淺析如何做好基建檔案管理工作

周志慧

摘 要：基建檔案記錄了工程建設過程的每一個環(huán)節(jié)，是建筑物化技術和工藝的客觀反映。本文主要分析了我國基建企業(yè)基建檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，并針對這些問題給出了一些具體的意見和對策。

關鍵字：基建；基建檔案；問題；建議

1 引言

基建檔案是基建工作的重要部分、建設離不開基建檔案，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發(fā)展的重要基礎和依據(jù)、一份好的基建檔案幾乎涵蓋了項目工程的立項、可行性研究、計劃、施工圖設計、招投標、施工及管理、竣工驗收等一系列固有的基建程序；它深刻地揭示了工程實施中每一個環(huán)節(jié)的實際狀況；詳實地反映了工程項目建設的全過程因此，在基建工作中一定要充分認識到基建檔案的重要意義，重視每一項工程的基建檔案工作，從建與管兩方面入手.認真抓好基建檔案工作。

2 基建檔案管理現(xiàn)狀

目前，在人們的意識中對基礎設施的建設比較重視，往往忽略在建設過程中積累的文字資料。基建檔案的價值主要體現(xiàn)在基礎設施的擴建、維護及建筑物的翻新改造等方而，在短期內(nèi)不能體現(xiàn)其經(jīng)濟價值，從而導致對基建檔案的重視程度不夠，這也導致了基建檔案管理的需要問題。

3 基建檔案管理部門工作中存在的問題

3.1 缺乏有效的約束機制

在基建檔案管理工作中缺乏嚴格的約束機制和調(diào)控手段，導致檔案工作不實。基建檔案在工程施工的前期就開始形成，在工程進程的每個階段都有相關的文件材料產(chǎn)生，而各個時期所形成的文件材料可能分散在各項目負責人的手中，為了個人使用方便，大多數(shù)人將所掌管的項目材料自己保存。由于對基建檔案的重視度不夠，隨著時間的推移，工程的推進，有些文件材料就會丟失。

3.2 對基建檔案管理工作不夠重視

雖然基建對于基建檔案管理投入了人力、物力、財力，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，單位領導對于基建檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了基建檔案室，但是也只是流于形式。施工單位也沒有設立專門的機構來做基建檔案的管理工作，更沒有完整的規(guī)章制度來保護和做好基建檔案工作，導致基建檔案的歸檔內(nèi)容含糊不清，建檔程序不規(guī)范，不合理，分類不科學。

3.3 基建檔案管理人員素質(zhì)不高

在基建檔案管理人員你的選擇上，管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒有一技之長、非醫(yī)療專業(yè)、文化程度不高的人員安排在基建檔案管理工作上去，他們認為基建檔案管理工作比較簡單，不需要太多的專業(yè)知識。但是在實際的工作中，基建檔案管理工作比較繁瑣，有時還要利用計算機去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求基建檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業(yè)知識。但是現(xiàn)有的基建檔案管理人員往往都是一些非專業(yè)的人員，不能很好的勝任這個工作。

3.4 基建檔案管理人員工作積極性不高

在現(xiàn)有階段，基建檔案管理工作得不到重視，加之基建檔案管理工作相比其他部門不容易出成績，沒有很大的晉升空間，他們?nèi)宋⒀暂p，說話不夠分量，都是一些默默無名的工作者，想通過堅守崗位、盡職盡責來獲得晉升好比就是一種奢望。基建檔案管理工作人員長期要面對這些繁瑣、任務重、復雜的工作，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。

3.5 基建檔案管理制度不健全

基建檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達到規(guī)范的程度，基建檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，基建檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用基建檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響基建檔案的使用效率。

3.6 基建檔案信息化管理水平低

目前基建檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求，查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲設備的現(xiàn)代化管理手段，很多聲音和視頻資料因為缺乏保存的條件而被舍棄，從而影響了基建檔案的完整性。

4 對基建存在問題的對策建議

4.1 提高基建檔案工作認識

一項工作能否順利開展與領導層的重視程度密切相關。因此，的領導應該更加重視基建檔案管理工作，給予財政支持和人力支持，必須的時候提供軟硬件的支持。基建的基建檔案管理工作的是一項非常重要的工作，它是對過去工作的記錄和反映，以供人們查詢、參考、利用。是以后工作得以順利開展的強大支撐。為了提高的工作質(zhì)量，就必須重視基建檔案管理工作，以網(wǎng)絡建設為主題思想，創(chuàng)建一個有序、簡便的工作環(huán)境。

4.2 建立科學合理的基建檔案管理體系

基建的工作信息量大、還有大量的預防、監(jiān)測記錄、實驗數(shù)據(jù)等等。工作繁瑣，所以必須要建立科學合理的基建檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高基建檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，基建檔案員要按嚴格的程序和規(guī)范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據(jù)可查。

4.3 加強基建檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

基建檔案員大多數(shù)是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業(yè)務，缺乏相應的專業(yè)知識，因此，加強基建檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對基建檔案員要定期培訓，提高他們的專業(yè)知識和對基建檔案工作的認識，并進行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，基建檔案管理人員還要學會基建檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發(fā)展，基建檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，基建檔案員要不斷提升自己的業(yè)務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高工做的服務質(zhì)量。

4.4 實施績效考核，促進基建檔案發(fā)展

績效考核是一種有效的激勵手段，建立科學合理的績效考核體系有利于提升基建檔案員的工作積極性，還能引起領導層的重視，建立獎罰分明和晉升制度，可以讓基建檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動的完成繁瑣、復雜的基建檔案工作。通過對基建檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會實現(xiàn)基建檔案管理的科學化和規(guī)范化。

4.5 加強基建檔案的信息化建設

基建檔案的數(shù)字信息化建設主要有以下三個方面。一是竣工材料數(shù)字化。作為基建檔案中利用率最高、價值最大的材料應首先對其進行數(shù)字化。二是數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設。檔案數(shù)字化處理除能提高檔案材料的永久性外，還能提高檔案的查詢率和有效性，更加快捷的提供檔案服務。三是遠程數(shù)字化查檔系統(tǒng)的建設。在信息化時代，高效快捷成為主要特征，基建檔案信息化，可以進行統(tǒng)一管理和查詢服務，建立基于WEB數(shù)字化平臺，必將成為檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢，為用戶提供更好、更快捷的檔案服務。

5 結語

基建的基建檔案管理工作是一項非常重要的工作，它的順利開展有利于推動基建單位工作的順利進行。提高對基建檔案工作的認識、基建檔案員的素質(zhì)，并建立科學合理的基建檔案管理體系，實施績效考核都是提升基建檔案管理工作的有效手段，搞好基建的基建檔案管理，對基建自身的建設與發(fā)展有著重要意義。

參考文獻

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