醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理分析

楊建民

摘 要：我國是一個(gè)人口大國，對醫(yī)學(xué)事業(yè)提出了更高的要求，為滿足國民的就醫(yī)要求，國家重視發(fā)展醫(yī)學(xué)事業(yè)，興建多所高規(guī)格的醫(yī)院，旨在能為人民緩解與解除病痛的折磨，進(jìn)而提高國民生活質(zhì)量與幸福感。醫(yī)院是一個(gè)龐大而系統(tǒng)性的工程，其在運(yùn)行與發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的資料與檔案，為便后續(xù)使用，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對基建檔案的規(guī)范性管理，強(qiáng)化創(chuàng)新性手段的應(yīng)用，旨在提高檔案管理水平。為此，本文就醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了分析與探究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；管理

作為社會發(fā)展的重要保障，醫(yī)院扮演著重要的角色，其影響力與社會地位是不容忽視的。為了提高醫(yī)院的發(fā)展與運(yùn)行效率，應(yīng)重視對醫(yī)院基建檔案的規(guī)范性管理，注重對各類檔案信息的保護(hù)與珍惜，其是醫(yī)院發(fā)展至今的重要成果與見證，其中都是一些基本性的資料，具有重要的應(yīng)用價(jià)值。當(dāng)前，由于受到多種因素的影響，使得醫(yī)院基建檔案管理工作受到限制，管理水平大大降低，成為當(dāng)前所面臨的主要問題。

1 醫(yī)院基建檔案管理的主要特點(diǎn)與重要價(jià)值分析

所謂的醫(yī)院基建檔案，就是對某家醫(yī)院基礎(chǔ)性建設(shè)歷史的記錄，其對于醫(yī)院來說，價(jià)值是不可評估的，是醫(yī)院發(fā)展與運(yùn)行、維護(hù)與改造的重要依據(jù)[1]。在整個(gè)醫(yī)院基建工程實(shí)施的過程中，會產(chǎn)生大量的資料與文件，這些資料與檔案信息記錄著整個(gè)項(xiàng)目從投資到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程，是未來醫(yī)院發(fā)展與運(yùn)行的重要基礎(chǔ)和憑證?；n案資料具有很強(qiáng)的依據(jù)性與服務(wù)性，在醫(yī)院開展維修、拓寬、新設(shè)與改造等任務(wù)時(shí)，需要結(jié)合前期的基建檔案資料，根據(jù)以往的工程建設(shè)資料來開展后續(xù)施工，旨在實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的控制。

通過對基建檔案特點(diǎn)的有效分析，了解到基建檔案資料具有很高的作用價(jià)值與影響力。基建檔案資料主要記錄著醫(yī)院從建設(shè)、擴(kuò)建、改造、維修到運(yùn)行的狀態(tài)，對整個(gè)基建項(xiàng)目從開工前的投資到竣工驗(yàn)收所產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議等資料予以記錄，只有加強(qiáng)對這部分檔案資料的有效管理，才能實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的推動作用。加強(qiáng)對基建檔案資料的有效管理，能為醫(yī)院未來的發(fā)展、規(guī)劃與建設(shè)提供重要的依據(jù)和條件，能為醫(yī)院的發(fā)展提供良好的建議與憑證[2]，可實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目成本的有效節(jié)約。與此同時(shí)，在基建檔案中，還記錄著醫(yī)院地產(chǎn)、房產(chǎn)與諸多設(shè)備產(chǎn)權(quán)形成的重要流程，將醫(yī)院相關(guān)資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)關(guān)系進(jìn)行明確的記錄，其是重要的法律依據(jù)，可為資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的查證、歷史資料查找與經(jīng)濟(jì)糾紛等提供重要的依據(jù)和素材。

2 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度不夠

縱觀醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)，很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)將工作的重心放在醫(yī)療服務(wù)運(yùn)營方面，缺乏對基建檔案資料的科學(xué)性認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視了基建檔案管理工作。且醫(yī)院開展改造與擴(kuò)建工程時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)僅僅是以工程質(zhì)量控制為核心，忽視了醫(yī)院基建工程的建造結(jié)構(gòu)與設(shè)計(jì)方案[3]，且不注重對基建檔案資料的管理，很多重要的資料被丟棄，盲目的開展擴(kuò)建與改造任務(wù)，導(dǎo)致最終醫(yī)院擴(kuò)建或改造項(xiàng)目與計(jì)劃相悖，施工質(zhì)量更是大打折扣，是對基建檔案認(rèn)知度與重視度不足的重要表現(xiàn)。

2.缺乏專業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)

醫(yī)院基建工程項(xiàng)目開展的時(shí)間較為集中，若想在短時(shí)間內(nèi)搜集到大量的資料難度大，這就會對檔案管理人員提出更高的要求與挑戰(zhàn)[4]。從目前檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員較少，專業(yè)人才相對缺失，且很多檔案管理人員都是從其他崗位派遣過來的，對檔案管理的實(shí)際流程、操作規(guī)范掌握不當(dāng)，常常出現(xiàn)檔案收集與整理不及時(shí)、檔案管理不科學(xué)等多種問題。

