行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策

易南冰

行政事業單位會計檔案是財務管理的最后環節，既是重要的經濟檔案，又是單位檔案的重要組成部分。會計檔案的科學管理對已步入信息時代的當今社會具有重要的現實意義。本文擬分析行政事業單位會計檔案管理中存在的問題，并探求解決對策，以期促進行政事業單位會計檔案管理的規范化。

1 行政事業單位會計檔案的主要內容

行政事業單位會計檔案是單位在財務管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、電子會計資料和其他會計資料，是記錄和反映各單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括，會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括每年一次的數據庫備份，財務軟件升級前的數據庫備份，打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，其他應該存檔的有關資料或數據；其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

2 行政事業單位會計檔案管理存在的主要問題

（一）思想重視不高。一是不少單位領導和財務人員對會計檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應付思想，認為“費時費力不討好”，會計業務與會計檔案管理相脫節。二是許多單位會計檔案管理人員沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，由于不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求。三是部分行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。特別是對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，還沒有及時制定相應的管理辦法。

（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件資料和磁性介質等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會計檔案的齊全性和完整性。有的單位將會計信息存入磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失。二是個別單位會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。三是由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

（三）檔案管理不細。一是有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里，或者不按照規范的要求進行裝訂。二是活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里。四是不少單位過分強調保密，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，會計檔案長期沉睡在檔案室，沒有最大限度發揮其作用。五是會計檔案鑒定銷毀難，大有無人來銷、無人敢銷的局面，即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，會計檔案越堆越多。

（四）監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢查重要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

3 加強行政事業單位會計檔案管理的建議

（一）健全會計檔案管理制度。要根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合單位實際，建立和健全一整套會計檔案管理制度。一是建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實會計檔案管理工作責任制，明確各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。四是對會計檔案管理人員設立獎懲措施，定期組織對會計檔案管理工作的檢查，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步。

（二）提升會計檔案人員素質。一是單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。二是加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。三是加大投入，改善會計檔案工作的硬件設施，及時添置、更新檔案室部門設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存貯。

（三）規范會計檔案整理歸檔。一是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封粘、簽章。裝訂完畢的會計檔案還要裝盒，以保護會計檔案，延長會計檔案的壽命。會計憑證按月份先后順序裝入憑證盒，會計賬簿、財務報告和其他類會計檔案逐卷裝入會計檔案盒，并逐項填寫盒面上的內容。二是定期對會計電算化系統產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、系統日志等數據用統一紙質打印后裝訂成冊并進行存檔，對計算機環境中形成的會計檔案實行多備份，對會計電算化檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對采用磁性保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制。三是規范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續。

（四）注重會計檔案開發利用。一是要嚴格會計檔案查閱利用手續，做到借出、送還、移交、銷毀各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚。二是編制檔案案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具索引，運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確。三是建立財務檔案統計臺帳，如財務檔案查閱登記簿、文書檔案匯總登記簿、財務檔案數量統計臺帳、財務檔案移交清冊等。四是利用各種財務基礎數據資料分析單位預算執行管理、財務運行中的特點、存在的不足，研究預防對策，為領導決策服務。五是嚴格執行會計檔案銷毀規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

（五）強化會計檔案監督管理。財政、審計、檔案等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要利用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。