人才流動給人事檔案管理帶來的挑戰及應對策略

譚隆

摘 要：近幾年，我國的經濟事業與科技高速發展，人才市場競爭激烈，人才流動日臻活躍，人事檔案管理也因此深受影響。鑒于此，本文首先介紹了人事檔案管理的重要作用，然后探討了人才流動給人事檔案管理帶來的挑戰，最后提出了在這種情況下的應對策略，以期為社會經濟可持續發展的推進提供借鑒與參考。

關鍵詞：人才流動；人事檔案管理；挑戰及策略

人才流動是充分發揮人才潛能的重要環節，是社會與經濟發展的第一資源。但如今，人才流動給人事檔案管理帶來了一系列問題，嚴重影響著人力資源的合理配置和高效使用。對此，本文通過分析人事檔案管理的重要作用，并結合當前人才流動的趨勢，對人事檔案管理目前存在的挑戰提出合理的應對策略。

1 人事檔案管理的重要作用

人事檔案是個人學歷、工作經歷、工作狀況、品德能力、社會關系以及獎勵處罰等綜合性信息的真實記錄，因此，個人經歷和德才表現均可以通過該檔案真實地反映出來。加強人事檔案管理可以清楚地知道各員工的基本工作情況，有效合理地利用人才資源，有利于單位持續穩定地發展。

2 人才流動給人事檔案管理帶來的挑戰

2.1 檔案重建現象增多

卓越的人才向來在社會和單位中扮演著重要的角色，但現階段，因為人才的不合理流動，檔案重建現象越發增多。同時，由于社會經濟的不斷發展，重要的檔案隨人走管理制度受到了極大的影響。所以，眾多政府、單位等為了維持經濟發展秩序，不惜開放綠色通道，讓人才只憑個人證明資料就可重建檔案，從而吸引了各方面的人才。此現象如果頻繁發生，人才流動就會越發嚴重，檔案重建現象也會再次增加，阻礙了社會經濟的持續發展。

2.2 檔案移交不完整、不規范

正常來說，各單位的全部員工在工作期間應把人事檔案交給人事部門保管。但由于檔案流動的頻繁，很多企業并沒有建立起完善的檔案移交制度，加之人事檔案管理難度大，使得檔案移交不完整、不規范，有時還會出現缺失的情況。一旦在檔案移交過程中丟失了證明資料，后果將不堪設想，極大阻礙了人才資源的利用。

2.3 加劇棄檔、死檔等問題

目前，我國的經濟已向著全球化方向發展，外資企業、民營私企也因此取得了極大的發展機會，選拔人才的標準、人才的擇業觀念也有所改變，人才的發展舞臺不斷擴大。同時，也因為擇才標準的改變，各企業單位棄檔現象越來越明顯。舉個例子來說，如今企業在招攬人才時，只是大概了解應聘者的個人簡歷、學歷、職稱資格等方面的情況，更加重視的是應聘者的實際工作能力和發展的潛力，然后根據這些情況來考慮是否錄用，因此，招聘已不需要應聘者和檔案同時到場；其次，若事業單位遇上了優秀的人才，該單位也不會注重看其檔案。這些招聘制度的確給人才提供了不少就業機會，但同時，跳槽現象也隨之增多，從而導致棄檔、死檔等問題不斷加劇。

3 人才流動背景下人事檔案管理的應對策略

3.1 更新人事檔案管理理念

人才流動是一種普遍的社會現象，讓人事檔案管理為人事管理提供服務，是檔案信息管理工作的出發點。同時，個人的發展與人事檔案有著密切的關聯，人事檔案理應隨著個人的發展而及時更新，人事檔案管理的理念也應順應人的發展。然而，當前很多單位企業的人事檔案管理依然是為了管理人、控制人，即通過檔案控制人員流動。實際上，在檔案“綠色通道”的沖擊下，通過檔案控制人才的作用已經十分有限。一旦人才脫離原企業單位，繼續保留其人事檔案已經毫無意義，反而給整個社會的人事檔案管理平添許多麻煩。因此，企業應當建立社會化的人事檔案管理理念，不但把檔案管理作為服務企業內部發展的需要，而且要使之服務于其他企業單位的人事管理需要，使人才所去往的新單位能夠及時掌握該人才的工作能力與業績表現。從整個社會人才流動的角度來看，這種社會化的人事檔案管理理念對所有企業來說都是互利共贏的。

