人事檔案信息化建設探析

楚建欣+劉營

摘 要：人事檔案是任何組織在進行人事選用和任免過程中最重要的依據，同時在此過程中形成的文件也將成為新的人事檔案資料。隨著計算機和網絡技術的不斷發展，信息化已經成為提高工作效率，改善工作方式的重要手段。本文立足于醫院系統人事檔案管理工作，在分析現階段人事檔案信息化建設的困難和優勢的基礎上，提出了幾點建議。

關鍵字：人事檔案；信息化；醫院

1 引言

現代各組織機構對于人員的管理重視程度空前提升，人員的檔案信息作為錄用及任免過程中作用越來越突出。特別是領導干部的人事檔案，對于一個醫院的發展具有重大的影響。現代社會信息化程度越來越高，推進信息化在人事檔案中的應用，具有重大而深遠的意義。

2 人事檔案信息化建設研究

2.1 現階段醫院人事檔案信息化建設的困難

（1）人事檔案信息化管理人員專業水平不高

從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高。現實中從事醫院檔案管理的人員多數并不是檔案管理相關主業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確的完成信息的檢索和錄入，致使醫院的人事檔案信息化水平不高。

（2）人事檔案信息化存在安全風險

信息化建設過程中的安全風險是難以規避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發生信息泄露，將造成更為嚴重的后果。現階段醫院對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。

（3）對于人事檔案信息化建設的重視程度不高

絕大多數醫院將資源投入到醫療、護理等可以為醫院帶來直接效益的部門的工作中，對于起到輔助作用的人事檔案管理，長期不被重視。同時在人事檔案建設與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。很多醫院比較重視信息統計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。醫院管理層對于人事檔案開發和使用所帶來的效益沒有正確的認識，對于人事檔案信息化多能帶來的巨大便利和經濟利益認識不足。

（4）人事檔案信息化建設制度不夠完善

在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》已經頒布并實施了一段時間，但是在醫院方面的落實不足，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此醫院系統內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，醫院人事檔案信息化建設長期停步不前，多數醫院的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐。

2.2 實施人事檔案信息化管理的優勢

（1）提高醫院人事檔案的準確性

紙質檔案管理是醫院傳統人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足醫院新時期發展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，醫院人事調整，醫護人員成果不能及時反映到紙質檔案上，導致醫院人事檔案陳舊，信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監控管理，一些醫護人員私自更改人事檔案資料的現象難以杜絕。實現醫院人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

（2）提高人事檔案管理工作效率

傳統紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復的查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現醫院人事檔案信息化管理，建立相應的醫院人事檔案信息庫及檢索目錄，不僅大大提高了醫院人事檔案管理工作效率，節省了人力、物力，而且延長了紙質檔案的使用壽命。

（3）發揮人事檔案在人力資配置中的作用

傳統的紙質人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質檔案的作用在醫院人力資源的管理中經常被忽略。但是經過信息化建設的檔案管理能有實現快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為醫院人員工作崗位調整和人力資源配制提供依據。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協調工作可以有效的提高整體工作效率，對于提高醫院資源的整合能力具有突出作用。

（4）人事檔案信息化有理由節約資源

紙質檔案占用大量的紙張資源，同時想要完整的保存檔案信息，需要新建或者擴建庫房，同時增加設備投入。在耗費大量人力財力資源的前提下，仍不能保證信息的完整性，霉變、氧化、火災等都會對檔案資源造成威脅。在實施人事檔案信息化管理之后，海量資源只需要體積很小的硬盤就能裝載，對其進行備份也能大大提高信息的安全性。

3 實施人事檔案信息化建設的建議

3.1 增強安全管理

信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權限；其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接；再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級；最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

3.2 重視系統的定期維護

人事檔案的信息化管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數據的完整性是后期管理的基礎；其次，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統才能保證系統在使用中的可靠性。

3.3 深度開發、充分利用

之所以要進行人事檔案的信息化管理，就是要提高人事檔案的利用效率，發揮人事檔案資源的作用，因此必須充分認識并大力提高信息化人事檔案的利用率。醫院人事檔案信息化建設主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統計、數據日常維護、信息檢索和統計分析。在信息收集和統計過程中應對工作人員按照工作性質進行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據人事部門和組織部門在人員入職、培養和工作中的具體表現建立個人電子檔案，主要包括學歷、社會關系、業務能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進行比對、同時在離退休人員辦理手續的過程中也能提供全面詳盡的信息。

4 結語

綜上所述，現代社會中信息化已經深入到生產生活的方方面面，醫院應抓住信息化這一趨勢，盡快推進人事檔案信息化建設步伐，提高重視程度，在人員和資金兩方面加大投入，同時做好信息資源的安全工作，最大程度利用好信息化人事檔案，為醫院發展助力。

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作者簡介

楚建欣（1982-），女，山東高密人，本科，畢業于南京林業大學，助理館員，研究方向：檔案管理。