檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

薛冬康

摘 要：在整個檔案管理過程中，檔案收集和整理是其中的關鍵環節，而檔案管理的水平又直接影響著檔案機構的綜合服務水平。文章通過單一檔案收集整理在檔案管理中的重要意義，有針對性的提出相關措施，推動檔案材料收集和整理工作不斷完善，發揮檔案管理工作的根本性作用，為相關部門和單位的決策提供依據。

關鍵詞：檔案收集整理；檔案管理；前提保障；價值

對于每個單位和部門來說，檔案材料是其活動的真實紀錄，具有重要的參考價值。在實際檔案管理過程中，它的保存形式比較多。在檔案機構進行日常工作時，首先要關注檔案的收集工作和整理工作，這是開展檔案管理工作、發揮檔案管理作用的前提。各個檔案管理人員要和檔案的有關內容和形式相結合，把檔案進行科學的分類，整理好檔案信息，降低檔案管理過程中的失誤。另外，有關單位和部門要進一步降低檔案管理人員的工作量，推動檔案機構的工作高效開展。

1 檔案收集整理概述

和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標是指導多種工作的開展，進一步查考歷史事件。要想推動檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實性、完整性。檔案收集工作就是把各個部門的有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發揮查考作用，有利于各個部門順利開展工作。

2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

2.1 提高檔案意識

我國現在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識，在收集檔案時會出現檔案丟失現象和檔案不完整的現象，這樣一來，有關部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時，管理人員的檔案管理意識不足主要有以下幾個體現：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時不夠完整，很多單位領導外出參加的會議紀錄和文件資料沒有及時收集，導致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時，很多部門重要的交流內容沒有及時歸檔，導致檔案信息不完整性；第三，在有關部門開展工作時，很多資料和證件收集不完整，導致出現了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個人檔案意識，通過共同努力，推動檔案管理工作有效開展。

2.2 完善檔案管理制度

檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關部門和機構要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進一步提高檔案管理人員的檔案意識。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項工作開展的重要意義。而對于相關機構來說，充分和自身發展狀況相結合，進一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內容和形式合理整理檔案。對于相關機構來說，必須加大制度建設力度，進一步完善相關的檔案管理制度，從制度的角度加強管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關資料進行區分，進一步提高其質量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進一步把工作落實到個人，提高檔案收集整理的效率。

2.3 提高檔案收集效率

現階段的檔案形式和內容比較復雜，呈現出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領導要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進行溝通，加強交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標準，加上缺乏統一的管理模式，所以導致檔案管理工作出現混亂的局面。由于缺乏合理的管理機制約束檔案管理工作，導致檔案整合工作難以和標準相結合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務，通過多種途徑收集檔案信息，加強和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續相關部門工作開展提供參考依據。

2.4 優化傳統服務模式

檔案管理人員要有一定的服務意識，通過多種途徑實現和檔案需要者的溝通交流。通過計算機技術和網絡技術的應用，實現線上和線下兩種服務方式的有機結合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務態度，掌握互聯網技術，為檔案信息需求者提供服務，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內容，意識到檔案的作用，發揮其重要價值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據?？傊挥屑哟髮n案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優質的環境，提高檔案服務水平。

2.5 提高檔案管理人員的從業水平

在我國的檔案管理人員中，高素質的人員比重較少，這必然會導致檔案管理過程出現問題。具體來看，有以下幾個方面的措施：第一，相關的檔案機構要和檔案管理工作實際相結合，進一步制定合理的規章秩序；第二，要及時約束檔案管理人員的不合理行為，培養檔案管理人員的職業道德，提高個人專業技能；第三，通過加大培訓力度，開展相關的培訓活動，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結合，制定檔案管理工作懲罰機制，鼓勵在檔案管理工作中表現突出的檔案管理者，提高其工作積極性。

2.6 制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

現代化的理性發展導致檔案從業人員必須提高自身水平，實現職業行為的規范化，所以必須建立行業的職業道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規章制度和守則不斷落實從業者的職業道德，一方面要考慮檔案職業道德規范強制性的應用，還要關注各個檔案管理人員的內心世界，在他們的內心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點一線的生活，他們迫切希望和社會生活接軌，通過和社會各界的交流，充分實現個人價值，增強個人的責任感和社會滿足感。另外，通過和社會生活的接軌，檔案管理人員可以意識到檔案管理行業的意義所在，有利于更好的搏一搏規章制度辦事，不斷落實檔案職業道德規范。

2.7 健全管理體制，充分發揮網絡價值的作用

通過和各個單位各個部門的管理體系相結合，設置合理的組織機構。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個層次都有人負責，實現從上到下結構和同層次結構的有機結合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個部門有專門的負責人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進行。通過和自身單位的實際狀況相結合，建立完善的網絡管理系統，實現從上到下的完整的檔案傳遞網絡，為檔案收集工作奠定基礎。通過網絡價值的作用，利用合理的網絡檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎。

3造詞 結語

由于我國社會水平不斷提高，管理理念不斷發展，政府和關部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實現更好的發展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實際狀況相結合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進一步提高有關部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。

參考文獻

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