淺談如何做好新時期的企業檔案工作

迪力奴爾?阿克

摘 要：隨著改革開放的進一步深入、國家經濟建設的快速發展，以及我國和諧社會建設的深入開展，企業檔案工作也開始進入了一個新的發展時期，新的發展時期對企業檔案工作也提出了新的更高的要求。如何突出企業檔案工作的主題、有效途徑、開發利用、創新檔案工作機制，拓寬檔案工作服務領域，是擺在企業檔案部門面前亟待解決的重要課題。

關鍵詞：企業檔案；存在問題；管理模式

筆者認為，做好新時期企業檔案工作應從以下幾個方面著手：

1 企業檔案工作要實現“兩個轉變”

1.1 要轉變思想觀念

傳統的檔案管理大都是重管理輕利用。企業檔案工作者必須樹立服務意識，將檔案室所保管的檔案的作用通過多種方式充分發揮出來，才能體現檔案工作的價值。那么如何對檔案進行有效地利用呢？這就提出了檔案工作的思想觀念轉變問題。傳統意義上的檔案保管更多的是信賴于紙質原始檔案的保管與利用，而這種利用方式不可避免地將加速檔案原件的損毀。因此，采用先進的信息化手段，對原始紙質檔案進行數字化處理，并逐步將提供檔案原件進行利用轉變為提供檔案數據信息，將會大大延長檔案原件的保存時間，提高檔案的利用效率。檔案利用工作做好了，能夠提高檔案工作的地位，企業領導和各部門工作人員從檔案利用中得到好處，才能使利用檔案的人感覺到檔案工作的重要性，從而愿意將手中的檔案資料移交給檔案室，愿意給檔案工作投入資金，為檔案工作創造好的條件，檔案工作的地位相應得到提高。

1.2 要轉變服務方式

目前企業檔案工作主要是接收來自各部門的相關業務檔案資料，并將檔案資料進行分類、整理和歸檔、保存。但是，隨著信息化手段在檔案管理工作中的應用，檔案工作者可以借助檔案管理軟件系統對檔案信息進行更廣泛的收集和整理，豐富檔案信息資源。同時借助專業的檔案管理系統開展企業對檔案的需求調查工作，通過系統中的調查問卷對檔案的需求進行摸底，然后根據需求情況通過檔案編研、舉辦展覽等形式主動為企業提供檔案信息服務，及時為企業改革發展提供檔案信息服務。

2 企業檔案工作要注重“兩個創新”

2.1 要注重工作思路的創新

檔案工作者往往由于工作方式單一和缺少學習新知識，創新意識和創新欲望不強。日常檔案工作滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用多少卷次、人次。而對企業發展真真需要的檔案信息以及檔案工作如何適應企業發展等知之甚少。要改變這種狀況，首先要加強新知識、新技能的學習，進行工作思路的創新。比如，當前許多部門都利用計算機進行檔案管理，但大多僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索，而在檔案管理方面的應用很少，其實，有許多工作可以利用現代化技術來提高檔案工作效率。如采用條形碼來標識檔號，既安全可靠、方便快捷、又可大大提高借閱、歸還檔案的速度。還有就是工程檔案的管理，可借助計算機系統對工程檔案的收集環節進行自動化管理。可以設定相關的工程檔案種類和文件格式，如果工程建設部門傳遞過來的文件種類和文件格式有錯誤，系統就可以自動進行錯誤提示，并且把文件回退到工程建設部門，重新進行文件整理和提交。

2.2 要注意管理模式的創新

傳統的檔案管理模式和工作方法對檔案工作曾起到了積極的作用，但隨著社會發展也有一些傳統做法已不能適應需要，必須進行改革創新。比如，現在的工程檔案和會計檔案的存檔工作，因為其涉及的部門多而且數量大，如果還是才用以前的管理模式，檔案管理部門收集整理和利用工作效率則跟不上工作的需求。因此，在采用傳統的手工管理模式的同時引入專業的檔案管理系統來進行單位的業務檔案的收集整理與利用，則顯的尤為重要。

