聲像檔案的信息化管理問題探究

許靜

摘 要：聲像檔案的信息化管理對聲像檔案的保存和利用有著重要的作用，但是目前聲像檔案的信息化管理在管理制度、利用途徑和安全保密性等方面還存在一些問題，需要相關人員去研究和解決。本文對聲像檔案信息化管理中存在的問題進行了分析，并提出了相關的解決措施。

關鍵詞：聲像檔案；信息化管理；探究

聲像檔案是檔案的一種重要形式，相對于其他文字檔案，聲像檔案更具體、更生動并且更形象直觀，能夠真實的記錄人類的重要活動和歷史事件。但是，由于傳統的聲像檔案以磁性材料和感光材料等為載體，對于保存條件有著嚴格的要求，需要防止磁場、電場、光、等因素對其造成破壞，聲像檔案的信息化能夠解決聲像檔案的保存問題，但是在推進聲像檔案信息化過程中還存在許多障礙，需要人們解決。

1 聲像檔案信息化管理的意義

聲像檔案之所以具有不可替代的重要價值，是因為它能夠真實的將歷史事件展現在人們面前，讓人們不僅僅能夠看到事件中人物、地點和事件的經過等內容，還能夠讓人們感受到現場的環境、氣氛等因素，讓人們真實的回顧歷史事件，無論文字檔案的語言多么生動形象，也不能夠和聲像檔案帶來的效果相媲美。聲像檔案信息化管理的意義在于，通過信息化管理能夠解決聲像檔案難以保管、使用不方便等問題，使聲像檔案可以長久保存并且便利的使用，發揮出聲像檔案真實再現歷史面貌的作用。隨著科學技術的發展，尤其是刻錄技術、計算機和網絡技術的發展，為聲像檔案的信息化管理提供了條件和技術支持，使得聲像檔案可以向數字化、網絡化發展，使聲像檔案被妥善保存的同時，能夠更加方便的被人們所利用。

2 聲像檔案信息化過程中存在的問題

2.1 聲像檔案信息化管理制度不健全

由于聲像檔案的信息化管理還在不斷發展之中，許多單位的聲像檔案信息化管理制度還不健全，也有些單位的管理制度得不到有效的落實。管理制度的不健全導致了聲像檔案的信息化管理工作缺少規范，使得管理過程無章可循，從而產生了許多問題。主要表現在以下幾個方面，第一，以往的影像、照片等資料信息化進程緩慢，沒有詳細的管理計劃也缺乏專人進行實施，導致了一些珍貴的檔案還用著傳統的存儲方式，不利于保存和使用。第二，當前活動和事件的錄像資料和數字照片聲像檔案歸檔不及時，甚至有可能造成檔案的丟失，這是因為沒有健全的管理制度，導致相關人員缺乏理論指導和協作，導致檔案缺乏協調、統一，造成管理的混亂。第三，由于沒有健全的制度作為依靠，導致聲像材料的格式并不統一，不同的數字化標準和文字儲存格式對于影像資料的品質有很大的影響，而且不同格式的影像、圖片資料不利于檔案的整理歸類和利用，給檔案的信息化管理工作帶來了很大的困難。

2.2 聲像檔案缺乏利用途徑

目前，大多數聲像檔案都得不倒充分的開發和利用，大部分單位都只是簡單將聲像檔案收集、整理之后就存放起來，只能面向個別的借閱者進行瀏覽和閱讀，這限制了聲像檔案的開發和利用，嚴重的影響了聲像檔案價值的發揮，使其變成了沒有使用價值的記錄。目前人們對于聲像檔案價值的認識和聲像檔案開發和利用的意識方面都存在很大的不足，造成了聲像檔案“養在深閨人不識”的窘境。聲像檔案在教育、文化以及商業發展等方面都有很大的應用價值，如何開拓聲像檔案的利用途徑，發揮出聲像檔案的巨大價值，是聲像檔案信息化管理需要解決的問題。

