試述檔案管理工作的現代化

孫淑香

摘 要：科學技術不斷向前發展，我國各項事業都取得了長足的進步。檔案管理工作是企事業單位諸多工作的關鍵，也在當前信息時代的發展過程中發生了一定的改變，逐漸開始了現代化的進程。為此，本文將就檔案管理工作現代化的必要性以及檔案管理工作現代化的策略展開分析，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；現代化；管理觀念；管理方式；管理隊伍

能否實現對檔案信息資源的科學管理乃是評定某一組織整體管理績效的關鍵標準所在。對于任何組織而言，檔案信息資源具有重要的原始資料承載價值，通過對檔案信息資源的整理、開發與利用，能夠實現對組織經營狀況的精準把握，進而可以使組織的決策者據此制定契合本組織實際情況的發展戰略，規避組織在運行過程中可能遭遇的不確定性。現今國內經濟已經步入新常態階段，對檔案信息資源進行科學管理、開發與利用，將使組織在新常態下穩步前行。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

1 檔案管理工作現代化的必要性

檔案管理工作的現代化是解決檔案管理工作問題的重要手段，也是檔案管理工作未來發展的必經途徑。

1.1 解決檔案管理工作問題的重要手段

隨著社會的發展前行，檔案信息資源的整體數量呈現出明顯的遞增趨勢，具體表現為檔案信息資源的數量開始大幅度增長，同時各類檔案信息資源的內容也更為龐雜，進而為檔案信息資源的開發利用帶來了不小的管理難度。審視國內檔案工作的發展情況能夠發現，在管理檔案信息資源的過程中，對檔案信息資源的保管一直受到檔案部門的重視，而如何在此基礎上實現不同檔案信息資源的精準分類，以便為后續的開發利用工作提供便利則一直未能得到應有的重視。比如一卷多冊現象較為常見。這主要是由于在檔案基礎工作中，沒有明確檔案檔號和目錄號，從而導致一卷多冊問題發生；案卷標題不規范，一些沒有涵蓋在案卷標題中的內容會給檢索帶來較大的難度，從而導致這些案卷無法得到有效的利用；案卷中存在未標示頁碼的問題，導致一旦發生掉頁和缺頁現象，就很難被及時發現。特別是對于一些檔案數量較為龐大的部門，這類問題尤為嚴重。而檔案管理工作的現代化則可以很好地解決這些問題，有利于檔案管理工作的規范化和高效化。

1.2 檔案管理工作未來發展的必經途徑

（1）推動檔案管理工作采用現代化管理模式，是現階段社會發展的內在訴求

社會的發展使得對檔案信息資源的開發利用訴求不斷提升，因此，檔案管理部門應當注重對檔案信息資源采用現代化管理模式，以便使檔案信息資源得到高效的開發利用。有鑒于此，檔案管理部門應當認真學習檔案管理的前沿理論，掌握國際國內檔案信息資源管理模式的最新發展動向，同時結合下一階段的發展趨勢預測，制定科學的檔案信息資源管理模式。唯有如此，方才能夠使檔案信息資源建設工作滿足我國社會經濟建設的訴求。

（2）實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要

如前文所述，當前檔案信息資源的數量激增，使得檔案管理部門在對檔案信息資源進行保管、開發、利用的過程中面臨全新的管理難題。同時，考慮到現今時代社會公眾對于檔案信息資源的使用訴求，因此檔案管理部門應當積極創新工作模式。傳統落后的手工管理無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展，因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。

2 檔案管理工作現代化的策略

檔案管理工作的現代化推進需要相關部門改革檔案管理觀念，改進檔案管理方式，建設檔案管理隊伍。

2.1 改革檔案管理觀念

任何創新均始于思想觀念的創新，依托思想觀念的創新方才能夠帶動行動的改變。就檔案管理工作而言，如若缺少了現代化管理觀念的指引，則我國檔案信息資源管理工作將陷入停滯不前的境地。于20世紀中葉第一臺計算機在美國問世伊始，檔案的載體形式發生了巨變，即由先前的紙質媒介檔案開始逐步向電子媒介檔案轉化。紙質媒介檔案不易于長久保存，并且不利于實現檔案信息資源共享，而依托電子媒介檔案的形式，能夠實現對檔案信息資源的高速存儲，并且為檔案信息資源的共享創造了實現的可能。現今人類已經步入信息時代，社會各個領域在信息技術帶來的科技大潮的沖擊之下已經發生了巨變，有鑒于此，檔案管理從業人員應當清醒地意識到這一現狀，進而積極實現管理觀念的創新，管理方式的更新，以便迎接信息時代給傳統檔案管理工作帶來的挑戰和契機。還有就是，檔案管理從業者應當認真思考信息化檔案建設過程中易出現的全新問題，諸如知識產權問題、信息安全問題等，以便制定精準的應對策略。同時，為加強對檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設計、室內設計的布置等，立足現實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現檔案管理的現代化，促進檔案事業朝著健康的方向發展。

2.2 改進檔案管理方式

要實現檔案管理現代化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，改進檔案管理方式，所以檔案管理部門應當確保下述工作：第一，科學制定互聯網與計算機條件下檔案信息資源管理流程；第二，根據實際工作情況，對檔案信息資源管理系統軟件進行優化設計與配置；最后，依托系統內控機制，實現對檔案信息資源的安全保障。

尤其需要注意的是，檔案管理部門務必確保電子檔案信息資源的安全，原因在于在互聯網技術實現了檔案信息資源的高效分享利用的同時，各類網絡黑客與病毒代碼隨時可能向服務器發起攻擊，進而造成難以挽回的損失。此外，如若檔案管理系統自身的魯棒性不強，亦會因為系統當機等而造成電子檔案的損毀。因此檔案管理部門應當注重檔案信息系統的網絡安全，同時采取紙質媒介檔案與電子媒介檔案雙重保管的方式，提升檔案信息資源管理的安全性。

3.建設檔案管理隊伍

社會的發展對檔案管理工作提出了更高的要求，對于檔案管理從業人員而言，其不僅應當具備檔案管理相關知識，亦應當積極學習和掌握現代化的信息技術，以便提升自身的專業技能與操作技能。同時，檔案管理部門亦應當重視對掌握現代化信息技術的專業檔案管理人才的引進，以便確保檔案管理隊伍人才建設的現實需要。因此，要增強檔案工作活力，推動檔案事業發展，我們必須樹立人才資源是第一資源的思想，站在人才強檔戰略的高度， 正確地處理好抓檔案事業現代化發展與抓人才隊伍建設的關系。要針對檔案專業人員的成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信任理解的良好環境，努力造就一支素質強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的檔案管理人員隊伍。

3 結語

以上，我們從檔案管理工作現代化的必要性入手，分析了檔案管理工作現代化的策略。檔案管理工作現代化進程是勢不可擋的，只有不斷改革觀念，創新方法，建設人才隊伍，符合這一趨勢的發展，才能切實促進檔案管理工作的規范化和可持續發展。

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