電子文件歸檔管理的思考

摘 要：信息化技術的飛快發展，為電子文件歸檔提供了更多的便利。隨著電子文件數量的增多，在文件歸檔中也存在著各種各樣的問題。本文主要針對電子文件在歸檔工作中存在的問題，提出了切實可行的解決方案。

關鍵詞：電子文件；歸檔；管理

隨著無紙化辦公理念的推廣，電子文件的數量越來越多。但是電子文件的增多同樣也為文件歸檔工作帶了許多難題，因為文件保管方式的問題，會帶來安全隱患。如何科學合理的管理不同的電子文件，為日后的工作提供更多的便利，成為許多單位關注的問題。

1 電子文件的概述

（一）電子文件的表現形式

隨著計算機技術的迅猛發展，電子文件的表現方式也多種多樣。不同的單位部門根據業務需求的不同，所采用的電子文件方式也有差異，大體可以分為以下幾種：（1）word文檔。該種電子文件是最常見的文檔保存方式，主要用于記錄單位的公文、年終總結等；（2）電子表格。通過對各種數據的匯總整理，較為清晰地反映出數據的變化情況，適用于數據信息較多的部門；（3）建模文檔。該種文檔具有較強的專業性，主要是總結某個課題研究的成果揮著規律，在科研院所比較常見；（4）照片。通過現場拍攝等方式記錄各種活動，比如警察的調查取證。

（二）電子文件歸檔的標準

電子文件歸檔根據分類依據的不同，標準也有不同，主要從時限、部門以及文件形式三個方面劃分。

根據檔案完成的時間差別，可以將時限標準分為以下幾類：（1）年度標準。只要是本年度內形成的文件，都應當歸檔；（2）依據完工時間劃分。無論該檔案經過多長時間完工，只要完工都需要統一歸檔；（3）根據工作規劃來劃分。在規劃期限內所形成的文件，都應當歸檔。

根據不同的工作部門性質不同，歸檔的標準也會有所差異，主要分為以下幾種：（1）執行部門標準，即工作、記錄以及歸檔都交由同一部門完成，通常適用于保密性質較強的部門；（2）主管部門標準，即誰主管，誰保存；（3）專門部門保存標準，這種保存方式更為專業。

按照文件標準分類，即無論該種檔案屬于哪個部門，也無論檔案的內容如何，都統一根據文件形式來進行歸檔，這也是很多單位經常使用的歸檔方法。

2 目前電子文件歸檔中的不足

（一）重復存檔

每個單位文件歸檔的標準不同，歸檔的方式也會有所差異。比如在單位依據年度標準的方式進行歸檔時，會出現一些部門為了自己管理的方便，或者應對上級部門的隨時檢查，也將檔案依據部門歸檔的標準保存管理，這樣就會出現重復歸檔的情況，這會給日后的文檔檢索帶來很多不必要的麻煩。有時因為歸檔的方式、細節上有所差異，也會導致檔案管理的混亂。

（二）檢索目錄不統一

很多單位因為部門之間檔案保存的標準不一致，會導致電子文件的形式不統一，也沒有形成統一的信息搜索平臺。這樣就導致在檔案檢索時，工作人員無法通過檢索目錄來快速尋找需要的檔案，嚴重浪費了時間。

（三）人員流動頻繁

電子文件的原始編寫者對文件內容很熟悉，也方便日后的查詢工作。但是在目前的工作中，受到各方面因素的影響，單位內部人事流動比較頻繁，很多新上任的員工因為對工作環境還不熟悉、工作方式上存在的些許差異，加上單位內部缺乏統一的檔案管理標準，導致檔案管理活動出現了混亂，檔案的利用率不高。

