影響檔案電子文件憑證價(jià)值的相關(guān)因素

李?lèi)?ài)靜

與傳統(tǒng)檔案比較，影響電子文件憑證價(jià)值的因素比較復(fù)雜，既包括法制環(huán)境、社會(huì)慣例、認(rèn)知水平等外部因素，也包括管理體制和模式、真實(shí)性保障機(jī)制等內(nèi)部因素。

1 影響電子文件憑證價(jià)值的因素

1、監(jiān)管機(jī)制的變化。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，歸檔、移交（進(jìn)館）是檔案監(jiān)管的兩個(gè)重要環(huán)節(jié)。歸檔后意味著文件已辦理完畢并不再允許更改，意味著文件的管理權(quán)屬和保存地點(diǎn)發(fā)生變化，由生成部門(mén)向檔案管理機(jī)構(gòu)（部門(mén)）移交，形成單位內(nèi)部（兩個(gè)部門(mén)之間）的監(jiān)督制約機(jī)制，并按照一套沿用已久的可靠管理模式進(jìn)行移交、整理、保管，其處置、利用將受到相關(guān)檔案法律法規(guī)的約束和監(jiān)管。移交（進(jìn)館）意味著可信第三方的參與和接管，形成更有效的監(jiān)管、制約機(jī)制。正因?yàn)橛袣w檔、移交這些環(huán)節(jié)，使傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性得以有效保障（盡管也可能存在因移交期限過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致檔案被篡改、替換等風(fēng)險(xiǎn)）。而電子文件對(duì)生成環(huán)境具有很大依賴性，文件內(nèi)容和相關(guān)元數(shù)據(jù)很難按照傳統(tǒng)做法，從原有軟硬件平臺(tái)中加以剝離，歸檔、移交難度較大；一些動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)行性的業(yè)務(wù)電子文件，則無(wú)法歸檔。這些問(wèn)題導(dǎo)致電子文件長(zhǎng)期滯留于現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，缺乏部門(mén)之間、單位之間有效的監(jiān)督、制約機(jī)制，加之電子文件的職能管理部門(mén)不夠明晰，其真實(shí)性、可靠性得不到有效保障。

2、“原件”的界定和維護(hù)問(wèn)題。“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。……