試論如何做好實物檔案整理工作

王明惠+秦毅+王猛

摘 要：檔案整理是檔案管理工作的重要一個環節，尤其是對實物檔案而言，實物檔案整理工作至關重要，做好實物檔案整理工作可以更好地發揮這些實物的作用，推動企業更好地發展。本文就如何做好實物檔案整理工作進行了相關的分析。

關鍵詞：實物檔案；整理

實物檔案是企業檔案全宗的重要組成部分，對企業自身的發展有著重大影響。實物檔案具有保存價值和激勵作用，可以激勵企業朝著更好的目標奮進。然而實物檔案有著種類多的特點，整理、分類難度較大，開發、保管任務較重，容易造成實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節的現象，從而不利于企業自身的發展。隨著社會的快速發展，對企業檔案管理工作要求也越來越高。實物檔案作為企業檔案管理的重要內容，在當前社會發展形勢下，加強實物檔案整理是提高檔案工作管理水平的當務之急。

1 實物檔案整理的重要性

所謂實物檔案是指記錄和反應本企業有關生產、基建、科研技術、經濟管理以及各項工作中形成的獎杯、獎狀、獎牌、證書等。在現代社會里，實物檔案的作用越來越突出，加強實物檔案整理可以維護實物檔案的完整性，發揮實物檔案的作用。然而許多電力企業還沒有認識到實物檔案整理的重要性，許多實物檔案都是隨意的擺放，沒有做好相關整理工作，使得許多實物檔案發生霉變、蟲蛀、字體脫落等問題，如國家頒給企業的證書，這種實物檔案是對企業在發展過程中所做出貢獻的最大肯定，也是企業引以為傲的資本，如果企業疏于整理，證書很有可能就會發生霉變，從而使得證實失去其完整性，難以發揮出應有的作用，這對企業而言也將是一大損失。實物檔案對企業業績的一種肯定，代表了企業的一種價值取向，有著良好的激勵作用和查考利用價值，是文書檔案的重要補充。企業應當認識加強實物檔案整理，確保實物檔案的完整性，從而更好地發揮實物檔案的作用，激烈企業更好的發展。

2 如何做好實物檔案整理工作

2.1 實物檔案的分類

在實物檔案整理工作中，檔案的分類是一道工作的工序，要想確保實物檔案的完整性，要求檔案工作人員要積極地做好實物檔案分類。在分類時，工作人員應當按照實物檔案的內容、形式特征、獲得時間等有類比類的進行分類保存。如，工作人員在整理過程中，可以按照實物檔案管理的基本規律和要求，采取年度、保管期限等分類方法對實物檔案進行分類管理，如年度分類以年份來對實物檔案進行分類，同一年，將本企業獲得的證書、獎牌、獎狀、錦旗等分類擺放，避免同類實物檔案的分散，方便實物檔案的查考和利用。

2.2 實物檔案的排列

實物檔案的排列就是按照一定的原則和方法來對實物檔案進行先后次序的排列。通過實物檔案的排列，進一步增強實物檔案的系統化程序，以便實物檔案的更好利用。在實物檔案排列中，碰到兩個或者兩個以上的實物檔案日期相同的情況下，要按照重要程序來進行排列；在同一類目內，同一載體的實物檔案，應按照實物檔案的制發時間的先后順序進行排列，不同載體的實物既可以按照實物檔案的制發時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，如獎品類可按照獎狀、錦旗、證書、獎牌等載體形式依次排列。

2.3 實物檔案標簽的制作

實物檔案有著種類多的特點，對實物檔案貼標簽可以起到醒目的作用，尤其是在相同類別、統一載體的實物檔案中，通過貼標簽可以避免混淆。在實物檔案整理中，將制作好的標簽貼在實物檔案的背面右下角或者正面下下角處。通過標簽可以為后續的編目工作以及將來查找和利用實物檔案時提供便利。實物檔案所貼標簽項目應當包括名稱、授獎單位、獲獎單位、獲獎日期、載體種類、檔號等基本信息[1]。

