檔案管理二三事

葛雪梅

十多年的檔案管理工作經歷讓我深切體會到，做好檔案工作，檔案責任意識非常重要。登記、整理、保管檔案材料，看似簡單普通的工作，但要做好卻并不容易。雖然如今離開了檔案工作崗位，但多年的檔案秘書工作養成了我細致嚴謹的工作作風。看著櫥柜分門別類、編號明了的材料，不禁想起從事檔案工作時的幾次尷尬和臉紅。

1 未及時上報領導的明文電報

有年夏天，市里某著名企業家去世，市政府給各單位發了明文電報《訃告》，第二天上午開追悼會，一時人人都在談論該企業家的去世對全市的經濟影響。我心里想人人都知道的事情，而且是市里的大事，校領導肯定是知道的，加上領導當天外出開會未在校，自以為是的心理導致我未打電話向領導匯報此事。第二天早上七點鐘未到接到領導電話：“小葛，有沒有接到市里關于某某同志追悼會的通知啊？”我在電話這頭驚出一身冷汗，未向領導報告已是錯誤，而頭天未仔細閱讀明電內容更讓我說不清楚到底幾點開會。只能告訴領導我現在就去學校查看，等我冒著大雨趕到學校門口，看到領導的車慢慢駛出校門。看著遠去的汽車，心里滿是對自己工作不負責任的譴責，未電話報告已是錯，連電文核心內容都說不清楚。雖然之后領導并未批評我，但這件事給我留下深刻印象，很多年過去仍會經常想起，時時警醒我。

2 沒有記錄結果的教學競賽

有一天領導吩咐我說：“你幫我查一下去年主體班教學競賽獲獎的名單，報給我。”結果我翻查了頭年所有的檔案資料，并沒有關于教學競賽的任何結果記錄。我只好找到當時承辦教學競賽的職能處室，但職能處室回憶說競賽結束后，只將競賽結果當場在會上宣讀，發了獎勵證書，并未發正式文件。我只好請職能處室和一些參加教學競賽的老師回憶整理了一份并不確定的名單。拿著這份名單如實向領導匯報，領導說：“學校這么大的活動，檔案怎么會沒有記錄？”

3 “遺失了”的編號文件

保密局要求上交上年度下發的編號文件，我對照文件數量和文號，發現差了一份，開始并未著急，以為夾在哪里了。但當我將所有資料整理了兩遍后仍未見文件蹤影時我心慌了，雖然不是密級文件，但普通編號文件也是要一頁不差的回收的。我發動辦公室所有同志幫忙查找這份文件，并詢問了大部分閱過或有可能利用留存文件的領導，但并無結果。我從心慌變成了深刻地擔憂，不光自己會受處分，還會連累學校受批評，丟了學校的臉面。最終這份文件找到了，是分管領導將這份文件單獨拿下看了，歸還時由于我不在就交給了辦公室主任保管，辦公室主任覺得文件重要就給鎖進了鐵皮柜，由于工作忙又忘了這檔事，后來無意開柜發現了這份遺失了的文件，但這時已經過了文件回收期限很久了。

經過幾次“事件”后，我才真正認識到檔案整理工作的重要性，也清楚意識到，認真嚴謹的工作態度、良好的檔案整理習慣會讓我在文書崗位上更加從容和穩當。我也漸漸在日常工作中思考和創新出一些檔案工作的方法。

一是全面、詳細記錄每一份文件處理的進程和結果，特別記錄領導會議日程和活動安排。對于一般普發性文件在領導閱后歸檔，對于領導簽署閱辦意見的文件盡快送達相關處室辦理并及時記錄領導要求、送達時間和要求結辦期限，在期限前未辦結的，及時下達《文件催辦單》，記錄辦理結果和未及時辦理原因，以備向領導匯報和領導的詢問。特別是關于領導的會議和活動安排，單獨記錄，上級要求的會議和活動經常時間和地點會有變更，有時時間安排上還會有重疊，這就需要我們事先與相關部門溝通了解清楚再匯報相關領導，并在會議或活動之前再次提醒領導。

二是及時關注學校的大事及職能處室的活動。學校有年度計劃，也有月、周工作安排，及時跟蹤學校的大事和重點處室職能處室的重大活動或親自參與活動，收集資料，如活動通知、議程安排、結果等等，發現資料有不完整的及時讓其補充完整，以便今后借鑒和參考。養成記錄大事的習慣，簡短記錄事件的時間、地點、參與人員、過程，年底整理成學校大事記。

三是收集和保存好與領導相關的資料和信息。檔案收集范圍要求之內的資料文件我們很容易做到完整歸檔，但實際工作中有很多我們會用到的資料和信息不在檔案保管范圍內。如領導在公文上的批示或領導正式簽發的文件往往能夠很好地歸檔保存，但領導的一些非正式的書寫資料如領導親自起草的文件稿及修改稿往往就會忽略保存。這些體現著領導的工作思路和思想觀點，也反映領導的語言風格和內容邏輯，對辦公室秘書日后起草文件和領導講話稿都有著極大的參考作用。再如領導親自填寫的各種表格，很有必要復印留存。比如領導參加某某協會、研究會等相關信息、領導收到的邀請函、賀信、獎勵證書、領導個人訂閱的報刊雜志回執等都應復印妥善保存，以備下次填表時參考。

四是定期對檔案資料進行系統整理。資料管理混亂就會出現“用時找不著，不用時不經意間冒出來”的情況。我把大文件柜分小格，將文件分類歸放，普通傳閱文件歸一格，與學校工作關系密切的上級來文如市委辦、組織部、宣傳部的需貫徹執行的文件單獨分格，領導批示需承辦的歸一格，領導相關的信息材料歸一格，并大致貼上類別名稱，方便查找和利用。每兩個月對文件進行一次整理，傳閱完畢承辦結束的文件重新處理和歸類，年底再進行一次系統地整理；領導的信息資料通常一年整理一次，形成紙質檔和電子目錄檔。