水利工程建設(shè)檔案管理的創(chuàng)新

齊曉磊

摘 要：隨著水利工程建設(shè)事業(yè)的向前發(fā)展，水利工程的檔案管理需要不斷地進行創(chuàng)新，只有對其進行創(chuàng)新研究，才能適應(yīng)工程建設(shè)管理的不斷向前發(fā)展。通過幾個方面探討水利工程檔案管理創(chuàng)新研究，使檔案管理能夠為水利工程建設(shè)的發(fā)展起到促進作用。

關(guān)鍵詞：水利工程建設(shè)；檔案管理；創(chuàng)新研究

水利工程檔案是指在水利工程的前期準(zhǔn)備、實施、監(jiān)理和竣工驗收等整個過程中產(chǎn)生的一些歷史記錄，是工程建設(shè)合法化身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據(jù)。包括具有保存價值的文字、圖表、聲像等內(nèi)容。對水利工程檔案進行有序、完整的管理可以為今后該工程的管理、運行、維護等方面提供重要的憑證，同時還可以為其他工程提供一定的借鑒。因此，應(yīng)該加強水利工程建設(shè)檔案的管理，促進水利事業(yè)更好更快地發(fā)展。

1 水利工程檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革

隨著水利工程項目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求，尤其是計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，面對無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性，不能適應(yīng)時代的要求。隨著國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入，水利工程建沒項目管理體制發(fā)生了重大變化，招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善；政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進行改革，系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件，使工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改，工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。

2.檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差

長期以來，水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門重工程建設(shè)輕檔案管理，沒有對工程建設(shè)檔案管理工作開展過專項整治，對此項工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足，造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全，或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，在項目檔案管理工作上難以達到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大，導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔，使得水利工程建設(shè)檔案得不到豐富和發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的進一步提高，也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解，增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。

3.管理人員素質(zhì)偏低，檔案專業(yè)人才缺乏

水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村，工程點多線長，且施工隊伍流動性大，難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看，許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍，在水利工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用，用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

2 檔案管理創(chuàng)新研究

針對當(dāng)前水利工程檔案管理存在的一些問題，只有加強檔案管理工作，使檔案能夠發(fā)揮出自身的價值，以適應(yīng)新經(jīng)濟時代社會的發(fā)展需求，以及信息化建設(shè)的發(fā)展，因此，有必要對檔案管理進行創(chuàng)新。具體可以體現(xiàn)在以下幾點：

1.創(chuàng)新服務(wù)方式

服務(wù)創(chuàng)新包括以下幾個方面：第一，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。水利工程的檔案雖然沒有像圖書館那樣內(nèi)容豐富、資料齊全，但是，為了使檔案管理提高利用價值，提高檔案的利用率，同樣需要對檔案進行信息化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化的管理，使水利工程的檔案管理能夠提供準(zhǔn)確、及時的服務(wù)。第二，在觀念上進行創(chuàng)新。對于檔案管理的相關(guān)工作人員，要提高他們的素質(zhì)水平，堅持以人為本、服務(wù)至上，使檔案不僅能夠滿足需求者的相關(guān)要求，同時，還可以把工作人員對檔案管理的服務(wù)態(tài)度作為考核的一個標(biāo)準(zhǔn)來進行。第三，加強對創(chuàng)新型人才的引進。要使檔案管理得到創(chuàng)新，可以適當(dāng)?shù)匾M創(chuàng)新型人才，只有加強對這方面人才的引進，才能使檔案管理工作最終完成工作目標(biāo)。特別在當(dāng)前高科技發(fā)展的社會，對檔案進行管理一般是采用電子化、信息化的形式來進行，因此，要加強對創(chuàng)新型人才的引進，進一步促進檔案信息能夠正常地運轉(zhuǎn)。

2.創(chuàng)新管理模式

當(dāng)前，對于水利工程的檔案管理來說，很多沒有獨立的管理中心，大部分是處于非獨立的結(jié)構(gòu)，很多單位是采用資料室或者業(yè)務(wù)處室自行管理所開展的工作包括資料的寄存整理以及提供相關(guān)資料服務(wù)等，而在信息化技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)前，對檔案進行這樣的管理模式，顯然已經(jīng)無法跟上時代的步伐。因此，在這樣的信息化時代，各個單位對檔案管理要有足夠的認(rèn)識，要很清楚地意識到檔案管理工作的重要性。水利工程的檔案管理在改革的浪潮下，要對圖書館或者高校的檔案管理經(jīng)驗進行借鑒，把檔案管理工作從其他部門進行分離，可以由專屬單位直接對檔案進行管理，如此，可以使檔案管理化被動為主動，對檔案管理工作的變革將起到一定的促進意義。

3.創(chuàng)新信息化建設(shè)

所謂的檔案信息化建設(shè)，是指由國家的相關(guān)部門進行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，在對檔案信息進行管理時，全面采用了信息化建設(shè)，進一步做到對檔案信息資源進行管理以及查詢。而要使檔案資源得到信息化發(fā)展，勢必要對檔案管理進行設(shè)備的相關(guān)布置、進行總體的規(guī)劃、材料的收集等，都要形成一個完整的系統(tǒng)界面。科學(xué)技術(shù)的向前發(fā)展，使得計算機技術(shù)取得了快速發(fā)展，因此，水利工程檔案的創(chuàng)新管理，不僅要從服務(wù)內(nèi)容、方式、手段上來進行創(chuàng)新。只有使檔案管理從數(shù)量向質(zhì)量轉(zhuǎn)變，才有可能化被動服務(wù)為主動服務(wù)，并且由以往的人工管理模式向著信息化的管理模式發(fā)展。

4.創(chuàng)新工作方式

一個工程項目大致分為立項階段、設(shè)計階段、施工階段、竣工驗收階段等階段，有的工程跨越的時間也比較長。為了保證工程項目檔案的齊全完整，可分階段，進行項目檔案的收集，收集要注意方式方法。一是深入現(xiàn)場，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場，收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度仔細檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。二是主動配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用，掌握工程進度、施工人員等素材。三是明確時限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的工作時限，以保證檔案的完整性。對于那些形成周期短、時間性強的檔案要做到及時收集，對于形成周期長的檔案，則應(yīng)明確劃分收集的時間區(qū)段，避免造成內(nèi)容混淆、遺漏，降低檔案質(zhì)量。在工程項目有關(guān)部門移交時，要注重工程項目檔案移交手續(xù)，明確工程項目檔案移交的重要性。

3 結(jié)束語

總而言之，隨著社會經(jīng)濟的日新月異，水利工程檔案管理要立足當(dāng)前，找出當(dāng)前工程檔案管理存在的不足，并從管理上進行創(chuàng)新。水利工程的檔案管理要善于把握未來的發(fā)展方向，把握當(dāng)前時代的發(fā)展特點，不僅要對檔案資源進行整合，更要從檔案工作人員的素質(zhì)水平、資源價值以及管理模式上進行創(chuàng)新，使工程的檔案管理能夠制度化、科學(xué)化。

參考文獻

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