淺析博物館展覽檔案的應用性價值

楊京麗

博物館的展覽陳列是衡量博物館工作質(zhì)量和學術(shù)水平的主要標志，是博物館發(fā)揮社會效益的基本活動形式，展覽陳列的檔案工作是展覽陳列不可缺失的一環(huán)，更是規(guī)范完善提升博物館內(nèi)功的基礎(chǔ)性工程。

博物館每年都會根據(jù)自身的規(guī)模大小、自然條件、館藏文物，花費大量的人力、物力、財力舉辦各種展覽。有一個問題不容忽視，那就是展覽成功之時，往往是展覽資料流失之時。在舉辦展覽過程中會產(chǎn)生很多的文字、圖表、聲像等資料。有的資料因為沒有及時收集整理，在中途已經(jīng)丟失。有的資料分散在各個部門，沒有集中保管，處于失管狀態(tài)。如何將展覽陳列實踐中寶貴的第一手資料在第一時間保留下來，進行有效歸檔管理，建立健全展覽檔案，是各博物館面臨的一大現(xiàn)實課題。

1 建博物館展覽檔案有多方實用功能

博物館的收藏、研究、社會教育功能都是通過展覽陳列展示的，建立豐富翔實的展覽檔案既是對展覽陳列工作的真實記錄，又是學術(shù)價值的二次開發(fā)，還能從一個側(cè)面助推博物館的發(fā)展，并對博物館今后的展覽起到指導的作用。

1.1 展覽檔案是展覽工作的真實記錄和原始佐證

一個展覽，觀眾所看到的只是面前的展覽內(nèi)容，是成果的展示，而選題、擬定、布展的整個前期過程則要通過展覽檔案來記載和反映，一份全面細致的展覽檔案是對整個展覽工作的動態(tài)記錄，真實反映了一項展覽的主題思想、設(shè)計水平和觀眾反響，如果缺少這一過程的記載，那么展覽工作是不完整的。

1.2 展覽檔案有重要的學術(shù)研究價值

研究是博物館的主要功能之一，研究為展覽打基礎(chǔ)，展覽為研究展成果。如我館通過刀劍分冊編撰過程中的梳理和研究，最終形成剪刀類原創(chuàng)性展覽，通過扇分冊編撰形成工藝扇主題展，這些展覽形成的原始資料集中體現(xiàn)了博物館研究者的研究結(jié)晶，包含著許多重要有價值的信息，可以用來作為編研學術(shù)的材料，有較重要的學術(shù)價值

1.3 展覽檔案是博物館發(fā)展的見證

展覽檔案翔實記載了博物館舉辦展覽的整個歷程，也反映博物館的辦展水平。

2012年5月16日，“落紙云煙—當代書法百家扇面作品展”在杭州中國扇博物館開展。展覽甄選了101幅中國當代百位書法名家的扇面書法（?。┳髌?，正、草、隸、篆、行五類書體俱全。

翻開當年的展覽檔案：

開幕式現(xiàn)場主持稿、領(lǐng)導與書法家現(xiàn)場題字；各大媒體報道：《百家書法展開幕》（今日拱墅）、《百幅名家扇面書法今起展出》（錢江晚報）；電臺報道清單：浙江影視快樂一點通、杭州導視最憶是杭州、杭州1套新聞60分等；有扇面書法知識講座、“扇與書”知識問答等體驗活動資料；配套的展覽圖錄《落紙云煙——當代書法百家扇面作品集》等等。

此次展覽是杭州中國扇博物館“扇動風發(fā)”系列展繼成功舉辦“袖里翰香—明清精品扇展”、“澄懷博雅-民國精品成扇展”后，聯(lián)手杭州市書法家協(xié)會推出的又一次扇面藝術(shù)精品展，不僅擴大了博物館的知名度，也見證了博物館辦展業(yè)務能力的進一步提升。

