關于事業單位人事檔案信息化管理的思考

張紅

摘 要：隨著市場經濟和科學技術的不斷發展，事業單位傳統的檔案管理工作已經越來越不能適應當前社會的發展。在事業單位的人才開發管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對人力資源起到優化的作用，而且能夠對單位的基礎管理起到促進作用。文章主要對事業單位人事檔案信息化管理進行了簡要分析，以供參考。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化

人事檔案是人才信息的記錄，包括了個人全部的履歷業績獎懲等信息，科學充分的利用人事檔案，為合理有效的開發使用人才提供了重要的依據，因此對于人事檔案的管理顯得尤為重要。為了有效促進人事檔案管理水平的提高，事業單位必須要轉變思路，將現代信息技術引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設，進而推動事業單位整體發展。

1 事業單位人事檔案信息化管理中的問題

1.1 管理模式滯后

就目前而言，事業單位正處于全面落實體制改革的過程中，管理觀念和管理手段得到了更新，相應的管理模式也出現了很大的變化。不過，由于體制改革還沒有徹底完成，事業單位現有的管理模式仍然存在著一定的滯后性，大量不確定因素的存在阻礙了人事管理制度的完善，現有的人事管理軟件也無法適應事業單位人事管理工作的實際需求。

1.2 軟硬件設施基礎不平衡

單位不同，對于人事檔案信息化的要求和建設進度也不同，因此不同單位的人事檔案信息化管理軟件開發程度存在巨大的差異。軟件開發各自為政，不能互通，因此規范化的、能夠通用的、管理軟件的開發較為落后，硬件上信息化所需要的設備，如計算機、網絡和掃描打印設備等，無論是從齊全程度還是先進程度上都有不小的欠缺。不少單位仍然是手動模式輔以計算機的管理模式，軟硬件基礎的不牢固嚴重限制了人事檔案管理的信息化建設。

1.3 缺乏統一性和規范性

管理工作的統一性和規范化是工作有序進行的前提條件，但在人事檔案管理信息化建設工作中缺乏必要的規范性和標準性，建立一定的標準作為參考，能夠保證人事檔案管理信息化建設的優質和高效。實際管理工作中，各單位運用各自的標準進行管理工作，嚴重影響數據共享。另外各單位內部管理系統使用權限上的不流暢，也是阻礙檔案數據共享的原因之一。

1.4 開發水平偏低

人事管理信息化開發水平偏低，是影響事業單位人事管理信息化建設的主要因素之一。對于事業單位而言，其人事管理工作相對繁瑣，想要將其完全融入到信息化管理平臺中，開發人員不僅需要掌握現代化信息技術，還必須具備從事人事管理工作的經驗，而事實上，絕大多數事業單位在人才儲備上并不能滿足上述要求，人才的欠缺影響了人事管理信息化開發水平的提高，也影響了信息化建設的成效。

1.5 管理人員信息化水平不高

從整體上來說，我國事業單位檔案管理信息化起步較晚，在部分事業單位中，很多的檔案管理者并沒有達到熟練運用信息化平臺的程度，其專業水平亟待提高。部分事業單位的檔案管理人員沒有相應的計算機操作能力，這就大大限制了我國事業單位檔案管理信息化建設的進一步深化。社會的發展已經對檔案管理工作提出了新的要求，對于管理人員的業務素質的要求也越來越高，保證檔案管理工作適應社會的發展需要。

2 事業單位人事檔案信息化管理措施

2.1 健全人事檔案管理機制

信息時代的事業單位人事檔案管理工作需要一套更加科學完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對原有紙質檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對檔案進行備份，防止由于介質損壞或計算機故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時要嚴格按照相關制度來進行，必須做好相關的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。

2.2 加快硬件建設

在信息化建設中，硬件設施是基礎也是前提，如果沒有完善的硬件設置作為支撐，事業單位人事管理的信息化建設也就無法順利實現。立足當前網絡時代的背景，事業單位人事管理平臺必須以網絡為依托，充分發揮信息管理的各種優勢。在實際操作中，硬件設施的建設需要關注兩個方面的問題，一是計算機系統的硬件建設，需要根據事業單位人事管理工作的具體需求，配備完善的硬件設施；二是網絡的硬件建設，包括了基于互聯網的硬件建設以及內部局域網建設。從互聯網角度分析，日趨激烈的市場競爭對于事業單位的人事管理工作提出了許多新的要求，通過相應的硬件建設，將自身的各種人事信息放入網絡環境中，可以打破傳統人事管理的封閉式格局，提升對于各類人才的吸引力，順應市場發展的客觀需求。從局域網角度分析，在事業單位中，人事管理涉及到了每一個員工的切身利益，通過局域網的構建和完善，可以對資源進行整合，實現人事管理中薪酬、績效、激勵、職稱等管理職能的高度共享，促進人事管理效率的提高。

2.3 完善軟件系統

當前市場上存在的大部分人事管理軟件系統都是針對企業而言，無法滿足事業單位人事管理工作的需求，在這種情況下，事業單位應該加大對于專用信息化軟件平臺的開發利用，滿足自身的各種需求。具體來講，一方面，應該對規范化的人事信息代碼進行推廣，引導不同的事業單位在人事管理領域相互合作，實現信息和資源的高度共享；另一方面，應該積極引進現代化信息技術，立足事業單位本身的人事管理特點，開發相應的信息平臺，以滿足人事管理的一些特殊要求。另外，需要構筑完善的安全防護系統，做好機密信息的保護。

2.4 完善信息管理安全機制

首先，要建立科學嚴格的檔案信息管理的規章制度，不斷完善檔案信息安全的保障系統。檔案信息要注意隨時備份保存，在管理系統內建立恢復機制，確立檔案信息的安全保存。其次，要健全數據的備份和恢復機制，規范檔案信息使用機制，確保檔案保存和使用的安全性。再次，管理人員要有足夠的職業道德，并且要充分樹立信息化管理的安全意識，并加強對安全技能的學習。在檔案信息化管理中，要認識到網絡的便利性和危險性，保證電腦本身和網絡使用的安全性，避免來自于他方的攻擊，使檔案信息能夠不被外部力量攻擊甚至篡改。管理人員也要注意對于工作電腦的安全使用，做到檔案保存電腦專用。最后，數字存儲與紙質存儲要分開，盡量使數字檔案保存和使用也能夠分開，保證檔案信息的完整性和安全性。

2.5 提高信息化工作人員的素質

檔案管理工作的水平如何，很大程度上取決于管理者和應用者的素質和能力。針對當前檔案管理人員能力不足、年齡結合較大等問題，必須要加強檔案管理人員的能力素質建設。要解決個別單位沒有專門檔案管理人員的問題，確保檔案管理有專人負責。通過定期開展培訓等方式，讓檔案管理人員真正意識到信息化建設的重要性，提高做好檔案管理信息化的主動性。要加強檔案管理人員應用信息化設施的能力和水平，提高自己對檔案信息化平臺的熟練掌握和應用能力，確保檔案管理信息化憑條能夠真正發揮作用。

3 結束語

綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源相關工作可以有序進行的重要基礎，所以加強企事業單位的人事檔案管理工作，切實發揮出人事檔案對日常工作的服務效能，有著重要的意義。信息化建設已經是機關事業單位人事檔案管理的必然趨勢，相關單位要在信息化建設創造條件加快進度，為人才管理和使用創造更便利的條件。

參考文獻

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