檔案工作標準之我見

王建華

摘 要：本文解釋檔案工作標準的涵義，明確檔案的種類、屬性與作用，最后總結了制定檔案工作標準的原則、要求、方法。

關鍵詞：檔案工作標準；檔案工作標準化；強制性標準；推薦性標準

檔案工作標準，是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱；它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。就本質而言，檔案工作標準是一種“統一規定”，是各有關方面需要“共同遵守”的行為準則和依據。

1 檔案工作標準的具體表現形式

檔案工作標準的具體表現形式是各種相關的標準文件，是指按照規定的工作程序制定，經公認權威機構批準的一整套在文件與檔案工作范圍內必須執行的規格、規則、技術要求等規范性文件。檔案工作標準按照標準的性質可分為管理標準和技術標準，目前我國及國際檔案工作組織制定的標準大多數屬于技術標準。按照標準的實際法定效力，可以分為強制性標準和推薦性標準。強制性標準是指保障國家檔案財富安全的標準和國家通過法律、行政法規規定強制執行的標準；其他標準均為推薦性標。國家檔案局將全部檔案工作的國家標準和行業標準界定為推薦性標準，并規定今后通過全國檔案經技術委員會審查上報的檔案工作標準都作為推薦性標準。按照標準的相關程度可以分為正式標準和參照標準。正式標準是指檔案工作標準中同檔案、檔案管理直接相關的標準，如通過全國檔案工作標準化委員會會審上報，并得到批準的各種檔案工作標準；國際檔案工作組織制定的檔案工作標準等。參照標準是指由于目前尚無正式的檔案工作標準可循，而不得不借鑒的其他行業制定的相關工作。按照標準的適用范圍，可以將其劃分為國際標準、區域性標準、國家標準、專業或行業標準、企業標準等。國際標準，是指經過國際上的權威性組織制定，在國際上得到承認和通過的標準。這些標準的制定，為各國檔案著錄工作的標準化提供了基本的行為規范；區域性標準，也稱“國際區域性標準”，是指只適用于世界某一區域的、經過世界區域性標準化組織通過的標準；國家標準，是指對全國經濟、技術發展有重大意義，必須在全國范圍內統一的標準；專業標準，是指由專業主管部門批準、發布，在該部門范圍內統一的標準。這種標準在一個特定的行業范圍內也具有一定的約束力；企業標準，是指在企業內部遵守的技術。各企業在檔案工作方面，也可以依據國際標準、國家標準、專業標準，制定水平更高的企業檔案管理標準和技術標準。

2 檔案工作標準的特征

檔案工作標準同其他社會行業所的工作標準一樣均具有以下幾方面的特征：標準的制定與審核或批準等工作程序，都有專門的規定；標準都有固定的代號，格式整齊劃一；檔案工作標準是從事文件管理和檔案管理的共同依據，在一定條件下具有法律效力，并且具有一定的行為約束力；檔案工作標準的時效性較強，它是以某個歷史階段的檔案工作實踐水平為基礎的，所以，一般都同當時的最先進的技術和管理方式存在一定的距離，隨著檔案工作實踐的發展和新技術、新方法的采用，標準需要不斷地進行修訂、補充、替代或廢止；標準內容有相對專一性，一個檔案工作標準一般只解決一個實踐性的問題，文字要求準確簡練；標準依據其不同的種類和級別在不同的范圍內貫徹執行，具有較強的可操作性。檔案工作標準具有十分重要的作用：首先是協調作用，因為檔案工作標準的對象具有重復性和多樣性的特征，所以，為了使某一方面的工作在整體上先進、合理和可行，就必須以所制定的有關標準和法規等為依據，進行相應的規范控制；其次是簡化作用，采用文檔一體化管理模式之后，對于過去文件管理與檔案管理分開進行時的一些重復性的工作內容，可以通過制定相關的管理標準，簡化其中多余的、重復的、低功能的工作環節，從而使文檔一體化管理系統的整體功能得到提高，性能得到改善和優化；再次是統一與優選作用，采用檔案工作標準，可以對文件與檔案工作領域同一性質對象的兩種以上的概念表達方式、技術指標、工作流程、工作方式，通過選優，確定一種或幾種較為科學、先進、合理的方式、指標、流程等，從而使整個檔案工作的效率得到提高。