3.檔案管理模式相對滯后

目前，縱觀醫(yī)院基建檔案管理實(shí)況，了解到醫(yī)院的檔案管理模式相對滯后，再加之很多檔案管理人員都屬于老員工，對計(jì)算機(jī)操作相對陌生，無法熟練的應(yīng)用各類檔案管理的電子軟件，仍舊使用手工收集檔案數(shù)據(jù)的方式，耗時(shí)耗力，還容易產(chǎn)生錯(cuò)誤與過失，導(dǎo)致檔案管理效率低下，使得整個(gè)檔案管理工作陷入困境。

4.缺乏完善的檔案管理制度

由于很多醫(yī)院的檔案管理制度存在缺失，規(guī)范性差，使得制度形同虛設(shè)，制度的應(yīng)用價(jià)值受到影響，檔案管理不規(guī)范、不合理、違法的行為時(shí)有發(fā)生。

3 醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理措施

對于醫(yī)院而言，基建檔案資料很是關(guān)鍵，其是醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的重要基礎(chǔ)，見證著醫(yī)院的發(fā)展史，對醫(yī)院未來的發(fā)展與建設(shè)影響很大。然而，就目前醫(yī)院基建檔案資料管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理水平不高，檔案管理工作缺乏實(shí)效性，成為當(dāng)前亟待解決的關(guān)鍵問題。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案管理的重視

為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院記建檔案管理的規(guī)范性，首先，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視，了解到基建檔案對醫(yī)院未來發(fā)展的重要影響。對此，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備前瞻意識，珍惜與醫(yī)院相關(guān)的一切檔案資料，其關(guān)乎著醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)工作，影響著整個(gè)醫(yī)院建筑工程的穩(wěn)定性與安全性[5]。醫(yī)院基建類工程所涉及到的內(nèi)容較多，富含的信息量較大，且整個(gè)建設(shè)過程相對復(fù)雜，技術(shù)含量也相對較高，所耗費(fèi)的周期長等，是一個(gè)系統(tǒng)性的工程。醫(yī)院的基建檔案資料具有記錄性、信息性、歷史性與價(jià)值性等特點(diǎn)，其涉及到的范圍較廣，具有很高的保存價(jià)值與應(yīng)用價(jià)值，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到這一點(diǎn)。

2.打造專業(yè)、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

醫(yī)院基建工程建設(shè)工作，會產(chǎn)生大量的檔案資料，且檔案的表現(xiàn)形式不一，如文本、實(shí)物、影像、照片等，必須強(qiáng)化對檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性建設(shè)，對檔案資料進(jìn)行專業(yè)性的管理與存檔，是提高基建檔案管理水平的重要基礎(chǔ)?；n案資料的管理，應(yīng)及時(shí)收集和整理大量的檔案資料，做好資料整理與歸檔處理，根據(jù)檔案資料的屬性選擇合適的存檔方式。醫(yī)院應(yīng)選擇專業(yè)的檔案管理人員，禁止為了節(jié)約人才成本而聘請非專業(yè)或兼職類的檔案管理人員，同時(shí)，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的有效培訓(xùn)與管理，要求檔案管理人員具備基本的檔案管理技能外，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技巧，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范性與科學(xué)性的重要條件。

3.建立完善的檔案管理制度系統(tǒng)

為了增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，應(yīng)建立完整的檔案管理制度，應(yīng)根據(jù)以往檔案管理不良案例提出針對性的解決措施，通過規(guī)范相關(guān)人員的行為來提高檔案管理的科學(xué)性。例如，在以往的醫(yī)院基建檔案管理中，部分檔案管理人員利用職務(wù)之便泄露重要的檔案資料，旨在從中獲取暴利。面對此項(xiàng)問題，應(yīng)在檔案管理制度中明確指出，對檔案管理人員予以辭退，并吊銷其相關(guān)的職業(yè)資格證書。情節(jié)更為嚴(yán)重的行為，應(yīng)交由相關(guān)執(zhí)法部門，旨在追究檔案管理人員的法律責(zé)任。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的信息化建設(shè)

為了提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)代化與科學(xué)性，必須對檔案管理模式予以創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，借助計(jì)算機(jī)這一重要的載體與手段來達(dá)到檔案管理的目的。檔案管理信息化平臺的建立，檔案管理人員必須具備高度的安全操作意識，及時(shí)對信息化平臺進(jìn)行升級與更新，做好網(wǎng)站與信息化系統(tǒng)的有效維護(hù)，醫(yī)院內(nèi)部高層瀏覽檔案信息可通過內(nèi)部網(wǎng)站，不過需要輸入登錄名與密碼，且只有內(nèi)部人員才知道，在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下，維護(hù)人員應(yīng)使用防火墻技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、病毒掃描技術(shù)等，是實(shí)現(xiàn)檔案信息安全保護(hù)的一項(xiàng)重要措施。

4 結(jié)束語

綜上所述，通過對目前醫(yī)院基建檔案資料的管理現(xiàn)狀來看，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料的重視度不夠，檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)性，檔案管理手段不夠科學(xué)化與現(xiàn)代化，導(dǎo)致檔案管理工作的成果不佳，制約著醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)。對此，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作的有效開展，重視檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，科學(xué)甄選人才，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視基建檔案管理的重要性，還應(yīng)將一系列信息化元素滲透其中，打造更為完善、高效的檔案信息化管理系統(tǒng)，是提高檔案管理水平的關(guān)鍵所在。

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