新形勢下街道辦檔案管理存在的問題及對策探析

摘 要：街道辦檔案管理工作一直是街道辦工作的重要組成部分，進入信息化社會之后，在以人為本發展理念的指導下，面對新形勢下的新挑戰，開展并提高檔案管理工作的水平顯得尤為重要。街道辦是我國社會中的基層居民組織，是我國社會穩定發展的重要基石，基層方案管理工作的研究及對策分析，使本文的主要研究內容。

關鍵字：街道辦；檔案管理；問題及對策

1 引言

隨著人類社會從工業時代發展到信息時代造詞，信息在人們生活中發揮著越來越重要的作用。街道辦檔案作為街道居民日常生產生活的重要記錄，不僅對街道居民有著重要的影響，同時也是當地政府機構制定城市發展規劃和一系列政策發揮的重要依據。面對時期街道辦檔案管理客觀存在的諸多問題和困難，開展檔案管理工作的相關研究，制定有針對性的解決對策，是進一步提高街道辦檔案管理水平的有效途徑。

2 街道辦檔案管理存在的問題

2.1 街道辦檔案工作制度建設不完善

街道辦檔案工作制度建設存在弱化現象，從而導致檔案管理規范化難以落實。有個別單位的檔案竟接連幾年沒有收集整理，更別說按照《檔案法》的規定移交檔案館了，還有的單位檔案室變成了儲藏室。

2.2 街道辦檔案利用率不高

街道辦檔案周邊服務功能開發不足，以致現有檔案難以發揮應有作用。當前街道辦檔案管理人員對檔案機構重保管、輕利用，對檔案資源開發利用下功夫不深，忽略了檔案信息服務保障功能的開發，使檔案與檔案工作失去了“更上一層樓”的機會，從而間接導致街道辦檔案機構工作地位的下降。

2.3 街道辦檔案管理工作專業化程度不高

街道辦檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動頻等特點，導致履行口常檔案管理工作職責較難，這就決定了檔案管理工作人員有三個特點：一是缺人手。絕大多數街道沒有安排專門的工作人員進行檔案管理；二是人員變動頻繁。一般檔案工作1-2年的居多，還有的接到一年人員要變動好幾次；三是缺乏專業人才。街道檔案管理人員缺乏專業化、職業化。很多工作人員甚至沒有經過專業培訓就上崗，有的業務剛入門后就被調整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。

2.4 對于檔案信息化建設的重視程度不高

對于起到輔助作用的檔案管理，絕大多數街道長期不重視。同時在檔案建設與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。很多街道比較重視信息統計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。管理層對于檔案開發和使用所帶來的效益沒有正確的認識，對于人事檔案信息化多能帶來的巨大便利和經濟利益認識不足。

2.5 檔案資料收集不全、整理不及時

街道辦貼近居民生活，工作涉及面廣，加之對于檔案管理重視程度不足，存在為應付上級檢查臨時修改數據或者編造數據的現象。本應該準確嚴謹的檔案收集工作流于形式，沒有發揮影友的作用。部分街道辦檔案管理人員建制相對松散，沒有專職人員，導致在工作交接過程中存在交接不及時、不規范的現象。現實中檔案管理人員對于新收集的街道辦數據沒有及時整理，在后期歸檔過程中造成信息缺失。

2.6 檔案保存條件不達標

收到辦公經費短缺和辦公場所擁擠的影響，檔案的保存條件收到一定的影響。多數街道辦并沒有建立專門的檔案保存室，檔案對方在辦公桌上或者臨時的文件柜中。即使在建立了專門檔案保管辦公室的街道，也存在管理不到位的現象，紙質檔案容易受到霉變、火災、蟲害等的威脅，一旦損失，將難以進行數據的復原。

2.7 檔案管理人員的培訓不完善

街道辦工作人員流動性較大，檔案管理人員的文化程度和專業背景各不相同，多數工作人員并沒有接受過專業的檔案管理培訓，對于檔案管理沒有正確清晰的認識。現實中一部分檔案管理人員不重視街道辦資料的整理，而另一部分檔案管理人員為求整理的全面，將所有能收集到的數據都進行歸檔，造成大量無用數據混入街道辦檔案中。

3 新形勢下加強街道辦檔案管理的對策

檔案管理工作是街道辦日常工作的重要組成部分，就像其他工作一樣需要各方面的重視與共同努力。街道辦身處基層，與人民生活密切相關，應該將檔案管理工作列入街道的總體發展規劃當中，從全局和長遠角度進行謀劃，建立健全街道辦檔案管理規章制度，形成良性的工作機制，大力推進街道辦檔案管理工作向前發展。

3.1 加強制度化建設，推進檔案管理的正規化運作

在街道辦檔案管理工作中，制度化和規范化是第一位的，在日常工作中，需要制定詳盡的檔案管理規章，對于負責人員的崗位責任和權利進行明確的劃分，建立健全檔案收集、整理、歸檔、保存、查閱等一系列制度。街道辦的檔案管理工作涉及面廣，工作相對繁瑣，由此來看，更需要對檔案管理中的每一個細節嚴格把關，實現全面的制度化。

3.2 重視檔案系統的定期維護

街道辦檔案的信息化管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數據的完整性是后期管理的基礎；其次，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，街道辦人員變動是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統才能保證系統在使用中的可靠性。

3.3 確保街道辦檔案管理的安全性

現代社會中人們對于身份信息安全性的重視程度越來越高，只有確保街道辦檔案管理的安全性，才能讓街道群眾提供真實有效的信息。與此同時，街道辦檔案也是整個街道的共有財產，一旦泄露，可能造成較為嚴重的后果。為此，街道辦在進行檔案的收集、歸檔和保存過程中，需要格外重視保密性，杜絕資料外泄。強化安全意識，建立健全專人負責制和檔案查閱申請制。

3.4 加大宣傳，營造全民參與的氛圍

街道辦的檔案管理工作需要全體社區居民的參與和支持，營造全民參與檔案收集與整理工作可以極大的提高街道辦檔案管理工作效率。另一方面，通過大力的宣傳，也能增強居民的檔案管理意識，提高居民對于檔案管理工作的認知度和參與度，以此來減小數據收集過程中的困難。

3.5 增加政府投入

街道辦檔案管理工作是一項長期的工程，需要政府穩定的資金支持。同時作為一項服務街道辦居民的公益事業，在為政府決策提供依據的同時，也能更好地保障居民利益。街道辦資金有限，在檔案收集、整理、保存和日常維護等方面都需要政府的大力支持。

4 結語

街道辦檔案管理工作設計街道居民的切身利益，同時也是政府決策的重要依據。面對新時期新形勢，在以人為本理念的指導下，開展街道辦檔案管理工作具有重大的現實意義。現實中因為種種原因導致街道辦檔案管理工作存在不少問題，但是相信在政府、街道辦服務人員的社區居民的共同努力下，街道辦的檔案管理工作一定會越辦越好。

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作者簡介

賀曉倩，女，山東省青島市，本科，研究方向：檔案管理，青島市市北區人民政府登州路街道辦事處。