（四）存在安全隱患

相比于傳統的紙質檔案，電子檔案輕便、占用空間小，因此被很多單位采納。但是任何事物都有兩面性，電子檔案在為日常辦公提供便利的同時，也存在著許多的安全隱患。電子檔案的保管、儲存、傳輸都需要通過互聯網，在這個過程中檔案的信息很可能被泄露，或者被人惡意修改。同時電子檔案興起時間比較短，很多人沒有認識到這種檔案管理的便利，對該種檔案管理方式不太了解。因此在很多單位內部經常會看到整整齊齊擺放的紙質檔案，但是計算機設備卻擺放的比較隨意，因為很多人覺得電子檔案保存在電腦中，看不見也摸不著，因此也不容易泄密。最后很多單位將電子檔案保存在電腦硬盤當中，但是一旦電腦系統崩潰，則導致文件的丟失。為了有效地解決這個問題，很多單位選擇將文檔保存在U盤中，但是U盤又比較容易丟失或損壞，同樣不利于檔案的保存管理。由此可見，我國目前電子文件的歸檔管理存在許多的安全隱患，這也是制約這項技術推廣的一大障礙。

3 電子文件歸檔方式的創新

（一）根據部門歸檔

單位之所以要開展電子文件的歸檔管理工作，是為了更好地為各個部門的工作提供服務，因此筆者認為在眾多的歸檔管理標準中，部門管理標準是比較合適的劃分，即將檔案交由專門的檔案管理部門，或者執行部門來管理，因為這些部門才是檔案真正的制作和使用人員。這樣一來檔案的制作、歸檔管理以及利用都交由同一個部門行使，省去很多不必要的環節，提高了工作的效率，同時也避免了文件在傳輸過程中的丟失。其次由執行部門來負責管理，可以讓他們在工作的開始就規劃全局，電子檔案的內容也更加貼合實際，并且及時發現工作當中的不足，及時地糾正工作的方向愛，避免造成不必要的資源浪費。將電子文件的歸檔工作交由專門的部門管理，不僅可以更完善地保存資料，還可以用專業的眼光發現動態工作中存在的不足，以及總結工作規律。

（二）實現部門間資源共享

分析目前我國電子文件歸檔當中存在的種種問題，最大的原因在于部門之間沒有協調互助。每個部門信息比較獨立，沒有實現信息的共享。很多部門因為缺乏及時有效的信息，導致在工作中始終處于被動的狀態。為了有效解決這個問題，有必要搭建單位內部的信息交流平臺，實現文件資源在單位內部的共享。將文件資源傳輸到信息共享平臺中，各部門可以根據各自的需要隨時隨地上網下載資料，加強了不同部門之間的溝通。搭建信息共享平臺也就意味著檔案服務是24小時永不停歇的，只要通過合法賬戶登錄上去，就可以快速搜索到自己需要的文件資料，節約單位的資源。

（三）確保管理的安全性

電子文件安全性問題可以從以下幾個方面解決：首先要密碼的設置，比如設置不同人員的查詢權限、系統應用的人群范圍、系統密碼等，通過第一道關卡來保障文件資料的安全性；其次完善單位內部的制度規范，確保文檔信息的規范性。最后加強監督管理。在檔案管理過程中，加強對人員的監管，避免無權限的人員操作檔案系統。在出現人員變動的時候，及時做好工作的交接，避免電子文件的丟失。在檔案管理方面做好備份工作，既需要在電腦上做好記錄，同時在多個U盤上做好備份。

4 結束語

信息化技術的發展，為文書檔案的保存管理提供了技術支撐，但同時也帶來了很多問題。不管是文件的創立，還是檔案的管理，已經不滿足于事后的記錄，而開始關注于文件創作的全過程，及時總結當下的工作情況，并且預測未來的發展。電子文件歸檔工作的變化，也為檔案工作者提出了新要求。他們只有提高專業技能，同時還要掌握邊緣學科的內容，才可以為電子文件的歸檔提供更好的服務。

參考文獻

[1].段榮婷.國際電子文件歸檔最新標準及其對我國的啟示[J].情報學報，2009，（6）.

[2].楊艷，鄧飛其.試論電子文件歸檔管理系統的總體建設[J].蘭臺世界，2008，（8）

作者簡介

劉春曉（1984-），女，即墨，青島市市北區特色街管理委員會辦公室。