淺談規劃局檔案管理信息化的重要性

盧雅楠

摘 要：檔案的科學化管理對規劃局日常工作的開展有著重要意義，而科技的發展也給檔案管理帶來了新的契機。文章從規劃局對于信息化檔案管理的需要以及信息化管理本身的益處這兩方面出發進行探討，對現階段信息化管理逐漸深入的原因進行了初步的探討，在這個基礎上闡明了規劃局檔案管理引入信息化體系的原因以及重要性。

關鍵詞：規劃局；檔案管理；信息化；重要性

鐵嶺市地處遼寧省北部，松遼平原中段，是遼寧省14個省轄地級市之一，也是沈陽經濟區副中心城市。鐵嶺市南與沈陽、撫順毗鄰，北與吉林省四平相連，東與撫順市清原滿族自治縣、吉林省遼源市接壤，西與沈陽市法庫縣、康平縣及內蒙古自治區通遼市為鄰。所以說，鐵嶺市的規劃工作在遼寧甚至整個東北地區都具有一定的引領性作用。當然，這對于規劃局的檔案管理也提出了更高的要求，而規劃局所做出的規劃管理首先依靠的就是檔案庫中的信息，所以說，規劃局的檔案管理實現信息管理是極其重要的。

1 規劃局引入信息化檔案管理的必要性

1.檔案管理對規劃局的重要性

我們都知道，一個市級的規劃局往往管轄著整個市區的規劃責任和義務，因此，對于規劃局來說，對于各類事項，無論是日常管理需要還是匯報工作的進行，都需要一個完備的記錄，日積月累，大量的檔案便產生了。對于規劃局來說，對內部的檔案實現科學的管理是其工作順利開展、合法高效運行的必要前提。檔案信息是人們獲取信息最直接也是最為權威的途徑?，F階段，計算機科學技術發展突飛猛進，很多領域都引入了計算機技術，實現了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在這樣的社會背景下，檔案信息化管理的也就有了可討論性，我們都知道，傳統的檔案是采取紙質存放的方式進行儲存和管理的，這種方式記錄、儲存、查閱都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于規劃局的內部管理。

2.信息化時代的來臨及深入

近些年來，互聯網計算機的發展促使人們生活方式和生產方式都發生了巨大的變革，行業的各個領域也都開始引入信息化工作方式，可以說，信息化管理已經成為一種合理、高效的工作方式。在這樣的背景下，規劃局的檔案管理與信息化管理結合是大勢所趨，其一定要抓住這個機遇，實現自身管理的變革，其自身也有必要借助以互聯網為基礎的信息網絡來進行管理。

2.規劃局的信息復雜，系統也較為龐大

鐵嶺市地處遼寧中部城市群，是吉林、黑龍江兩省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，鐵嶺市還是中國的糧食主產區、優質農產品生產加工基地和新興的煤電能源之城。產業復雜，信息量多這是鐵嶺市規劃局面臨的非常實際的問題，其原先那種傳統的檔案管理方式已經無法滿足這種繁復的工作，而信息收集與管理、情況核實及抽取檢查、路線分析及路線設計，這幾個方面對于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復雜，但只要前期的準備工作到位，這對于規劃局的總體規劃及工作開展卻有著重要意義。

2 信息化檔案管理的優越之處

1.電子化運行，損耗空間及資源少。

21世紀人們的生活主旋律逐漸被電子信息化所占據，與傳統的管理方式相比，信息化有著超然的優越性、就拿傳統的檔案管理來說，紙質化的管理方式，信息依附于紙張，存放也有一定的期限，但是信息化管理卻可以把大量信息的進行存儲并實現電子化運行，這在無形中就減少了空間的損耗，節約了大量的存儲空間。其次，檔案管理實現信息化還規避了傳統方式對檔案的自然損耗，更加有利于信息的完整化儲存，更減少了對檔案定期修護與保養所帶來的資源消耗，為規劃局內部管理工作的順利進行提供了保障，也更有利于規劃局后續管理工作的開展。

2.信息檔案調取信息極其便利

作為一個城市的規劃者，規劃局經常需要為他人調取檔案信息，或者接收相應的匯報，而這些信息都可能在未來的某段時間內在檔案庫中進行信息的抽取以及調閱。傳統的檔案管理模式，信息檔案較多而且比較繁雜，先要在大量的檔案中找到自己需要的東西往往需要較長的時間，工作效率極其低下。而信息化檔案管理卻較好的解決了這個問題，工作人員只需要將信息錄入后在系統內進行自動查找篩選，很容易就能調閱資料，不僅便于規劃局工作的進行，也減少了檔案管理人員的負擔。

3.利于實現規劃局工作內容的系統分析與管理

規劃局不僅肩負著對整個地區總體情況的規劃與控制，也擔負著當地環境保護的責任，而環境保護方面設計到的指標又比較多，將各項指標和觀測結果進行整理和收集，工作量更為龐大。而現在，信息化數據能夠較為簡捷地實現這一過程，在檔案庫中利用計算機技術制作各種圖標、進行數據的計算，對各類形態的數據信息進行綜合處理，不僅工作效率能實現很大的提高，分析的結果也更具科學性，可以再最大程度上保護資源，為當地制定環境的發展策略提供數據支撐。

綜上所述，實現規劃局的檔案信息化管理不僅是必要的，而且也是緊迫的，其不僅能夠促進規劃局管理工作的進一步發展，更是我國發展信息化管理必須要邁出的重要一步。如果其沒有實現檔案的信息化管理，其必將出現與現實、與社會需求脫節，影響工作效率及效益。所以說，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會及領導層面的廣泛重視，為規劃局的管理工作打開一個新的局面。

參考文獻

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