影響檔案電子文件憑證價值的相關(guān)因素

李愛靜

與傳統(tǒng)檔案比較，影響電子文件憑證價值的因素比較復(fù)雜，既包括法制環(huán)境、社會慣例、認(rèn)知水平等外部因素，也包括管理體制和模式、真實性保障機(jī)制等內(nèi)部因素。

1 影響電子文件憑證價值的因素

1、監(jiān)管機(jī)制的變化。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，歸檔、移交（進(jìn)館）是檔案監(jiān)管的兩個重要環(huán)節(jié)。歸檔后意味著文件已辦理完畢并不再允許更改，意味著文件的管理權(quán)屬和保存地點(diǎn)發(fā)生變化，由生成部門向檔案管理機(jī)構(gòu)（部門）移交，形成單位內(nèi)部（兩個部門之間）的監(jiān)督制約機(jī)制，并按照一套沿用已久的可靠管理模式進(jìn)行移交、整理、保管，其處置、利用將受到相關(guān)檔案法律法規(guī)的約束和監(jiān)管。移交（進(jìn)館）意味著可信第三方的參與和接管，形成更有效的監(jiān)管、制約機(jī)制。正因為有歸檔、移交這些環(huán)節(jié)，使傳統(tǒng)檔案的真實性、完整性、可靠性得以有效保障（盡管也可能存在因移交期限過長而導(dǎo)致檔案被篡改、替換等風(fēng)險）。而電子文件對生成環(huán)境具有很大依賴性，文件內(nèi)容和相關(guān)元數(shù)據(jù)很難按照傳統(tǒng)做法，從原有軟硬件平臺中加以剝離，歸檔、移交難度較大；一些動態(tài)性、現(xiàn)行性的業(yè)務(wù)電子文件，則無法歸檔。這些問題導(dǎo)致電子文件長期滯留于現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，缺乏部門之間、單位之間有效的監(jiān)督、制約機(jī)制，加之電子文件的職能管理部門不夠明晰，其真實性、可靠性得不到有效保障。

2、“原件”的界定和維護(hù)問題。“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。對于傳統(tǒng)檔案來說，檔案載體與信息內(nèi)容密不可分，檔案載體的原始性（即“原件”）可確保固著于其上的信息內(nèi)容的真實可靠性。而對于電子文件，其內(nèi)容與載體的關(guān)系并不緊密，最后留存的電子文件往往已經(jīng)過多次載體遷移；具有非直讀性，其二進(jìn)制編碼內(nèi)容只有經(jīng)過處理并顯示到屏幕或打印輸出后，才能為大家所識讀，而這顯然已不是傳統(tǒng)意義上的“原件”。

針對電子文件的這些特點(diǎn)，我國的《電子簽名法》和《電子文件管理暫行辦法》參照《電子商務(wù)示范法》等國際通行做法，從功能等同的角度，對電子文件的“原件”形式作了重新界定。如《電子簽名法》規(guī)定：“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（1）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；（2）能夠可靠地保證自最終形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。但是，在數(shù)據(jù)電文上增加背書以及數(shù)據(jù)交換、儲存和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響數(shù)據(jù)電文的完整性”；《電子文件管理暫行辦法》中也有類似規(guī)定。

盡管以上規(guī)定對電子文件的原始性要求作了重新界定，但在實際工作中要保障電子文件的“原件”形式比較困難。一是很難保障電子文件的長期可讀。電子文件的可讀性受生成環(huán)境、軟硬件平臺、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲格式、加密方式等多方面影響，經(jīng)常發(fā)生因技術(shù)更新、載體損壞等情況而導(dǎo)致電子文件在較短時期內(nèi)就不可讀。二是對電子文件的全程監(jiān)管非常困難。從現(xiàn)狀看，電子文件生成后需要在形成單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中長期留存，在缺少第三方監(jiān)管的情況下，很難確保電子文件的完整、可靠和長久安全，也很難在事后有效證明電子文件內(nèi)容和來源的可靠性。

3、真實性保障的難題。這里的真實性指電子文件的“法律真實”，即通過可靠的管理方法，強(qiáng)化電子文件的證據(jù)效力，使法律真實更加靠近客觀事實，從而增強(qiáng)法官對電子文件證據(jù)的內(nèi)心確信。電子文件的真實性保障機(jī)制是一項比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括完整性保障和可靠性保障。

2 強(qiáng)化電子文件憑證價值的對策

要強(qiáng)化電子文件的憑證價值，應(yīng)按照現(xiàn)有電子文件證據(jù)效力的法律規(guī)定，從法制建設(shè)、行政監(jiān)管、技術(shù)保障等方面著手，建立一套電子文件特性相適應(yīng)的、行之有效的真實性監(jiān)管和保障機(jī)制。具體包括以下幾個方面：