2.4 實物檔案的編目

實物檔案編目就是對實物檔案進行著錄、標引和組織、制作目錄的工作，是檔案管理中一項重要的內容。編制實物檔案目錄可以為實物檔案的保管、鑒定、檢索以及統計等工作提供保障。實物檔案是以“件”為單位，故此，在實物檔案目錄編制中，也應當以“件”為單位來進行，每一件實物都應當有一個編目，且每一件實物在實物檔案中只能體現一個條目，避免實物檔案的更好利用。在實物檔案編目中，根據實物分類、排列、貼標簽的結果逐類編目，從而確保編目能夠全面地反應實物的全貌。實物檔案的編目應當包括檔號、名稱、授獎單位、獲獎單位、獲獎日期以及載體種類等基本信息[2]。

2.5 實物檔案的裝盒

實物檔案的裝盒就是將實物按件號順序入檔案盒，是實物檔案整理的最終結果。在實物檔案裝盒前，要選擇適合實物檔案大小的載體，如印章類實物檔案可以放置在與印章大小相符的文書檔案盒里，在盒內設置實物檔案目錄和備考表，以便實物的保管和利用，在填寫相關信息的時候信息內容要清除，要真實。再如獎狀類實物檔案可以卷起來，錦旗可以掛起來，也可以折疊平裝[3]。

2.6 加大計算機信息技術的應用

實物檔案是企業發展以及各方面工作取得突出成績的肯定，有著較高的查考利用價值和宣傳教育功能。然而實物檔案隨著時間的推移也會出現字跡模糊、酶變等問題，從而影響到實物檔案的完整性，不利于檔案的考查利用。在這種情況下，企業可以利用計算機信息技術來進行實物檔案的保管。利用相機將這些實物檔案排成照片，在拍照的過程中要確保照片的清晰，能夠反映實物檔案上所有的文字信息，然后以照片的形式存儲在計算機中，以便更好地確保實物檔案的完整性。同時企業可以更好地利用實物檔案的圖片來激勵企業員工，強化員工的主人翁精神，從而推動企業的更好發展[4]。

2.7 加大實物檔案工作人員的教育

在實物檔案整理工作中，檔案工作人員能力的好壞直接影響到了實物檔案整理工作質量。為企業要想提高實物檔案整理效率和水平，就必須加強檔案工作人員的教育。一方面要加強檔案工作人員專業檔案整理能力的培養，提高他們的檔案整理水平，從而更好地開展檔案整理工作；另一方面，要加強職業教育，提高檔案工作人員的職業素質，為實物檔案整理工作培養一直專業的隊伍。另外，企業還必須落實相關責任，將實物檔案整理工作相關責任落實到實處，從而提高檔案工作人員的工作責任性，避免在實際工作中出現偏差和失誤，確保檔案整理工作質量[5]。

3 結語

隨著社會的快速發展，對企業檔案管理工作要求也越來越高。實物檔案整理作為企業檔案管理的重要組成部分，對于企業而言，實物檔案整理工作的好壞關系到了企業檔案管理水平，影響到了企業自身的發展。實物檔案有著較高的考察利用價值，是文書檔案的補充，有著教育宣傳功能，在現代社會里，企業應當重視實物檔案整理工作，要積極地做好實物檔案整理工作，結合企業的實際情況來進行實物檔案分類、排列、貼簽、編目以及裝盒，從而更好地方便實物檔案的利用。同時，要加強檔案工作人員的教育，善于利用計算機技術，來提高實物檔案管理效率，從而推動企業的更好發展。

參考文獻

[1]王海洋. 淺談實物檔案的整理[J]. 黑龍江史志，2014，01：118.

[2]辛越男，吳林嵐. 淺談如何做好實物檔案整理工作[J]. 蘭臺世界，2014，29：81-82.

[3]王志英. 檔案整理工作是提高檔案利用價值的保障[J]. 機電兵船檔案，2011，03：41-43.

[4]王子肖. 談實物檔案整理[J]. 科技檔案，2012，02：19-21.

[5]姚淑慧. 實現實物檔案科學整理的幾項具體措施[J]. 才智，2010，18：292.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作單位：國網池州供電公司，檔案專責，研究方向：電力檔案。