2.3 安全和保密問題

計算機網絡技術和信息技術的發展給人們帶來便利的同時也帶來了安全風險，聲像檔案的信息化管理也面臨同樣的問題，聲像檔案在信息化和網絡化之后將會面臨安全和保密方面的風險。由于聲像檔案的信息化，也使得計算機能夠在隱蔽的條件下對聲像檔案進行增添、修改甚至刪除的操作，導致信息的安全性受到威脅，有可能造成聲像檔案被人通過網絡篡改和偷竊。同時，由于此時的聲像檔案不具有物理意義上的實體形態，不具有固定的物理位置，因此而面臨可能面臨更大的遺失風險，可能使一些保密的信息被竊取。如果處理不好這些問題會使聲像檔案處在很大的安全風險之中。

3 推進聲像檔案信息化建設的對策

3.1 健全聲像檔案信息化管理制度

為了加強聲像檔案的信息化管理水平，促進聲像檔案信息化發展，需要健全相關的管理制度。首先要加強相關人員的管理制度，是管理人員具有足夠的能力進行檔案的信息化管理，同時使得管理工作的操作流程更加規范。建立完善的以往聲像檔案信息化方案，使得相關工做可以按照方案進行，加快對過往信息的信息化管理進程。同時能夠對建立聲像檔案管理的記錄制度，使得通過日常的記錄就可以檢查工作的完成情況，使聲像檔案能夠及時被收集和整理，從而實現對聲像檔案的高效管理。此外，要規范聲像檔案的標準模式，比如圖片資料統一使用TIFF格式，方便管理的同時也方便人們使用。

3.2 拓展聲像檔案的利用途徑

聲像檔案雖然具有很大的價值，但是得不到科學的利用價值就無從發揮。對聲像檔案的進行信息化管理，根本的目的就是能夠使聲像檔案可以開放利用，充分發揮聲像檔案的功能，促進聲像檔案的發展。為了促進聲像檔案的利用，首先要對聲像檔案的編研水平進行提升，并使信息編研的成果給用戶帶來更好的使用體驗，從而促進聲像檔案價值的發揮。然后建立服務網絡，使聲像檔案可以在網上使用，用戶可以通過訪問網站等方式檢索、查詢聲像檔案，從而使聲像檔案更大程度上被利用，但是要采取措施對知識產權進行保護。同時，可以利用聲像檔案進行科學文化教育以及社會文化建設上，例如，可以將人們抗擊自然災害的錄像，圖片等對大眾進行宣傳，來弘揚人們在抗擊自然災害中表現出來的堅強、團結等精神。

3.3 加強身聲像檔案的安全性管理

信息化給聲像檔案帶來了安全性風險，因此需要加強其安全管理。首先，需要完善聲像檔案信息化管理的相關制度，使數據的備份和使用等有制度可循。然后要在檔案的管理權利方面做好分配，做好隔離和監督工作，使單一工作人員不能掌握檔案管理的所有權限，例如儲存、調用聲像檔案的權限分離，從而保證聲像檔案不會被輕易的竊取或者刪除修改。最后要加強計算機網絡的管理，保證聲像檔案不會通過網絡被竊取。為了做好聲像檔案的保護工作，企業在管理聲像檔案時盡可能的使用局域網，而不是互聯網，從而降低網絡安全風險。同時需要做好系統的安全檢查工作，對系統進行定期檢查。還需要及時更新病毒庫，并經常對計算機進行病毒查殺，從而保證聲像檔案的安全。

4 結論

聲像檔案能夠形象直觀的反映人類的歷史事件，對人們有著重要的意義。對聲像檔案進行信息化管理，則可以解決聲像檔案不容易保存和使用的問題，有利于充分發揮聲像檔案的價值，是聲像檔案管理的發展方向。目前聲像檔案信息化管理工作還面臨著很多困難，不過通過人們的不斷努力，它將會為人們帶來更大的收益。

參考文獻

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