小學電子檔案數據長期保存安全保障方式之研究

摘 要：現代社會是一個快速發展的社會，信息化程度也在逐步提升，小學教學數據庫的存儲與備份均普遍采用電子建檔方式，電子檔案在某種程度上來講，早已超越了傳統的紙制檔案，它也成為信息保存不可或缺的方式，電子檔案的數據存儲優勢不容小覷。故小學電子檔案能否長期保存？其安全性又如何進行保障？針對此問題本文做以闡述，并尋求安全存儲的實用性及可靠性方案。

關鍵詞：小學電子檔案；安全存儲；方案研究

1 小學電子檔案長期存儲問題概述

電子檔案的長期存儲對于小學教學來講是一種延續和傳承方式，它將歷史文件資料及時代進步的文件依據留存下來，完整的呈現給后來人。我們將存儲過程視為一種戰略性、系統化方案，它是引領時代文明發展的一個階段。以往，我們常把電子檔案的長期存儲工作理解為以技術手段作為保障，認為其存儲問題就是文件轉換、移動、外界環境控制等有關技術性問題。隨著電子檔案存儲工作的深入性開展，人們的認知狀態逐漸改變，意識到這種長期存儲是一項從存儲目標到存儲方式再到支撐因素等多方面工作共同影響的，這種存儲形態的復雜性使得存儲工作的思考點應從宏觀角度入手，全面衡量、充分統籌、細則規劃，相關環節的設計應引起足夠重視。

2 小學電子檔案管理現狀

目前，小學電子檔案的管理存在諸多困難，比如：

（一）數據庫龐大。隨著信息時代的高速發展，海量數據也正逐步融入小學教學信息庫中，對于數據的管理顯然面臨無限增長可能，這種大規模遞增也正考驗著小學數據管理部門的承受能力，甚至不可否認的超出這一能力范圍。針對這種狀態，管理部門一定要細化數據形式，根據所包含的內容進行分類。

（二）電子文件的格式繁多。文件檔案的格式多樣，其查閱時所應配備的軟件也就各不相同，管理部門要在存檔文件時將相對應的軟件安裝程度予以保存，因為有時電腦重做系統后有些軟件因不常用而沒有及時安裝，導致需要查看有關文檔時軟件不匹配無法查看，也因有些軟件的安裝程序沒處下載，進而導致文件檔案查看時受阻，影響有關工作的順利開展。對于這一點，小學數據管理部門應引起足夠的重視，積極應對各種文件格式，充分解決此類問題。

（三）數據類型也極其復雜。小學數據不僅文檔格式繁多，其類型分布也十分多變，除了文本文件、圖形文件、音頻文件、視頻文件等類型，各類新媒體數據文件也日益增長，不斷更新升級，在順應時代發展的同時，給文件存儲工作也增加了不少難度。

（四）電子檔案的存儲技術更迭較快。小學信息化發展速度迅猛且不可抵擋，面對這種大環境中所存在的諸多不確定因素，我們要思考相對穩定的前瞻性技術手段，將其運用于文件處理環節。新型方法手段是否與舊文件兼容也必須全面考慮，我們存儲電子檔案是要求檔案具備絕對的可延續性，而強調兼容性也就是在保證這種可延續性能不受此類外界因素的影響，使電子檔案被所有人規范查閱變為可能?；诖耍W管理部門要加大力度研討有關辦法。

3 小學電子檔案長期存儲方案研討與分析

（一）存儲管理的支撐因素。

支撐因素是指對小學電子檔案長期存儲管理的目標設定、實施方式等的選擇起到直接影響的因素。明確支撐因素這一概念，可以幫助電子檔案管理部門更好的開展資源的選配、組織、融合等，從而為最終實現電子檔案的長期存儲打好基礎。支撐因素存在密切的關連性，同時又具有相對的制約性，只有充分提高認識，才能使其不斷協作，有效支持電子檔案的長期存儲工作。其中，主要支撐因素包括責任劃分、資源文件、環境依托、技術支撐、團隊協作及保障資金、風險估算等。責任因素是指承擔電子檔案長期存儲任務的相關主體；資源文件即電子文件，有關電子文件的相關問題也在解決行列；電子檔案還需存儲環境依托，保證存儲的可靠性；而技術支撐是最主要的支撐因素，它決定了電子檔案的存儲有效性；在電子檔案的存儲過程中，人力、物力的責任支撐，會使電子檔案的長期存儲可行性增強。

