如何加強(qiáng)社會福利機(jī)構(gòu)的檔案管理

王巧妮

摘 要：為了更好地服務(wù)社會各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步、發(fā)展，加強(qiáng)社會福利檔案工作尤為重要。本文即分析了當(dāng)前社會福利機(jī)構(gòu)的檔案管理存在的問題，然后詳細(xì)闡述了加強(qiáng)社會福利機(jī)構(gòu)的檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：社會福利機(jī)構(gòu)；檔案管理；收集；電子檔案；開發(fā)

1 概述

近年來，社會福利社會化不斷深入，各級民政部門加大了對作為社會福利事業(yè)發(fā)展的重要載體的社會福利機(jī)構(gòu)建設(shè)的指導(dǎo)。2013年《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》、《兒童福利機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》、《精神衛(wèi)生社會福利機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》等三個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)陸續(xù)發(fā)布，更進(jìn)一步規(guī)范了社會福利機(jī)構(gòu)的管理，“三個(gè)規(guī)范”第一次對機(jī)構(gòu)建立檔案提出了要求。社會福利機(jī)構(gòu)形成的檔案記錄了社會福利機(jī)構(gòu)建設(shè)、運(yùn)營、管理、收養(yǎng)人員、從業(yè)人員等基本情況，關(guān)系到社會福利機(jī)構(gòu)管理的各個(gè)方面以及老年人、兒童、殘疾人等服務(wù)對象的基本權(quán)益。但多年來，社會福利機(jī)構(gòu)檔案管理基本上是一片空白，當(dāng)前，社會福利機(jī)構(gòu)如何有效地開展檔案工作，更好地為社會福利機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作服務(wù)，促進(jìn)社會福利機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，是當(dāng)前面臨的一個(gè)重要任務(wù)。

2 當(dāng)前社會福利機(jī)構(gòu)的檔案管理存在的問題

（一）檔案資源管理有待規(guī)范

由于缺少全國統(tǒng)一的社會福利機(jī)構(gòu)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，致使實(shí)際工作中各

機(jī)構(gòu)各種文件的保存方式、保存時(shí)間等都不一樣。由于沒有明確的分類方案，致使現(xiàn)有一些文件是歸入文書檔案還是歸入專業(yè)檔案里，在實(shí)際工作中無法確定。目前絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)檔案工作都是在摸索中進(jìn)行。

（二）檔案工作發(fā)展不均衡，檔案人員業(yè)務(wù)能力偏低

數(shù)據(jù)顯示只有12%的機(jī)構(gòu)有專職從事檔案工作的人員，且一般是精療機(jī)構(gòu)，精療機(jī)構(gòu)一般都是醫(yī)養(yǎng)結(jié)合的單位，基本都參加了衛(wèi)生系統(tǒng)的管理考評，中、高級專業(yè)技術(shù)人員相對較多，接受檔案知識能力較強(qiáng)，檔案人員素質(zhì)相對較高，檔案工作整體水平普遍較高，而其他機(jī)構(gòu)檔案工作則相對較弱。

（三）檔案保管裝具和設(shè)施落后，保管條件差

受條件制約，很少有機(jī)構(gòu)檔案集中保存在專門的檔案室，其他機(jī)構(gòu)均放在各業(yè)務(wù)部門，各自為政現(xiàn)象比較普遍。檔案有的裝訂有的不裝訂，也沒有按順序排列，零散地裝入文件盒或文件夾里，與辦公文件放在一起管理。辦公室不具備檔案的保管條件，存在一定的安全隱患。

3 加強(qiáng)社會福利機(jī)構(gòu)的檔案管理措施

（一）整合資源，全面收集檔案資料

對于福利機(jī)構(gòu)人員中涉及的各類社會福利檔案資料，機(jī)構(gòu)管理人員要按照一定的規(guī)則進(jìn)行初步的篩選、整理和收集。例如，根據(jù)老人身體狀況按照生活能夠自理、基本能夠自理、部分自理（半失能）和完全不能自理（失能）進(jìn)行分類，將取得的資料進(jìn)行逐項(xiàng)整理，盡可能全面地將前述檔案內(nèi)容，收集到個(gè)人檔案。對于已經(jīng)有的資料應(yīng)該進(jìn)行合并，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)的冗余，帶來查找、整理的不便。無論是紙質(zhì)的還是電子文件的檔案，都應(yīng)該做到逐字逐句地認(rèn)真填寫和錄入，保障錄入的真實(shí)性、安全性、完整性。

（二）集中專人管理檔案資料

入住福利機(jī)構(gòu)的“三無”人員、“五保”供養(yǎng)人員，檔案內(nèi)容應(yīng)該有身份證、戶口本、學(xué)歷、就業(yè)、失業(yè)、婚姻、家庭關(guān)系、房產(chǎn)、醫(yī)保、社保、低保、病歷資料、個(gè)人檔案資料、社區(qū)證明、入院申請、審批文件、調(diào)查資料等內(nèi)容。入住福利機(jī)構(gòu)的療養(yǎng)人員，檔案內(nèi)容應(yīng)該有原住院的出院證、重大疾病檢查報(bào)告、入院前體檢報(bào)告、入院申請、身份證、戶口本、退休證、婚姻、家庭關(guān)系、子女情況、家庭住址、聯(lián)系電話、監(jiān)護(hù)人（聯(lián)系人）、入院協(xié)議等內(nèi)容。要一人一卷的歸檔，入院后的重大疾病、診斷報(bào)告、照光照片報(bào)告、出院證明等應(yīng)及時(shí)收集裝入個(gè)人檔案，做到所有檔案資料集中管理，不得分散、多頭管理；必須專人管理，不得各自為政、多人分管。歸檔應(yīng)該嚴(yán)格按照歸檔制度進(jìn)行，做到及時(shí)收集，及時(shí)歸檔。保證檔案不流失、不散失，確保檔案的齊全完整。