1.4 展覽檔案對以后的展覽有借鑒作用

展覽檔案來源于展覽，同時它又服務于展覽工作，既可以為當前的展覽工作提供文件參考，也可以為今后的研究、展覽的總結(jié)和查找不足提供各種各樣的數(shù)據(jù)、圖表、實物、照片等豐富的材料。每年杭州工藝美術(shù)博物館都要針對自主策劃的臨時展覽進行觀眾訪談，從年齡、信息來源、參觀目的、總體評價、參與內(nèi)容、意見與建議等方面進行調(diào)查。

例如：2015年博物館“百兵君子—千年一脈的中國劍文化展”和“點蠟成紋—貴州蠟染藝術(shù)展”中的幾項調(diào)查：

從上看出，“參觀展覽”的觀眾比例大于“參與體驗活動”，由此可見，參觀展覽仍是觀眾來博物館的最主要的目的。從紀念品銷售方面分析，觀眾對配套紀念品感興趣度都不高，大多數(shù)觀眾認為出售的小紀念品價格較高，而對于一些愿意花貴價格買的紀念品，博物館的商品缺乏收藏價值，這也是博物館今后開發(fā)展覽配套文創(chuàng)產(chǎn)品的一個方向。

觀眾提的意見和建議，一是展覽展示形式的多樣性，有靜態(tài)展示，也希望有動態(tài)展示，如蠟染展，可以引進畫娘現(xiàn)場作畫，既是對展覽的補充說明，又能更直接的表達展覽想傳遞給觀眾的信息；二是臨展的講解服務，雖然博物館開設(shè)了微信導覽服務，但是受眾群局限，要加強臨展的宣講力度。

通過分析這些調(diào)查表，展覽策劃人員可以在舉辦下一個展覽時，哪些需要著力避免或調(diào)整，彌補不足，促使展覽水平不斷提高。

1.5 展覽檔案可以為博物館的考核評定等提供相關(guān)原始憑證材料

如2013年度、2014年度浙江省未定級國有博物館運行評估的申報，就有代表性原創(chuàng)臨時展覽內(nèi)容，包括展覽主題、基本內(nèi)容、展覽形式設(shè)計、輔助推廣活動等相關(guān)考評內(nèi)容；浙江省第九屆（2014年度）全省博物館陳列展覽精品評選申報中，我館“青出于藍——傳統(tǒng)藍印花布展”參評，上報了策劃展覽的相關(guān)材料并最終榮獲此次陳列展覽精品獎。

2 建博物館展覽檔案要把握三大特性

一是檔案的成套性。一個展覽就是一個獨立完整的項目，它的展覽檔案就是這個展覽從開始到結(jié)束的全部文件集合，根據(jù)展覽實施的階段，又可以將檔案區(qū)分為不同的階段，即展覽前、展覽中、展覽后的材料。一個展覽從醞釀到展出，都是一個完整有序的過程，產(chǎn)生文件材料具有一定的內(nèi)在聯(lián)系。

二是形成部門的廣泛性。舉辦展覽需要各個不同業(yè)務部門互相配合，除了展覽策劃部，還有綜合管理部、宣傳部門、安保部門、后勤部門以及與展覽密切聯(lián)系的外單位等。這樣一來，展覽檔案往往分散在各個業(yè)務部門甚至個人手中，這樣為收集工作帶來了一定難度。

三是種類和載體的多樣性。載體和記錄方式既有紙質(zhì)檔案，也有照片檔案；既有以文字、視頻、音頻為記錄手段的檔案，又有電子檔案；既有文書檔案，也有展覽工程施工檔案。文件來源不同，文件的尺寸和規(guī)模也不相同。