（二）小學數據電子檔案的存儲安全性分析。

1、數據存儲的安全性。小學數據電子檔案中的各種信息在長期存儲時要確保其安全性，這種安全性是指良好的保密性、可靠的真實性、結構的完整性以及絕對的有效性。在存儲電子文件時，各種文件信息要經過授權認證，不允許未授權人私自查閱與獲取相關信息，只允許被授權人合理訪問；被確認保存的電子檔案要具備可靠的真實性，不允許內容虛假，文件檔案也不允許惡意篡改；相關數據信息的來龍去脈，如時間、內容、相關背景資料等要完整無缺；被授權人要具備獲取相關資料的充分權力，不可以查閱等操作時因技術或管理等出現問題而導致不能及時訪問，影響查閱電子檔案的效率和速度，保證電子檔案的有效性存儲。

2、存儲電子檔案所使用的軟、硬件要安全及實用。獲取電子檔案的相關信息時要借助計算機軟、硬件的技術作為依托，因此要確保其技術設備的絕對安全。計算機系統是檔案生成、保存以及管理與傳輸的主要介質，其中不安全性因素包括：（1）局限網受U盤、移動硬盤等外界設備的影響被注入的病毒，它會導致數據被篡改、刪除或盜取等隱患；（2）計算機軟件及硬件系統不可遭到人為性損毀。我們要采取嚴謹的、科學的管理辦法以及技術手段進行維護管理。

3、各種網絡環境的運行安全要有保障。電子檔案管理的主要目的之一是便于小學工作人員查閱，通過網絡查閱則更為快速、便捷，于是，網絡環境的安全顯得尤為重要，局域網與互聯網應分開布設，電子檔案存儲于內部局域網關聯的計算機上，互聯網應做另外分支。這類操作需要在網絡維護上下功夫，網維人員要依據管理的規范性與嚴格性原則，將電子文件的網絡環境定期檢驗，定期排查，將網絡隱患有效的控制住，確保網絡暢通運轉，使其發揮應有功能。

（三）數據的備份與恢復。

小學教學數據的備份與恢復能力直接影響著數據的長期存儲能力。小學管理部門要有效避免數據的丟失給數據查閱及存儲工作帶來的制約性，主要方法是采用“專用服務器”備份，備份期限要有規律性，備份資料要完整無分割，完整的備份系統涵蓋了備份與自動備份、備份處理、災難恢復，所有數據無論在形成過程中還是成型后都能“不間斷備份”，即數據制作時采取30秒備份設定，突然斷電的USP設備跟蹤備份功能，以及“云備份”功能的開設等等，保證電子數據“永不丟失”的可能性。

（四）電子檔案室內存儲環境的嚴格控制。

電子檔案的存儲對室內環境也有要求，要做到設施性能良好、便于查閱，適于電子檔案的保存。此類環境要注意防潮、防水、防塵以及防火等關鍵細節，同時避免被強光照射，室溫也不能太高。電子檔案的存儲需依據相關載體，如電腦硬盤、刻錄光盤、U盤等，這些載體的共性是使用壽命有限，不能長期存儲，故要考慮將電子文件適時轉存。我們要定期檢查電子文件的可讀性，數據信息的完整性，載體打開與關閉的穩定性及可操作性，一旦發現問題載體，立即將數據進行轉存，轉存載體的選擇也要仔細排查，首先質量要過關。有時新載體也會遇到性能不佳狀態，需要將新載體試存，經過維護人員的科學驗證方可轉存。在對電子檔案進行移動盤符處理即移盤時，要將隱藏文件一并移動，切忌丟失文件，移盤時最好不要直接剪切，先采取復制方式，待成功移盤后，確保文件全盤移出時，再將重復文件刪除，但文件的備份工作要做在前頭，才可進行必要的刪除操作。移盤時也要保證沒有重復性文件（備份文件除外），不然移動過程中會因遇到重復性文件而停止移動，這時文件也并未完全移動成功，但非技術人員不一定懂，也可能會導致文件的丟失。

4 總結

信息時代對于小學信息數據的電子檔案保存方式也提出了更高要求，電子檔案正逐步并將全面代替紙質檔案。小學各項活動的原始數據記錄要依托電子文件做為載體，其功能性特點如存儲功能、憑證性質等在正發揮著積極作用。隨著信息化的全面改革，電子檔案規范化存儲渠道是使其得以長期保存的先決條件，由此，優質的環境、先進的存儲手段、分工細化的管理部門以及對風險問題的前期假定方案等，使小學電子檔案的長期保存成為可能。

參考文獻

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作者簡介

祁云（1985-）女，浙江省杭州市人，漢，館員，本科，杭州天地實驗小學。