淺析深化電子檔案管理的問題與策略

郭偉

摘 要：在信息技術的普遍應用與“互聯網+”政策的推動下，企事業單位中的檔案管理工作已經基本實現了電子檔案的轉錄、保存、應用。從目前的實踐經驗看，主要是在形式上進行了轉變，而真正的管理模式，依舊未發生大的變化。因而本次研究中就以此為背景，從事實出發，結合人力資源管理中的檔案管理的功能，對目前電子檔案管理工作中遇到的問題與解決對策展開具體討論。

關鍵詞：電子檔案；管理；問題；策略

深化電子檔案管理是目前檔案管理信息化改革后，必須加以關注與深化改革的主要問題。因為一般的形式轉化，并不能有效的推動檔案管理工作進一步發揮效用。從人力資源的總方向看，人力資源包含的內容、構成要素相對較多；精細化的管理才能與其相一致，才能推動檔案管理在人力資源戰略目標方向上的一致性。尤其是技術方面跟進措施、新的程序設置、管理模式完善等。

1 問題說明

現階段的電子檔案管理中，除了以上所說的一般性問題之外，主要問題集中表現在技術的深化力度缺乏、內部活躍因素與創新能力不強、考核與監督關聯性差，執力不強等。具體來看，在技術方面的匱乏體現在電子檔案向進一步技術化運用、配套技術資源配置、體系化建設不足；也就是未能從電子檔案的本質出發，建立一個以電子檔為主體的管理體系。尤其是傳統紙質管理模式、電子檔案管理模式之間缺少較好的對接、改進、完善。電子檔案管理革新之后原有工作人員在技術操作、專業知識、防護意識等方面欠缺，不能勝任進一步深化改革。若建立全新的配套管理體系，實施新流程，還需要在考核、監督、執行方面下大力氣對其進行配套改革等。

2 原因分析

現階段設備、基礎性資源配置已經基本滿足條件。所以，從根本上的原因分析來看，一個阻礙因素是認知層面不全面；持續推進的力度缺乏；另一個阻礙因素是未從檔案管理的視角，反思檔案管理問題的本質是管理制度上的創新，以及與電子檔案配套管理措施的推行；以及在檔案管理中，對于管理、執行之間的保障措施，如監督機制、考核評估、激勵機制等的落實缺少細致的評價。從目前的問題與原因討論來看，可以透過技術深化的角度，由形式改革轉入到管理改革；以技術開發的角度，與現實的檔案管理進行配套設置；通過外力刺激內部創新的動力；再利用評價體系與監督機制的并行保障執行的有效。以下從這個思路對應對所面臨的問題進行具體說明。

3 策略

1、互聯網+應用的技術深化

檔案管理的信息化、電子化革新已經成為當前改革與發展的直接方向，大多也已經實現。但是，為了更好的提高對檔案的利用效率，應該注重采用新的形式與新形的應用方式，拓展查詢渠道與搜索路徑。一方面，積極按照黨中央所提出的“互聯網+企業”模式展開具體的應用研究，利用互聯網平臺，構建起一個檔案管理網站。然后建立起溝通平臺，讓檔案管理者與需要查詢者之間建立起新通道，這種方式速度快、易于更新、便于查對，有利于提高檔案的利用率，更可以提升檔案在應用方向上的轉變。另一方面，就是開發與之相關的應用程序，也就是通常所說的APP，利用檔案軟件應用程序開發，可以打破在時間與空間上的檔案錄入，增加它的動態性質。這樣就可以更方便的將檔案管理改革與發展對接到現實的社會發展之中，并且以技術促進它的革新，利用信息技術完善它的系統構建，并以此增加人們對檔案管理工作的新認知，同時以技術手段達到檔案管理安全防護的目的。

2、以外力促活力，從創新提水平

外力對于內部力量的激活作用是力學上的基本原理，應用到檔案管理中依然適用。比如，通過引入新型的全面人才，激發內部管理人員的潛能與活力，就能夠說明它的有效性。因為，在現代社會中，各種人才流動性大、復雜程度也高、尤其是對于知識的復用水平及新思想、新觀念吸收性強、應用能力也強，加上現代年青人對于實踐的認知度普遍提升；因而更注重對個性的表達，因而在創新方面潛質較多。因此，檔案管理部門可以通過一系的招聘措施、獵頭公司增加人才的選拔途徑，同時給予內部人才施工加壓力，通過有力的培訓課程設置完善內部革新；激發檔案管理工作人員的活力，促進檔案管理工作的活躍指數，以此改善死氣沉沉的工作氛圍。另一方面，在理念更新的同時，應該加大創新力度，這方面需要人才的重新組合與知識結構的重新調整，也就是說需要增加人才的資源配置水平，對于專項的管理派遣專業人員，對于復雜程度較高的則按照“知識復用水平”進行調整，真正做到“人盡其材，物盡其用”。另外，在創新方面應該有持續性、持久性，以APP專業軟件制作為例，不能因為推廣不利或者應用不完善就放棄，而應該堅持努力，真正做到在初步創新與實踐的基礎上，持續推進創新，開創出一片新天地。需要說明的是，對于創新發展這一塊，需要從發展的戰略上進行部署，并通過專門的創新部門與技術部門的設置來達到對創新問題的研究；突破教條與框框限制，增加創新意識、培植邏輯能力、增加直觀感受能力，以此帶動整個高校檔案管理改革事業的向著更好更可持續的方向轉型與發展。

3、評估體系與監督機制并舉

在新形勢下，檔案管理的改革與發展工作，不但要轉變管理意識、轉變思維方式、更新實踐方法，還要求在創新發展的基礎上，做好評估體系的建設與監督機制的工作。可以以系統化的思維方式，構建一個全面的評估體系，并利用激勵機制、競爭機制、評估機制間的聯動性，促進互相的監督。另一方面，在評估體系的建設方面，應該注重精細化、多樣化、立體化；也就是說，通過不同的管理分類來實現評估方式的設置，并以計劃與統計的表格法，做好內部管理方面的互評、自評，更要求增加來自于外部的分類評估，公共評估、對自評模式的評估，從而改善那種單一化的結果評估模式，從而推動檔案管理工作的全面革新；也有助于給檔案管理工作注入新的內容，多角度增加對檔案管理的審視與重新理解，并以此作為創新的基礎。另外，評估體系本身就可以作為監督機制的一部分而發揮出更大的促進作用。

4 結束語

在新的時代就應該從時代的特征與需求出發，真正以可持續發展的理念作為指導原則；提升對于信息技術的應用水平；尤其是在當下從紙質時代、數字時代的并行發展的新形勢之下，雖然經過了一些形式上的大幅度改革。然而，針對于檔案管理這一主題，并未展開深入細致、系統化的研究，所以當前高校檔案信息化管理仍然面臨著一系列的問題；改革與發展工作不能盲目或跟風，需從長計議，做好體系化的評估，對它的改革的作用、方案、范圍、流程等皆要做出考核與評估，并采用“試點”的辦法，讓某個方案或某幾個方案得到試用，并跟蹤考察，找出最優轉化途徑與革新辦法。

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