3 建展覽檔案的若干方法論

3.1 建立檔案管理體系，完善展覽檔案的常態(tài)管理

一是明確職責，落實責任。每次展覽，組建以分管領(lǐng)導為組長，各部門負責人任副組長的“展覽檔案管理小組”，積極落實展覽檔案管理的責任制，并將展覽檔案管理納入部門的年終考核中，使展覽檔案和展覽策劃同步進行；二是建立博物館檔案管理體系。每個部門都設(shè)立一名兼職檔案員，負責本部門文件材料臨時收集工作；同時以博物館綜合部為牽頭部門（檔案室歸屬綜合部），將博物館各部門負責人、部門兼職檔案員、與展覽相關(guān)的設(shè)計單位納入展覽檔案管理體系；三是積極開展各種檔案業(yè)務知識培訓。由于我館的檔案員大都是兼職，檔案專業(yè)技術(shù)知識薄弱，所以要求各部門兼職檔案員參加檔案上崗培訓、業(yè)務培訓、繼續(xù)教育培訓。綜合部每年舉辦檔案知識培訓，邀請專業(yè)人士來館授課，組織檔案人員到其他單位進行參觀學習，以提高實踐能力。

3.2 明確展覽檔案的歸檔范疇，確保展覽檔案的系統(tǒng)性

展覽檔案涉及的內(nèi)容繁雜，從分類來看，有基本陳列、臨時展覽、專題展覽、交流展覽等；從內(nèi)容上看，有歷史類、工藝美術(shù)類、紀念類、人文類、書畫類等。展覽檔案內(nèi)容應該涵蓋展出前、展出中、展出后的各種形式、介質(zhì)的資料、文字、圖片、聲像。主要包括：一是展覽立項過程中的方案、專家意見及論證后的修改意見、會議紀要、上報的審批材料等，這些清晰的反映出展覽選題的思路和過程；二是展出中的展覽大綱、展覽文本、藏品清單、講解稿、布、撤展方案、平面設(shè)計圖，這是展覽檔案重要組成部分；三是宣傳教育材料，如展覽宣傳通稿、媒體采訪報道、展出效果照片、音頻、視頻材料，根據(jù)展覽出版的展覽圖錄、展記、折頁，與展覽相關(guān)的各項活動內(nèi)容，如我館舉辦泥塑展時召開了專家研討會活動，還有開幕式資料、領(lǐng)導講話稿、重要領(lǐng)導或來賓的簽名薄，每年定期的觀眾調(diào)查問卷，對日后的展覽進行起到一定指導作用。四是各項合作展覽，與對方簽訂的意向書、協(xié)議書、有的需要施工的，施工協(xié)議書、與展覽有關(guān)的安全責任書；五是展覽的衍生品，是伴隨著展覽所開發(fā)出的產(chǎn)品。如我館2016年舉辦了泥塑展，配合泥塑展開發(fā)的半山泥貓、黑旋風李逵立體便簽夾、花梨木書簽、荷葉娃娃等，這些衍

生品通過融入泥塑的元素，對泥塑展進行了另一種詮釋，也要歸檔，可以通過照片記錄下這些與展覽相關(guān)的文創(chuàng)產(chǎn)品。

當然，檔案工作者要主動參與到展覽過程中，指導或協(xié)助各部門，爭取將與展覽有關(guān)的資料信息“一網(wǎng)打盡”，保證展覽檔案的系統(tǒng)性

3.3 做好及時收集和定期收集，確保展覽檔案的全面性

根據(jù)展覽檔案廣泛性的特點，可以多方面拓展展覽檔案的收集。

以杭州工藝美術(shù)博物館為例， 2016年舉辦的廣東粵繡展，此次展覽由全館各部門配合完成，比如展覽經(jīng)費請示上報由綜合管理部負責，展覽立項、展覽大綱、展覽文本、布、撤展方案等工作由展覽陳列部負責，安全保衛(wèi)工作由安全管理部負責，水電后勤由物業(yè)負責，宣傳報道、宣教方案由社會宣教部負責，其他如開幕式活動、展品運輸?shù)裙ぷ魃踔劣啥鄠€部門協(xié)同完成。這樣一來每個部門都有相關(guān)的文件材料。做好及時收集，就是要求所有臨時展覽形成的文件材料，各部門兼職檔案員在臨展結(jié)束后兩周之內(nèi)全部移交到展覽陳列部，由展覽陳列部門按照《臨時展覽歸檔文件目錄》進行暫時接收，對部門材料缺少的，退回要求重新收集。對收集齊全的展覽檔案，按照自主策劃展、合作展、對外交流展三類形成一個個臨時展覽案卷，且不予裝訂。到年底時統(tǒng)一移交檔案室；定期收集是碰到展覽跨度時間比較長（有的展覽橫跨兩年的），那么每隔一個固定時間，移交一批資料。如在展覽籌備階段結(jié)束后，相關(guān)的籌備資料立馬歸入臨時案卷，待整個展覽結(jié)束后，所有文件能夠完整的歸并在一起，解決了展覽文件資料分散保管的問題。