3 制定檔案工作標準的原則

制定檔案工作標準應遵循下述幾項原則：統一性原則。在檔案工作標準體系內，必須確保每一項標準的內容前后協調一致，同時又要保證各項相關標準之間在內容與技術方面的協調一致。只有這樣，才能有效地維護檔案工作標準體系的系統性及與其他相關標準間的一致性；優化原則。檔案工作標準體系內的每項具體標準，其內容必須反映優化了的技術、工作程序與組織程序，必須高于具體的一般性的管理工作的操作內容，具有一定的技術與管理的先進性；適時性原則。標準化是一項政策性很強的工作，標準本身雖好，如不適時付諸實踐，也無濟于事。因此，檔案工作標準體系的建設必須依據檔案工作實際發展的需要和客觀的可能性，適時制定有關標準，體現出檔案工作現代化建設的有序性；繼承性原則。在進行檔案工作標準體系建設過程中，有關方面必須注意能在一定時空范圍內保持相對的穩定性。不能孤立地考慮標準的科學性與先進性，而忽視其穩定性和繼承性，否則易引起實際工作的混亂。同時，制定與實施檔案工作標準，應充分考慮檔案工作原有基礎，如果標準的規定事項同實際工作的技術水平和管理水平差距過大，那么，在實際工作中這類標準就難以貫徹實施，起不到提高工作水平和管理效益的作用。

4 檔案工作標準的要求

檔案工作標準的制定同其他工作領域的標準制定工作一樣，都應當遵守如下幾點基本要求：第一，標準的編寫應注意貫徹國家法令并與有關標準相協調。制定檔案工作標準應當自覺遵守國家的檔案法律、法規、行政規章等法律規范的相關規定，并且注意與同級有關標準相協調，下級檔案工作標準不得與上級檔案工作標準相抵觸；第二，文字表達準確、簡明。檔案工作標準化文件中的文字表達應當做到準確、簡明、通俗易懂、邏輯嚴謹，避免產生不易理解或有不同理解之處。宜用文字的用文字，宜用圖表的用圖表；第三，技術內容應當正確無誤。檔案工作標準中的圖樣、表格、數值、公式、化學分子式和其他技術內容都應做到正確無誤；第四，術語、符號、代號應統一；第五，編排格式和細則應當符合規定。檔案工作標準的構成、內容編排、層次劃分及其編號、編寫細則應當符合《標準化工作導則標準編寫的基本規定》的要求。

檔案工作標準體系是由若干檔案工作標準和業務技術準構成的互有、互相制約的一個動態性、指導文件整體。這個體系的基本結構和內容包括：檔案工作標準化的整體設計、目標、范圍、內容，制定標準的程序、方法，組織領導，分工協作及各項工作之間的關系等。其中，基礎標準是指對檔案工作標準化具有指導作用、并在制定標準時廣泛應用的標準。包括檔案專業基本術語標準；檔案館代碼編制標準；檔案各類劃分標準；檔案計量單位標準；檔案統計工作標準。業務技術標準，是指專門對某一方面的檔案管理對象所制定的檔案工作標準。包括檔案收集標準；檔案整理標準；檔案編目與檢索標準；檔案統計標準；檔案鑒定標準；檔案保管與保護標準等。檔案工作標準的實施必須堅持全面、系統的指導思想，還要依靠有關方面的努力才能順利實施。在實施過程中，應當定期對有關新、舊標準的科學性、合理性的討論與研究工作，以研促建，不斷提高我國檔案工作標準的制定水平。

參考文獻

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