3.2 加強檔案管理法制建設

一般來說，人才與檔案是密切而不可分割的，如果檔案丟失或被損壞，那就必須要重建檔案，否則就會產生嚴重的后果。某些地區開放了綠色通道，還違背國家檔案管理的要求和標準，制定重建檔案的有關政策。這種手段不僅使檔案失去真實性與可靠性，還可能導致假資歷、假文憑等造假現象越來越嚴重。為了避免這一問題，國家應盡快對《檔案法》進行修訂與完善，加大對檔案造假行為的懲罰力度，一旦發現檔案造假人員，必須嚴格依據法律法規進行制裁。各單位企業應自覺遵守《檔案法》有關規定，維持好檔案重建的秩序。對于檔案管理人員來說，應嚴格遵守職業道德，努力提高自己的業務技能和政治素養，嚴格依據《檔案法》規定進行檔案管理工作，切實維護人事檔案管理的嚴肅性。

3.3 妥善處理人才去留問題

在人才市場上，求職者擁有自由選擇的權利，可與企業單位建立起契約關系。根據調查顯示，絕大多數的流動人才是因為想更好地實現自身價值和發揮自身才能，新的單位企業如果能夠為人才提供更好的待遇，這是一種人才價值的體現，對此應予以認可與尊重。為了留住人才，企業應該設計一套完善的留人制度，讓人才心甘情愿地留在企業之中，而一旦員工與企業不和，不能協調穩定地發展，則跳槽是不可避免的。在這種情況下，除非企業與人才之間尚存在合同期未滿、賬目未結清等待了結的問題，否則必須尊重人才做出的選擇，在挽留無果后，該放人就放人，切忌采取扣檔留人的方式。

3.4 改革人事檔案管理制度

人事管理與人事檔案管理緊密相連，但如今，傳統的人事檔案管理制度已經暴露出不少問題，導致企業出現錄入的檔案信息不完整的情況，風險極大。為此，各單位企業務必要改革人事檔案管理制度，應當做到對在職員工的人事檔案信息進行安全保管，同時對流出員工提供信息共享服務。這樣不僅能充分發揮員工的自身價值，保證員工信息的安全，同時也能滿足各個企業對檔案信息的需要，維護了各方利益，有利于人事管理工作的正常、穩定開展。因此，改革人事檔案管理制度是順應當今社會經濟發展潮流的舉措，刻不容緩。

3.5 注重檔案管理信息化建設

當今社會處處伴隨著信息化技術的應用，各單位、各企業的人事管理部門也不例外，已經陸續使用電子檔案，創建人事檔案管理數據庫。基于目前的人事檔案含有較多的證明資料與文件，因此，電子檔案與實體檔案并存是一種較為安全的方法。實際上，人才流動中的實體檔案要放在當地政府的檔案室中，而各單位企業彼此之間可以通過交換電子檔案來進行人才檔案的管理，且電子檔案便于編輯與整理資料，同時便于監控人才流向。此外，單位、企業可以運用計算機技術來進行輔助管理實體人事檔案，對實體檔案進行分類整理，以提高人事檔案管理的工作效率，確保實體檔案真實可靠，促進檔案管理信息化的進一步完善。

4 結語

總的來說，隨著市場經濟與科技的快速發展，人才流動現象越發嚴重，給人事檔案管理帶來了嚴峻的挑戰，因此改革與完善人事檔案管理工作勢在必行。如今，各用人單位企業務必要全面提高人事檔案的管理水平以及工作效率，及時發現并處理人才流動所帶來的問題，并根據實際情況改革和完善本單位的檔案管理系統，要勇于創新解決方案，從而順應社會經濟的發展潮流，促進社會經濟可持續發展。

參考文獻

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