3 加強檔案信息資源開發利用

3.1 以利用促開發

促進可公開檔案信息的廣泛利用和深度開發，圍繞企業需求所關注的重大專題，加大對檔案信息內容的研究和開發力度，把檔案信息內容轉變為檔案信息知識。要鼓勵廣大職工進行增值開發利用，不斷為企業提供優質的檔案信息產品，創造社會效益和經濟效益。開展和完善檔案信息資源開發利用成果評獎活動，逐步建立檔案信息資源開發利用工作的長效發展機制。

3.2 進一步建立和完善檔案信息資源

開發利用管理制度和服務機制，積極探索檔案信息在規定范圍內合理使用的方式方法，以各處、所、行政職能為依據，以應用需求為導向，建立檔案信息交換共享機制，做好企業檔案信息的開發利用工作。

3.3 加強文件資料利用中心的建設

認真做好文件、資料的收集、整理、保管工作，把文件、資料中心利用工作做細、做深、做實，切實把企業建設成為信息利用的場所，充分發揮橋梁和窗口的作用。

4 加強新時期企業檔案工作的有效途徑

4.1 要提高企業全員檔案意識

當前影響檔案信息資源開發的一個重要因素就是企業內部檔案意識普遍不強，許多人以為檔案室僅僅就是為了保管檔案，檔案工作者平時的工作就是看管檔案柜，檔案是保密的等，對檔案室的認識存在著一定的偏見和誤解。面對這種情況，應通過各種方式，如舉辦檔案陳列展覽，利用橫幅、報告、網絡等各種方式來宣傳檔案工作，讓職工了解檔案工作，認識到檔案也是一種信息資源，從而激發潛在的檔案需求，進一步促進檔案信息資源的開發利用。

4.2 要拓寬檔案利用服務方式

檔案室在利用檔案方面，除了做好日常的查檔接待之外，還要根據實際需要積極拓寬檔案信息資源的傳遞途徑，可以做一些專題性的匯編，編研是一種很重要的服務品種，現在編研是很多檔案室的弱項，檔案部門可以編一些如全宗介紹、大事記、機構沿革、組織機構沿革、室藏介紹、領導變遷、榮譽成果、獲獎工程、資質證書、優秀人物、專題介紹、各類文件匯編、勘測設計技術回顧與展望等。檔案部門可以把這些編研材料主動送到有關部門，供其參考。同時要積極向利用者了解有關情況，有針對性地介紹室藏檔案內容和利用工作的注意事項，介紹檔案檢索工作的使用方法，提高利用者自主地利用檔案信息資源的能力。

4.3 要完善檔案信息化和檢索體系

檔案信息化是企業提升檔案管理水平的重點和難點，要從加強基礎設施入手，分期投入，分步實施。一是在編制全宗目錄、總目錄、分類目錄的基礎上，逐步完成案卷級、文件級目錄和計算機錄入；二是與專業處、所合作，對單位科技檔案重要現行文件進行（光盤刻錄）全文掃描，為數字化檔案室建設打好基礎。檔案檢索工具和檢索體系是否完備，是檔案部門是否能夠迅速及時提供檔案信息的前提條件。同時，檔案檢索工作也是檔案部門廣泛、充分的揭示檔案信息內容、迅速準確地向利用者提供檔案信息的必備工具。

4.4 要注重檔案利用效果措施和收集

建立檔案資料利用效果登記表，借閱檔案資料的人員附給該表一份，填寫利用效果反饋意見，要逐步形成制度，多年以來，服務效果是檢驗檔案工作質量的一個很重要的標準。檔案部門可以通過開展利用效果調查，調查利用者利用檔案產生了那些經濟效益和社會效益，不斷調整和改善檔案管理和開發利用工作，提高工作的質量。對檔案信息開發利用進行評估，將檔案利用效果進行匯編，廣泛宣傳、提高社會檔案意識。

總之，企業檔案部門要轉變檔案工作觀念，創新檔案工作機制，改變檔案工作方式，拓寬檔案工作領域，扎實做好檔案信息化的建設，完善檔案管理工作組織體系、制度體系、技術體系，加強檔案庫房設施配置，只有這樣，才能為企業可持續發展做出較大的貢獻。