通過對科研項目檔案的深化管理實現企業綜合競爭能力的提升

胡惠萍

摘要：鑒于當今社會經濟環境下各企業之間激烈的競爭狀況，為了實現提高企業綜合競爭能力的目的，本文將針對企業科研項目檔案的深化管理進行詳細的研究與論述。

關鍵詞：科研項目檔案；管理；競爭；環境；制度

科研項目檔案使企業在進行項目的實施中對初期申請、研發、實踐等過程的信息保存，是企業檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項目檔案管理與企業競爭能力日趨密切的現狀，有必要通過對檔案深化管理，實現企業綜合競爭及可持續發展能力的提升。

1 建立牢固的企業檔案工作基礎，打造一流的項目檔案工作可持續發展環境

1、完善領導與規劃，優化宏觀檔案工作環境及土壤

企業在進行項目檔案的管理中，不僅應完善業務與技術水平，還應該做好企業發展戰略規劃的政策調整。在進行檔案的管理中要進行檔案的分管，設立專門的領導進行管理；然后積極制定企業檔案總體發展戰略規劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關工作的開展，從而為企業科研項目檔案管理工作的開展優化環境及土壤。

2、完善企業軟硬件建設，優化項目檔案圍觀發展環境

企業在進行科研項目檔案的管理中應該完善庫房、辦公室場所等硬件設施的建設工作，并對各個工作場所進行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應企業科研生產的發展要求。另一方面，要積極的在企業科研項目檔案管理工作中開展信息化建設，提高企業檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業整體信息化進行整合、優化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業對答案信息內部交流、使用、管理、控制的目的。

3、加大人才引進及培訓力度，改善企業檔案工作人文環境

第一，企業檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項目檔案管理為科研人員服務的工作理念，本著“用戶第一，服務至上”的工作態度，改進服務方式，拓寬服務領域，優化服務流程。針對科研項目檔案專業性強、內容復雜、載體類型多樣等特點，加強學習，了解多學科的知識，全面掌握并學會運用檔案的現代業務操作技能與管理方式，確保科研項目檔案管理工作負荷企業與社會發展的需求，在進行檔案工作的開展中要經常的思考、分析、總結、歸納，通過分析企業及項目的特點發掘規律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實現企業檔案管理能力、效果等的提升，提高企業的綜合競爭實力。第二，企業要改善當前的檔案工作人文環境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級領導要充分理解、尊重檔案員工，堅持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進修、學習、培訓的機會，從而優化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質，從而完成改善企業檔案工作人文環境的目的，實現企業的科研項目檔案管理工作的可持續發展。

4、通過科學的管控實現檔案工作的正常運轉

企業在進行科研項目檔案的管理中，要完善運轉系統的優化工作，堅持推進“職業化、專業化”的發展方針，強化對文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優化自身的管理運轉系統及結構，從而讓檔案信息資源滿足企業可持續發展的需求。

2 通過對企業檔案工作流程的規范，實現項目檔案管理水平的提升

1、建立健全現有管理制度

建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業檔案部門要基于企業實際發展情況及檔案管理狀況有針對性的建立健全科研項目檔案管理制度體系。在進行制度建設中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細的進行設計，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項制度要求之間的關聯性與互補性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項目檔案管理中發生的問題。

2、做好流程規范

首先要建立歸檔范圍表與簽署規定。企業項目在立項前期，主管部門及負責人應基于項目研發領域及要求制定項目歸檔范圍與簽署規定，并對其中設計的研制形式、過程、要求進行詳細闡述。簽署規定一般由擬制、校對、審核等步驟組成，該項目的主要負責人要基于程序要求確定簽署角色與職責范圍。確保簽署流程符合簽署規定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進行使用。企業科研項目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機構，進行項目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請專業檔案員，由他們進行項目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負責實時跟蹤、歸檔。若相關檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項優點：①有效地維護了企業的知識產權，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項目檔案歸檔的及時性、完整性，從資料審查的角度，為項目順利通過驗收和結題打下了良好的基礎；③檔案員通過全程實時跟蹤項目進度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項目部提供有價值、實效性高的信息。

3、提高監督效果

受到先進管理理念的影響，企業檔案管理工作已經由被動服務方式轉向主動服務方式、由后端保管方式轉向全程管控。因此，檔案工作應與企業運營的各個環節相融合，要積極的主動的介入到文件生產源頭、流轉過程、歸檔管理的工作中，通過全程實時跟蹤監控的方式，在源頭上對檔案質量進行管控，從而保證歸檔信息的真實性、有效性與可靠性。

3 通過對企業科研項目檔案潛在價值的發掘，幫助企業提高綜合競爭能力

1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發揮

通過完善檔案信息化建設工作，提高企業科研項目檔案的管理能力。企業要根據“檔案數據庫建設”、“檔案信息資源開發”等政府提出的檔案信息化要求進行建設。要基于企業宏觀發展狀況，切實的結合科研生產工作情況，制定有助于企業檔案工作可持續開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項目檔案管理工作提供科學、可靠、實效性高的信息服務，從而使檔案工作的科研保障職能得以發揮。

2、建設知識資源，提高企業競爭實力

知識資源是企業之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業知識資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業，科研項目檔案更是企業的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業的資金流、物流一起，構成企業競爭和發展的三大推動力。企業檔案信息資源是企業資產的組成部門，對企業的發展具有積極的影響作用。因此企業要深度發掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實現科研項目投入的節約、加快研發速度、強化企業競爭實力。

3、通過完善企業文化建設為企業發展引擎提供動力

企業文化是企業發展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設則是企業文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務并重，歷史和科技共同存在的多元企業文化。而企業科研項目檔案恰巧反應了企業科技。文化、管理思路的發展、變革的歷史。通過對科研項目檔案的深化管理，將正確的對歷史經驗進行總結，從而增加企業文化資源儲量，提高企業的科技研發能力與員工對企業發展的認同感、文化的歸屬感、責任的使命感。因此，企業要基于歷史、技術、管理層面出發，完善企業科研項目檔案的深化管理工作，積極推進企業文化改革發展，增強企業的向心力與凝聚力，從而為企業發展的引擎提供強勁動力。

4 結束語

綜上所述，基于企業自身現狀及項目要求完善科研項目檔案管理工作，將有助于企業綜合競爭能力的提升。因此，在未來發展中要積極的完善檔案管理制度、流程規范等，從而完善科研項目檔案的深化管理工作，促進企業健康發展。

參考文獻

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