如何將計算機技術運用于管理檔案中

楊婷婷

摘 要：隨著計算機技術和科學技術的飛速發展，人們步入了信息時代，在社會進步中必不可少的檔案也因此需要進行管理上的變革，傳統模式的檔案管理已經跟不上社會的進步，如何利用計算機技術實現檔案的有效管理是許多單位面臨的問題，大多數單位已經實現了計算機技術與檔案管理的結合，但是其中仍存在一些問題，找出這些問題并提出解決方案刻不容緩。

關鍵詞：計算機技術，檔案管理，數據庫，安全性

隨著科學技術和計算機技術的不斷進步，我們的社會已經成功的從工業化時代過渡到信息化時代，計算機技術不斷滲透到我們生活的方方面面。隨著社會的進步，人們的生活節奏也越來越緊湊，這種變換也開始越來越快，信息化也在人們的生活與工作中產生了巨大的作用，為了跟上時代與科技的進步，在信息化面前，社會各個階層與領域也正面對著不同的機會與壓力。由于計算機技術的成熟，使得電子檔案普遍應用，實現了無紙化辦公。同時在計算機技術的帶動下，檔案管理從思想、模式、解決問題的方法等各個層次都在順應計算機技術的發展趨勢。計算機技術的應用給檔案管理帶來了意想不到的好處，目前大部分檔案管理已經能利用計算機技術做到妥善管理資源，但是不可避免的仍然存在一些問題與偏差，因此企業或政府或個人在做到管理信息化、服務便捷化的同時，如何充分發揮計算機技術在檔案管理中的作用，找出計算機技術在檔案管理中普遍存在的問題，并且解決這些問題，提出合理的解決對策就變得尤為重要。我們應總結歷史數據，吸取過去的經驗教訓，把握動態趨勢，使得檔案管理在從傳統模式轉換成信息化的過程中找到正確的道路，順利過渡。

1 計算機技術應用在檔案管理的優勢

在檔案管理中應用計算機技術一是可以實現檔案信息數字化，進行自動存取，大大縮短傳遞周期，儲存時間也更長；二是智能地進行檔案信息資源的利用與擴展。計算機在很大程度上已經替換了傳統中的許多勞動力，甚至一些較為容易的的腦力勞動也被更換掉了，這樣使得檔案內部人員可以有更多的時間與費用放在檔案信息資源的利用與拓展上，使得檔案信息發揮出更充分的用處，滿足各個層次各個領域的需求；三是便捷的檔案服務模式，利用形成的健全的信息網絡平臺，計算機技術下的檔案管理從而實現檔案信息化，為最終消費者提供更加方便快捷的服務。

1.1 管理數字化

在傳統模式下，為了提高檔案的保密性，通常是將館藏檔案進行打印，不僅耗費人力物力財力而且占用大量資源，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，而在計算機技術日益成熟的現代，這則是很簡單的，并且真實性很高，保存時間也長，同時增加了檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，這不僅僅針對文字型的檔案，對于圖片、數字和聲音，只要連接計算機都可以直接在計算機中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的數字化可視化，同時避免了像、文、聲、圖在儲存時產生的載體分離現象，促進了檔案信息的集成化管理，從而實現了方便存儲的目標。

1.2 資源擴展智能化

往往檔案管理過程中需要不停地完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能意識明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現數字化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將計算機技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步開發。

1.3 便捷的服務模式

實現更好地開發利用檔案資源，對于滿足管理者和最終用戶的需求也有很大的作用，在改革開放的這些年中，面向對象的計算機理念已經完全融入到我們的工作中去，使得客戶滿意也是計算機發展的重要目標，在節省了大量的傳遞、調用、使用檔案數據的時間與財力的基礎上，更多功能的研發也讓最終用戶或者檔案管理者更加滿意，不斷地優化從而接近完美，也為檔案管理信息化提供了更好的物質基礎。因此檔案管理必須加快模式的替變，才能更好地為社會提供更優質的服務。

2 計算機技術在檔案管理中的使用

2.1 建立檔案信息資源數據庫

首先要把檔案信息化，就要做到建立檔案信息數據庫，因為信息數據庫的建設是計算機技術在檔案管理中最普遍的選擇，將檔案信息數據梳理分納妥當后錄入到計算機的存儲系統中，便實現了檔案管理的信息化，同時用戶和檔案管理者可以利用各種媒體對數據庫中的信息進行查找、調用、刪除等等，大大提高了檔案的管理效率。

2.2 完善數據庫功能

一般的信息數據庫可以實現檔案信息的快速存儲、讀取與收集，并且有利于數據的共享、傳遞與安全性，現有的計算機技術已經能夠實現數據庫的基本功能，但是用戶的要求是多變的，需求也在隨著時代的變化而變化，對數據庫的功能要求也越來越多，比如提高檔案資源的利用率，提高資源的讀取速度，減少資源的浪費，更加注重數據資源的分類與整理等等，這些都要求數據庫的功能不斷完善，同時也要求更多的數據庫開發人員提高專業素質，不斷的補充完善數據庫功能，建立特色的、專業的、系統的信息數據庫。

2.3 提高檔案管理者的專業素質

實現檔案管理信息化的最佳途徑，要在檔案管理過程中全面有效推行計算機技術，培訓高專業素質的管理人員相當重要。檔案管理員不僅要具備相關專業知識，還應熟悉所需要的功能要求，了解檔案管理、計算機技術等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數據處理能力以及較好的溝通交流能力。同時相關部門可以通過后續教育。相關部門也應幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施，提高檔案管理水平和服務水平力，充分計算機技術的作用，提高員工的整體專業素質、道德水平。

3 計算機技術在檔案管理的應用過程中存在的誤區和解決方法

計算機技術的使用實現了檔案的共享，但很多系統都忽略了資源的安全性與保密性，因特網的黑客攻擊使得檔案管理面臨著嚴重的威脅，因此建立一套完善的安全協議預防黑客攻擊和非法訪問至關重要，同時通過運用相關的法律法規保證檔案的安全也是非常有用的方法。

目前計算機技術應用下的檔案管理，更重視數據庫自身，可以實現運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數紙質檔案的保存地方幾乎沒有什么技術手段，一眼望去還是隨意放置人工存拿，沒有采用任何計算機技術，這也表現出檔案管理的現實性，只考慮表面的效果，卻沒有重視根源，同時也可以看出計算機技術覆蓋不全面，隨意擺放置導致的錯誤仍然是計算機技術沒有解決的。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案的查找與使用，降低差錯率。

參考文獻

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