（三）重視紙質(zhì)和電子文件檔案的管理

1、紙質(zhì)檔案庫存管理

福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為檔案管理工作營造良好的環(huán)境，首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要有符合規(guī)范要求的檔案室。檔案室應(yīng)按規(guī)定安裝鐵門、鐵窗、窗簾等防護(hù)措施，購置滅火器、計(jì)算機(jī)、交換機(jī)等管理設(shè)備。其次應(yīng)當(dāng)注意防潮、防塵、防光、防盜、防鼠、防蟲、防火等事項(xiàng)。為檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件，達(dá)到安全、保密、利用方便的要求。最后要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，使檔案工作適應(yīng)新時(shí)期建設(shè)的需要。從基礎(chǔ)工作就認(rèn)真落實(shí)，加強(qiáng)文書檔案整理方法的改革，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理的要求。更要嚴(yán)格保護(hù)，嚴(yán)格避免丟失、損毀檔案，保證檔案的完整可讀性。對于一些已經(jīng)失去效力的檔案應(yīng)該做到及時(shí)清理、銷毀。

2、電子數(shù)據(jù)庫的維護(hù)管理

隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、人們思想意識和思想水平的不斷提高，人們對于新事物、新方法的接受程度和接受能力越來越強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)科技所引發(fā)的信息時(shí)代的高速發(fā)展，促使越來越多的項(xiàng)目、越來越多的產(chǎn)業(yè)將科技信息化納入到其自身生產(chǎn)發(fā)展以及經(jīng)營的過程當(dāng)中，力求實(shí)現(xiàn)效率的提升和管理的愈發(fā)便捷。在這樣一種信息化進(jìn)程快速推進(jìn)的局面之下，加強(qiáng)社會福利檔案管理工作的信息化進(jìn)程就成為一種全新的趨勢，其不僅有助于管理人員化繁為簡，將冗雜的紙質(zhì)信息檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，方便檢索和調(diào)閱，更有助于在網(wǎng)絡(luò)信息化這樣一個(gè)宏觀立體的大平臺上推動全網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的資源共享，實(shí)現(xiàn)辦事效率最優(yōu)化。

要管理好電子數(shù)據(jù)庫，首先就需要建立良好的計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境。布置性能穩(wěn)定的服務(wù)器與管理計(jì)算機(jī)，保證有工作人員對服務(wù)器進(jìn)行監(jiān)控。其次，數(shù)據(jù)庫需要定期進(jìn)行資源的整理，需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，剔除一些冗余的信息，保證良好的運(yùn)行查詢速度，另外還需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)的安全。最后，應(yīng)當(dāng)建立起網(wǎng)絡(luò)保護(hù)機(jī)制，保護(hù)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)不受入侵，避免數(shù)據(jù)丟失。

（四）深度開發(fā)和利用社會福利檔案隱性價(jià)值

對于社會福利檔案隱性價(jià)值的開發(fā)與利用，不僅有助于為廣大政府部門出臺政策和方案提供強(qiáng)有力的參考依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)能為廣大領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策的制定提供一定的理論支持。伴隨著檔案管理信息化進(jìn)程的加快，越來越多的社會普通民眾可以利用相關(guān)單位的綜合網(wǎng)絡(luò)平臺瀏覽最新的社會福利政策，利用平臺對話的服務(wù)功能向政府及相關(guān)部門做好適時(shí)反饋工作，相關(guān)部門同樣可以借助這樣的平臺將民眾心聲進(jìn)行匯總整理，及時(shí)反饋，以便于圍繞民眾所需，及時(shí)做出調(diào)整和改革，從而更好地為廣大民眾服務(wù)。

（五）重視檔案開放工作，注意潛在的風(fēng)險(xiǎn)

從密切社會福利檔案管理安全性角度看，社會福利檔案資源的高利用率并非意味著對檔案資源不加篩選、區(qū)分地全部加以開放利用，所以，應(yīng)注重對“秘密、機(jī)密、絕密”類檔案資源的妥善保管，避免泄密。基于此種情況，在社會福利檔案資源實(shí)現(xiàn)最大化利用過程中，提升檔案資源的信息安全性，規(guī)避潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以免檔案資源因被不當(dāng)利用而為國家、集體、公眾帶來損失，是信息技術(shù)時(shí)代每一位社會福利檔案管理從業(yè)者應(yīng)思考的問題。

4 結(jié)語

綜上，社會福利檔案管理人員必須充分意識到工作對于維系社會民眾切身利益的重要性，以及其充分發(fā)揮國家社會公共服務(wù)職能，對于推動和諧社會建設(shè)的積極意義。管理人員更要認(rèn)真履行職責(zé)，精心指導(dǎo)、幫助，促進(jìn)福利機(jī)構(gòu)的民生檔案有序推進(jìn)，規(guī)范運(yùn)作。

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