淺析淺談檔案管理歸檔整理分類的技巧

馬青

摘 要：本次研究中從內(nèi)涵、原則、注意事項對檔案管理歸檔整理分類進行了解析，主要分析了整理程序；在區(qū)分了紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種不同形式的檔案管理之后，重點透過材料導(dǎo)向、職能導(dǎo)向、行業(yè)導(dǎo)向、范圍與分類方案結(jié)合的導(dǎo)向?qū)n案管理歸檔整理的分類技巧進行了細致的方法討論。希望能夠在該主題的論述中，為現(xiàn)階段的檔案管理歸檔整理分類工作提供一些有價值的信息。

關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧

當(dāng)我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當(dāng)前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

2、原則

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規(guī)范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗分析，應(yīng)該注重在這個方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序為準

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設(shè)計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設(shè)計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設(shè)計文件的大類下，進一步從子項的外部、內(nèi)部、會議，以及次子項等進行一一的對應(yīng)收集、整理，再進行對應(yīng)的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅持簡化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程，已經(jīng)實現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應(yīng)該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機構(gòu)的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運用頻率進行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機構(gòu)、編制、職能設(shè)計出具體的方案，從而讓機構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨歸的歸檔法

所謂以主體為旨歸，指的是在從機構(gòu)或組織團體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價值、應(yīng)用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標準先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標準導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質(zhì)量與效率的方法進行進一步整理水平提升。

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