企業檔案編研的做法和體會

陳洪芳

摘 要：檔案既是歷史文化資源，又是重要的信息資源。檔案編研工作作為檔案信息資源開發利用的一種重要形式，是檔案工作的重要內容，體現了出檔案的管理水平。

關鍵詞：檔案編研

檔案是人類歷史活動的重要記錄，是人類文化的珍貴載體，檔案編研工作是檔案部門應社會的需求，將檔案信息資源最大化地發掘出來，以起到擴大社會化大生產的目的，是利用檔案服務于社會需求的重要環節。較利用原始檔案而言，檔案編研工作是較高形式和較高效能的提高利用的手段，也是檔案部門開發檔案信息資源的有效途徑。面臨新形勢、新體制，檔案部門必須與時俱進，積極探索新路子、新方法，為領導決策、企業發展提供多層次全方位的檔案編研信息，使檔案利用得到充分釋放和展現。

1 企業檔案編研的概念

以滿足企業日常運轉，業務管理、生產經營、技術開發等各項工作和活動利用檔案需要為目的，以庫藏檔案為基礎，以匯編檔案文件匯集和編寫檔案參考資料為成果形式的一項專門工作。

2 檔案編研的意義

1.編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統、廣泛地向企業提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務于企業，有助于推動和促進企業的發展。

2.編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。在開展利用服務時，把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。

3.開展檔案編研工作，可以擴大檔案的影響力。通過編研工作，提供編研成果，使廣大利用者看到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，能起到很好的宣傳作用。

3 檔案編研的作用

1.檔案編研為管理者和專業人士提供信息。檔案部門主要通過對各類檔案進行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統性資料提供給各級領導、業務部門調閱使用。利用這些編研成果，調閱使用人員可少花時間、少費精力，獲得自己所需要的全面完整和準確可靠的資料。檔案部門通過編研工作，改變過去那種“看門守攤”和“你來我借”的被動服務方式，積極主動地為企業提供準確可靠的信息。

2.檔案編研可以有效開發和利用檔案資源。傳統的提供利用方式是利用者登門查閱的方式，這種查閱方式，利用者雖然可以看到檔案文獻的原件，但由于受地點、時間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱不便，所以往往不能及時地利用，而且會使利用者飽受往返奔波之苦。檔案文獻編研工作則可以克服這種弊端，較好地適應利用者的要求。

3.檔案編研為領導提供決策信息。檔案部門不能停留在“收收發發”、“借借還還”這種服務方式上，要改變人們把檔案部門工作看作是資料庫和圖紙庫的模糊認識。檔案部門不能滿足于編輯匯編、寫寫簡介這種低層次的利用工作，而要充分利用檔案信息資源，進行綜合分析，撰寫調研報告，提出改善管理的具體措施，發掘檔案資源的最佳信息，拿出高層次的有份量的編研成果，為領導決策和提高工作查考發揮參謀助手作用，為企業發展作出積極的貢獻。

4.檔案編研是科研開發的基礎。科研開發需要大量的資料，隨著社會的前進，檔案資料的數量越來越多，利用起來確有“望洋興嘆”之感。如果把這些檔案資料按一定專題整理編研，就會大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

5.檔案編研促進企業檔案管理水平的提高。企業檔案管理的各項業務工作，如收集整理、立卷歸檔、編制檢索工具、安全保管等都是檔案管理的基礎工作，也是搞好檔案編研工作的前提和基礎。同時，在編研過程中，可以采取“內部發掘與社會調查相結合”的方法，根據專題的需要走訪一些了解情況和保存有歷史資料的老同志，進行了座談、交流。通過編研工作的展開，可以看出企業檔案歸檔是否完整準確、鑒定組卷是否規范合理、檢索工具是否齊全、保管條件是否安全，在整個編研工作中，自我發現自我檢查自我改正，促進企業檔案管理水平的提高，

4 檔案編研的主要做法與體會

1.技術力量上采取“退休返聘”。受企業檔案人手緊張，專業人才欠缺、水平不高等因素的制約，我們采取了“退休返聘”，即充分發揮退休人員的專業特長，讓其擔任編研課題的負責人，參與編研的謀劃工作和具體工作。

2.選題上既堅持有所創意，又注重實用。檔案編研工作是將檔案資源轉化為可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近本企業的工作，才能有效地為企業的發展服務。因此，在編研選題上要堅持“注重實際，貼近現實，立足實用，講求實效”的選題原則，盡量避免過大、過深的做法，應堅持以編為主，研究為輔的方針，不囿于習慣性的模式，在選題的創新上作一些探索。

3.選材上創新方法。檔案信息是歷代人類通過生產和實踐保存和積累下來的，以檔案的某種形式供后人利用的重要的歷史文化資源。任何信息資源都有它的不完整性、不系統性和不準確性。因為檔案在收集、整理、鑒定、歸檔時，無不受到當時當地的歷史局限性，總有當時認識不到的、刪除不準確的和未收集上來的現象，加上對未來變化和需要預測不足等原因，現有資源可能難以滿足編研課題的需要。對此，我們不能僅靠館藏檔案資源進行編研工作，尚需館外資料作補充。因此，我們在選材上提出了“檔案不足資料補，館內不足館外補”的編研工作方針。編研過程中，采取“內部發掘與社會調查相結合”的方法，根據專題的需要走訪了一些了解當時情況和保存有歷史資料的老同志，并進行了座談，并對其提供的資料作了補充運用，從而彌補了一些專題編研資料不足的缺陷。

5 加強檔案編研工作的幾點建議

1.加強檔案編研人員的業務培訓。檔案工作人員檔案編研工作認識往往是很生疏的，在觀念上是不注重檔案編研工作的，在業務技能上更是編纂不出合格的檔案文獻編研材料。因此，檔案編研人才的培訓工作與業務交流是非常重要的。要建立獎懲機制，充分激發編研人員的學習自覺性，要求他們拓展視野，廣泛吸收營養。要給編研人員壓擔子，讓他們在編研實踐中逐步增強從事編研工作的能力。可以先從小項目、小課題做起，由小到大，逐漸掌握進行大型編研課題的能力。同時，要創造條件，使編研人員充分接觸需要開發利用的檔案，特別是價值較高的檔案，形成高質量的編研成果。

2.強化基礎工作，繼續從收集工作抓起。編研工作是以研究檔案內容為基礎的。如前所述，室藏豐富，編研的內容就充實。隨著檔案事業的不斷發展，社會的不斷進步，編研工作也在不斷深化。所以我們要加強檔案資料移交工作，為檔案編研選題、選材提供充足的檔案資料素材。

3.提升新理念、新形式、新思想，加大編研工作的重視力度，豐富檔案編研的內容，與企業各部門及專業人士密切配合，從選題、內容的界定等進行指導、溝通交流、深入學習才能更好地編研出有價值的編研資料。

檔案資源是人類社會的重要文化寶庫，既反映了人類社會宏觀的發展歷史，又在細節處反映出企業微觀的生活點滴。通過多種途徑多種形式開展企業檔案編研工作，提升工作能力，為企業的發展助力。

參考文獻

[1]楊建平.“企業檔案編研工作思考”.《中國煤炭》，2002年；（第6期）。