淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案的過程化管理

回江紅

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理一直是電力建設(shè)工程單位最頭疼的事，基建期檔案工作量大、檔案人員少、檔案整理經(jīng)驗(yàn)幾乎為零。隨著工程接近尾聲，建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性和必要性慢慢顯現(xiàn)出來，依據(jù)《重大建設(shè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定：建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。在建單位知道不僅工程要驗(yàn)收，檔案也要驗(yàn)收，并且未通過驗(yàn)收的項(xiàng)目就不能進(jìn)入投產(chǎn)運(yùn)營期實(shí)現(xiàn)盈利時(shí)，爭搶檔案專家、聘請(qǐng)大量專業(yè)人員投入到建設(shè)項(xiàng)目檔案的突擊整理中就成了建設(shè)單位的普遍現(xiàn)象。最后，建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的完整性、規(guī)范性只能讓步于建設(shè)項(xiàng)目檔案的有和無，讓步于驗(yàn)收是否通過，建設(shè)項(xiàng)目檔案最基本和最根本的價(jià)值——服務(wù)于建設(shè)單位的利用價(jià)值就被忽視了。因?yàn)轫?xiàng)目文件是項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，建設(shè)項(xiàng)目檔案就是經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理沒有與施工進(jìn)度同步，過程化資料無從體現(xiàn)，建設(shè)單位在設(shè)備檢修、維護(hù)利用建設(shè)項(xiàng)目檔案時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)偏差。因此，建設(shè)項(xiàng)目檔案的過程化管理是建設(shè)項(xiàng)目檔案的關(guān)鍵點(diǎn)和切入點(diǎn)。那么，如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的過程化管理呢？參照實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，我覺得可以從以下幾個(gè)方面入手。

1 “第一時(shí)間”成立檔案管理機(jī)構(gòu)，確定“一把手”工程

在項(xiàng)目建設(shè)初期要第一時(shí)間成立檔案管理機(jī)構(gòu)，確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主管建設(shè)項(xiàng)目檔案，即“一把手”工程。項(xiàng)目參建單位也要成立檔案管理機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目經(jīng)理為負(fù)責(zé)人，并同步建立健全工作高效、流程順暢的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)要延伸到各專業(yè)專工，以利于專業(yè)資料的形成和收集。有了檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，檔案部門同時(shí)要成立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦公室，要整合項(xiàng)目所有參建單位的檔案員，統(tǒng)一工作思想，統(tǒng)一工作規(guī)范，統(tǒng)一工作職責(zé)，統(tǒng)一工作制度。定期召開月度例會(huì)，溝通、協(xié)調(diào)和解決項(xiàng)目文件在施工過程中存在的問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理，不把問題文件問題表單積壓到竣工后解決。

2 簽訂建設(shè)項(xiàng)目檔案管理協(xié)議，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案考核

建設(shè)項(xiàng)目參建單位較多，同步進(jìn)行的單位工程建設(shè)和走走來來的建設(shè)單位都要納入建設(shè)項(xiàng)目檔案管理范圍。用一個(gè)標(biāo)桿去要求所有的參建方，最終形成的建設(shè)項(xiàng)目檔案才能是統(tǒng)一的和規(guī)范的。所以，這個(gè)標(biāo)桿就是要簽訂管理協(xié)議，要在協(xié)議中明確雙方的責(zé)任，檔案移交標(biāo)準(zhǔn)，檔案保證金數(shù)額和一些違約責(zé)任。針對(duì)單位工程形成文件的收集、整理要明確施工過程的考核內(nèi)容，要體現(xiàn)過程文件的檢查，對(duì)不符合歸檔要求的要下發(fā)整改通知單，整改檢查不合格的要進(jìn)行考核，考核兌現(xiàn)從檔案保證金中扣除，從而實(shí)現(xiàn)過程文件管理的檢查、整改、復(fù)查、考核的監(jiān)督和把控。

3 制定建設(shè)項(xiàng)目檔案計(jì)劃，抓住重要節(jié)點(diǎn)不放松

任何工作都要有計(jì)劃，建設(shè)項(xiàng)目檔案計(jì)劃更為重要。建設(shè)項(xiàng)目檔案計(jì)劃要結(jié)合工程進(jìn)度制定，特別是要把重要工程節(jié)點(diǎn)列入計(jì)劃，以年為單位細(xì)化到季度和月份，落實(shí)到責(zé)任人進(jìn)行工作督查和檢查，要對(duì)未落實(shí)到位的計(jì)劃要有分析，計(jì)劃的落實(shí)情況也要與項(xiàng)目管理協(xié)議要關(guān)聯(lián)起來，保證計(jì)劃不落空不走形式。

建設(shè)項(xiàng)目檔案計(jì)劃還要包括竣工文件編制計(jì)劃和移交時(shí)間表，將竣工文件編制內(nèi)容、整理規(guī)范、移交標(biāo)準(zhǔn)、移交時(shí)間一一規(guī)范和明確，讓參建單位有標(biāo)準(zhǔn)可依據(jù)，有規(guī)范可操作，保證竣工文件的質(zhì)量和完整。

4 人員與資金的多投入和早到位是建設(shè)項(xiàng)目檔案高標(biāo)準(zhǔn)通過的保障

項(xiàng)目文件的收集、整理與最后移交歸檔形成建設(shè)項(xiàng)目檔案，每一步都離不開檔案人員的辛勤勞動(dòng)，所以，項(xiàng)目建設(shè)單位要在項(xiàng)目初期就要多多投入檔案人員，采用聘請(qǐng)專家指導(dǎo)、專業(yè)人員整理、專兼職檔案人員培訓(xùn)等方式，提升建設(shè)項(xiàng)目檔案人員的技能水平，人員早到位早熟悉項(xiàng)目早進(jìn)入項(xiàng)目文件收集狀態(tài)，就不會(huì)出現(xiàn)最后找來非專業(yè)人員突擊趕工的局面。人員投入的同時(shí)，資金投入也要同步到位，檔案庫房、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案裝具等檔案專用設(shè)備都要結(jié)合工程量產(chǎn)生檔案的多少進(jìn)行及時(shí)配備，保證隨時(shí)產(chǎn)生文件隨時(shí)整理隨時(shí)入庫。

做好以上四方面的工作，就為實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目過程化的管理打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。當(dāng)然，建設(shè)項(xiàng)目過程化管理的好壞也取決于建設(shè)項(xiàng)目檔案的實(shí)際情況，也取決于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理者個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和能力，我借鑒實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的也只是一種工作建議和分享，目的是與檔案同事們共同為檔案工作做出自己最實(shí)際的貢獻(xiàn)。