數據技術的應用，系統可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習慣等進行記錄，通過數據分析可以定期主動為利用者提供相關的信息內容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質的提升。

2 辦公自動化環境能夠從根本上改變傳統文書檔案的保存形態

在傳統文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質的物理形態存在的。紙質材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環境要素有明確的要求，而對紙質文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質的基礎上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統文書檔案，通過數字化將其信息和載體分離，實現不動用實體提供利用，使紙質文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質保存外，絕大多數電子文件不要制作紙質文件，節約了辦公經費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。

3 辦公自動化環境能夠有效簡化傳統文書檔案工作的流程

傳統模式的文書檔案管理一般隸屬于機關的辦公室，由于受到機關編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質量的完成相關工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關手續等等。在辦公自動化環境下，自動化基礎下的文書檔案管理工作主要是網絡作為工具，有了檔案管理系統的協助，借助計算機和網絡操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統一歸檔，這樣既節省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內容通過計算機數據庫之間的關聯就可以完成，使得原本復雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統也包括在內，這個系統可以使文書檔案的利用效率和質量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態。

4 辦公自動化環境能夠加速文書檔案工作標準化進程

辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統工作內容的簡單照搬到網絡上的，而是根據文書檔案管理工作的實際，通過新技術的發明和應用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標準化和規范化的方向發展，推動規范文檔管理體制的形成，統一技術操作標準，最終實現管理工作的科學化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規范的文書管理體制是實現自動化的基礎。在辦公自動化環境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，真正實現本單位文件管理與檔案管理統一領導、統一規劃、統一落實，使文件和檔案工作共同發展。在辦公自動化系統設計的過程中，文書檔案相應的數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化的標準必須進行明確，規范技術參數，從而實現不同類型的電子文件從辦公自動化系統向檔案管理系統的無縫流轉和安全管理。

5 辦公自動化環境能夠推動檔案工作法律體系的完善

從文書檔案工作的發展趨勢來看，辦公自動化系統是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當前檔案工作的法律法規基本上還是立足于傳統的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發現，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規范，只有通過法律規范了電子檔案的管理細節，才能有效的幫助電子檔案的管理和發展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執行，做到有法必依、執法必嚴。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發展奠定法律保證。在行政法規層面，國家檔案局制定了《數字檔案館（室）建設指南》等，指導辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎。

參考文獻

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