（一）把握電子文件證據(jù)效力保障的基本要求。

在建立和完善電子文件的證據(jù)效力保障機(jī)制時，應(yīng)根據(jù)電子文件的特性，重點(diǎn)突出好以下幾個方面：

1、要突出電子文件證據(jù)的原件形式要求。要充分借鑒和吸收傳統(tǒng)檔案管理好的經(jīng)驗，借助一定的管理和技術(shù)手段，確保電子文件自最終形成時起的完整可靠性和長期可用性，滿足法律規(guī)定的原件形式要求。一是要加強(qiáng)前端控制。在電子文件形成后，就及時通過歸檔、備份等管理措施，數(shù)字水印、電子印章等技術(shù)手段，以及第三方參與認(rèn)證的保障機(jī)制，確保電子文件的完整可靠性。二是要保障電子文件的長期有效性。加強(qiáng)對電子文件生成、還原環(huán)境的變更登記，盡量采用標(biāo)準(zhǔn)或通用的存儲技術(shù)，降低電子文件對軟硬件的依賴性，確保電子文件可隨時調(diào)查取用。三是要加強(qiáng)對電子文件保管、遷移和轉(zhuǎn)換等過程的登記監(jiān)管，確保電子文件的形式變化被控制在允許范圍內(nèi)，并且備案可查。

2、要確保電子文件證據(jù)的可靠性要求。電子文件的可靠性與形成環(huán)境密切相關(guān)，涉及“人、機(jī)”等主體，具體包括內(nèi)容的可靠性、來源的可靠性、制度和手段的可靠性等多個方面。一是要健全電子文件管理體制，注重全程監(jiān)管，確保電子文件數(shù)據(jù)采集來源的合法性和可靠性。二是加強(qiáng)對制度本身和相關(guān)技術(shù)手段的可靠性認(rèn)證，注重程序的規(guī)范性和合法性，優(yōu)先采用成熟可靠的技術(shù)。三是要完善第三方認(rèn)證、閉環(huán)系統(tǒng)等可靠性保障機(jī)制，通過電子簽名、數(shù)字摘要、冗余存儲（備份）、日志等技術(shù)措施，確保電子文件內(nèi)容的可靠性。

3、要強(qiáng)化電子文件的完整性要求。加強(qiáng)對電子文件內(nèi)容和形式的完整性審查，注重積累背景信息、操作日志等相關(guān)元數(shù)據(jù)，確保電子文件能滿足法定的證據(jù)形式要求。

（二）建立電子文件證據(jù)效力保障的有效機(jī)制。

要強(qiáng)化電子文件的憑證價值，必須建立健全與之相配套的真實性保障和認(rèn)證機(jī)制。可參考以下一些現(xiàn)有模式：

1、第三方證書認(rèn)證機(jī)制。這種方式是指由可信第三方充當(dāng)證書簽發(fā)機(jī)關(guān)（CA），通過制定政策和具體步驟來驗證、識別用戶身份，實現(xiàn)用戶身份和用戶證書的捆綁，并對用戶證書簽發(fā)的內(nèi)容提供真實性、可靠性認(rèn)證機(jī)制。這種方式的最大優(yōu)勢是：相關(guān)技術(shù)比較成熟；已取得相關(guān)法律授權(quán)；具有應(yīng)用無關(guān)性，可適用于任何使用電子數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)活動，認(rèn)證時無需了解具體業(yè)務(wù)過程。缺點(diǎn)是：屬于事后驗證機(jī)制，無法保障簽名前數(shù)據(jù)的可靠性、完整性、可用性；證書發(fā)行和使用不夠普及，法律適用范圍有限制，應(yīng)用范圍受限。

2、行政監(jiān)管和認(rèn)證機(jī)制。這種方式主要由電子文件行政主管部門（或其授權(quán)的部門）通過登記等行政監(jiān)管方式，借助一定的技術(shù)手段（如電子簽名、數(shù)字摘要、數(shù)據(jù)備份），對各單位形成的電子文件提供真實性、可靠性保障和認(rèn)證服務(wù)。優(yōu)點(diǎn)：注重前端監(jiān)管和行政介入，更具有權(quán)威性；注重數(shù)據(jù)的長期可用性，有利于延長認(rèn)證期限；有利于整合原有職能和發(fā)揮整體優(yōu)勢，適用范圍更廣。缺點(diǎn)：與現(xiàn)行業(yè)務(wù)密切相關(guān)，實施難度較大；還處于完善階段，需要加強(qiáng)法制等保障。

3、基于傳統(tǒng)檔案的認(rèn)證機(jī)制。也稱雙軌制模式，是指由形成單位（或在查證者的參與下）將已辦理完畢的電子文件輸出轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)、縮微等相對可靠的傳統(tǒng)載體形式，并依托傳統(tǒng)載體形式的法定證據(jù)效力提供相關(guān)憑證服務(wù)。這種模式在房產(chǎn)、土地管理、醫(yī)療病歷等領(lǐng)域大量應(yīng)用，其優(yōu)點(diǎn)是：實施相對簡單；具有法定效力。缺點(diǎn)是：并非所有電子文件（如動態(tài)數(shù)據(jù)、電子郵件）都能有效遷移，應(yīng)用范圍受限；實施成本高。