3.4 區(qū)分不同載體，確保展覽檔案的聯(lián)系性

對文字材料，應按統(tǒng)一規(guī)格裝訂；對照片分類排列，做好文字說明；對設(shè)計圖，可以裝訂縮印件；對光盤、錄音等，可以在檔案中注明清單和內(nèi)容簡介后進行專門的保管。不同載體可以區(qū)分保存，但要注意保持一個展覽的各類載體的有機聯(lián)系，使得不同載體檔案能夠相互參照。目前已經(jīng)進入了信息化時代，可以制定有效的計算機檢索體系，實現(xiàn)展覽檔案的實體分散和虛擬集中的管理模式。

4 展覽檔案的數(shù)字信息化建設(shè)和開發(fā)利用

4.1 加強展覽檔案信息化建設(shè)，是管理展覽檔案的一個趨勢

目前我館使用辦公自動化OA軟件，但沒有檔案管理功能，生存的電子文件無法有效保存歸檔，檔案查閱也靠傳統(tǒng)的手工操作，只能檢索題目，無法查閱全文，服務效率和服務水平相對較為低下，已經(jīng)不適應信息化時代的檔案管理工作。

為此，需要借助信息技術(shù)手段對展覽檔案的整理、移交、歸檔、統(tǒng)計、利用等過程進行信息化管理。將檔案管理系統(tǒng)納入單位信息化建設(shè)的目標，開發(fā)檔案管理軟件，建立相關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)。對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行整理、掃描、數(shù)據(jù)錄入，并將掃描資料和錄用信息導入到檔案管理信息系統(tǒng)；這個系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的OA辦公軟件集成融合，使得流轉(zhuǎn)在OA上的文件資料結(jié)束后，能夠自動歸檔。同時，充分利用辦公自動化，建立科學有效的檔案檢索工具，變封閉式管理為開放式管理，在設(shè)置相應信息系統(tǒng)管理權(quán)限情況下，對部門和個人開放，達到“一人管理、多人共享”的優(yōu)化模式，有效提高展覽檔案資源的利用率。

4.2 展覽檔案要注重它的開發(fā)利用

要重視展覽檔案的深層次轉(zhuǎn)化。根據(jù)博物館的發(fā)展，編研一些有價值的資料，如展覽圖錄，宣傳圖冊、展覽檔案的參考資料、著作。如杭州工藝美術(shù)博物館利用傘、刀劍、扇基本陳列展覽檔案，編寫了《守望運河》《天毓琳瑯》攝影宣傳圖冊，出版了《傘行天下》《刀劍（剪）春秋》《扇動風發(fā)》三本書，充分發(fā)揮了展覽檔案的價值，是對展覽檔案進行積極利用的體現(xiàn)；要開展展覽檔案數(shù)字化編研。在檔案管理系統(tǒng)中另辟一個展覽檔案編研平臺，網(wǎng)羅館藏展覽檔案之外與展覽專題內(nèi)容有關(guān)的各種信息，制作新穎、鮮活、富有表現(xiàn)力的多媒體檔案編研成果，并與博物館的門戶網(wǎng)站對接，在網(wǎng)站上開辟一個展覽檔案專欄，這樣一來突破了傳統(tǒng)意義上靜態(tài)、紙本化的編研模式，為公眾帶來了多樣化的體驗和精神熏陶。

5 結(jié)束語

檔案記載著豐富的信息，博物館展覽檔案記錄著博物館的成長歷史，科學規(guī)范的檔案管理可以使檔案的潛在價值發(fā)揮到最大化，這對于博物館可持續(xù)發(fā)展，無疑有著重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻

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