新時期加強醫院紙質檔案管理水平的思考

馮桂景

摘 要：新時期，加強醫院紙質檔案管理水平具有重要意義，能滿足使用需要、延長檔案使用壽命、提高醫院紙質檔案管理水平。但由于受到制度、人員、技術等因素制約，新時期醫院紙質檔案管理工作仍然存在不足，有必要采取改進和完善措施：提高紙質檔案保護意識、提升檔案管理人員素質、落實紙質檔案防護措施，并注重紙質檔案防災工作。

關鍵詞：醫院；紙質檔案管理；管理人員素質；防護措施

檔案管理是醫院日常管理工作中不可忽視的內容，對改進服務質量，推動醫院發展具有重要作用。紙質檔案是重要的檔案形式，對病例、人事、財物等信息有詳細和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項工作有效開展提供參考和依據。因此，為促進紙質檔案作用的充分發揮，健全完善管理規章制度，提高紙質檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責任心不強，制約紙質檔案管理水平提升，對醫院各項工作的開展也產生不利影響。為轉變這種情況，管理人員應該結合新形勢和新情況，健全制度措施，明確相關人員職責，促進醫院紙質檔案管理水平不斷提升。

1 新時期加強醫院紙質檔案管理水平的意義

紙質檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財務等內容，對醫院各項工作的有效開展具有積極作用。作為醫院檔案管理人員，應該充分認識紙質檔案管理的重要作用，結合新時期和新需要，將相關規范要求嚴格落實到位，促進醫院紙質檔案管理水平提升，也為醫院各項工作順利開展提供保障。

1.1 滿足使用需要

結合醫院新時期和新情況，采取措施加強紙質檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過程中，應該由管理人員對紙質檔案進行編號和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據需要進行查詢，滿足檔案管理需要，對推動醫院各項工作發展具有積極作用。

1.2 延長使用壽命

紙質檔案管理需要做好防水和防火災工作，并且重視防止鼠害的發生，保證檔案材料完整，質量狀況良好，延長使用壽命，為檔案資料使用創造條件。具體來說，在管理過程中，醫院應該加強檔案管理基礎設施建設，完善存儲柜和檔案室的各項基礎設施建設，確保室內溫度和濕度適宜。并重視醫院紙質檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進紙質檔案使用壽命延長，為各項工作開展創造便利。

1.3 提高管理水平

增強紙質檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫院檔案管理部門不可忽視的內容。具體來說，在醫院紙質檔案管理過程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責。加強紙質檔案資料存儲工作，為各項活動順利開展創造便利。同時還可以及時發現并處理存在的不足，彌補管理工作存在的缺陷，促進醫院紙質檔案管理效果提升。

2 新時期加強醫院紙質檔案管理水平的不足

雖然加強紙質檔案管理工作具有重要作用，但在醫院檔案管理的具體活動中，一些工作人員責任心不強，沒有嚴格落實紙質檔案管理的規章制度和相應的措施，影響紙質檔案管理水平提升和作用的充分發揮。具體來說，新時期醫院紙質檔案管理存在以下方面的缺陷。

2.1 檔案保護意識淡薄

忽視對紙質檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質檔案管理工作效率。相關領導和管理人員對紙質檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術等方面采取完善措施，不利于提升醫院紙質檔案管理效果。

2.2 管理人員素質較低

很多醫院檔案管理人員的年齡老化，結構不合理，專業技能偏低。在對紙質檔案進行管理的過程中，沿用傳統方式方法進行，難以全面提升管理工作效率。或者對檔案管理人員的管理和培訓存在不足，有效的教育學習活動缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。

2.3 檔案防護措施不足

在利用檔案的過程中，忽視采取措施對紙質檔案進行防護。翻閱和復印檔案資料時忽視加強管理，對紙質檔案造成一定損害，也容易降低紙質檔案的使用壽命。

2.4 紙質檔案防災不足

醫院紙質檔案的防災措施不到位，包括火災、鼠害等內容，要結合管理需要健全相關制度，推動紙質檔案防災工作效率提升。一些醫院缺乏紙質檔案管理的應急機制，一旦發生危害也難以及時處理，制約紙質檔案管理水平提升。

3 新時期加強醫院紙質檔案管理水平的對策

為有效應對實際工作存在的不足，提升醫院紙質檔案管理水平，結合新時期和新形勢，讓紙質檔案更好為醫院的各項工作服務，可以采取以下改進和完善措施。

3.1 提高紙質檔案保護意識

整個醫院范圍內要重視檔案管理宣傳工作，營造良好氛圍，激發管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項工作當中。管理人員是開展紙質檔案管理的首要因素，必須調動他們的主動性，滿懷熱情開展紙質檔案管理的各項工作。醫院在日常工作中要增進相互交流，明確紙質檔案管理的重要性，潛移默化增強檔案管理人員綜合素質，培養良好的職業道德，增強檔案管理的責任意識，有效規范檔案管理各項工作。

3.2 提升檔案管理人員素質

醫院要注重引進專業基礎扎實、綜合水平高、檔案管理技能強的管理人員，充實醫院紙質檔案管理工作隊伍，有效規范各項活動。構建完善的紙質檔案管理人員培訓制度，采用現場授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓活動的實效性。進而增進相互聯系，激發檔案管理人員的主動學習意識，增強責任心和管理技能，有效適應紙質檔案管理工作需要，也為醫院各項工作的有效開展創造條件。

3.3 落實紙質檔案防護措施

管理人員要加強紙質檔案的防護工作，確保紙質檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作，確保庫房處于適宜的溫度和濕度，并且庫房還要具有良好的關照和通風條件，確保紙質檔案存放環境良好，延長紙質檔案使用壽命，最大限度降低紙質檔案發生病害的可能，促進紙質檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施，防止陽光直射，重視庫房日常清潔和消毒工作，并且對出現的問題及時清除和處理，有效提升紙質檔案管理水平。

3.4 注重紙質檔案防災工作

增強管理人員有效應對紙質檔案管理突發事件的能力，重視紙質檔案防災工作，促進工作水平提升。根據醫院檔案管理需要，嚴格落實各項規定和制度措施，建立安全事故應急處理機制，提高紙質檔案防火、防潮、防鼠害、防地質災害等各項工作技能。重視實現演戲和訓練，定期對檔案管理人員開展培訓活動，促進工作人員綜合技能提升。這樣即使當突發事件來臨時，管理人員能夠明確自己應該怎樣做，有效撤離和保護紙質檔案，盡量避免不必要的損失出現。

4 結束語

醫院檔案管理工作中，紙質檔案管理是不可忽視的內容，也是管理人員必須重視的問題。作為醫院檔案管理人員，日常工作中應該結合紙質檔案管理需要，認識加強紙質檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規范醫院紙質檔案管理的各項工作，進一步提升紙質檔案管理水平，為醫院各項工作有效開展創造便利。

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