淺議高校檔案館提高學(xué)歷證書翻譯效率的對策

高穎+嚴(yán)悅

摘 要：本文就如何提高高校檔案館學(xué)歷證書的翻譯效率，緩解檔案利用工作的壓力，提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)歷證書、翻譯、工作效率、對策

中圖分類號： G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（c）-0000-00

每到學(xué)期的畢業(yè)季，特別是畢業(yè)生被授予學(xué)位，拿到學(xué)歷證書準(zhǔn)備離校的這幾天時間，大量學(xué)生會來到檔案館辦理大學(xué)成績及學(xué)歷證書的翻譯。因此，每到學(xué)生畢業(yè)的這段時間，檔案館都要派好幾名工作人員加班加點專門制作學(xué)歷證書的翻譯及成績的審核工作，這種相對集中的大規(guī)模利用給檔案館的工作造成了巨大的壓力。筆者查詢了高校檔案館網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)大部分高校檔案館的主頁上都有成績證明翻譯系統(tǒng)，但是好多高校都沒有提供學(xué)歷證書（包括畢業(yè)證書及學(xué)位證書）翻譯系統(tǒng)。

筆者結(jié)合自己所在的中國礦業(yè)大學(xué)檔案館為例，從2014年到2016年每年畢業(yè)前后的這一周都有將近300多人次需要制作畢業(yè)證書及學(xué)位證書的翻譯件，而且大部分學(xué)生都要加急辦理隨身帶走，因為我校是在授予畢業(yè)生學(xué)位后收回宿舍，畢業(yè)生需盡快離校。我校檔案館只有成績翻譯系統(tǒng)，沒有證書翻譯系統(tǒng)，在制作證書翻譯件時需要先用圖片軟件為每位同學(xué)處理掃描好的畢業(yè)證書及學(xué)位證書圖片，再用WPS文檔系統(tǒng)為每一位同學(xué)制作畢業(yè)證書和學(xué)位證書的翻譯件，因為沒有自動生成的軟件系統(tǒng)，制作起來不但費時費力，而且還容易出錯。

筆者認(rèn)為，為了提高學(xué)歷證書的翻譯效率，緩解檔案館的工作壓力，應(yīng)采取以下對策：一、建立學(xué)歷證書翻譯系統(tǒng)。

學(xué)歷證書的翻譯工作體現(xiàn)了一個學(xué)校檔案的利用水平和服務(wù)質(zhì)量，建立學(xué)歷證書翻譯系統(tǒng)可以大大提高學(xué)歷證書翻譯工作的效率和準(zhǔn)確性。在設(shè)計學(xué)歷證書翻譯系統(tǒng)時，應(yīng)注意以下幾個問題：

1、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計。本系統(tǒng)應(yīng)包括證書自動翻譯模塊、證書審核打印模塊、數(shù)據(jù)庫維護模塊、用戶管理模塊及查詢統(tǒng)計模塊。證書自動翻譯模塊應(yīng)為畢業(yè)證、學(xué)位證設(shè)置兩種版本的證書英文翻譯模板庫，為提高翻譯模版的通用性和擴展性，系統(tǒng)把證書中的特定信息作為變量參數(shù)，主要包括：學(xué)生姓名、性別、出生日期、出生地、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)及畢業(yè)日期、學(xué)歷層次、學(xué)位類別、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號等。翻譯時可對相應(yīng)的參數(shù)進行設(shè)置、選擇。因為我校學(xué)歷證書翻譯件是打印在一張A4的紙上，上半部分是中文證書的掃描圖片，下半部分是對應(yīng)的英文翻譯，所以畢業(yè)學(xué)生還需按要求上傳自己的畢業(yè)證書及學(xué)位證書掃描件。系統(tǒng)應(yīng)確定上傳照片的格式、分辨率及大小，學(xué)生按要求的分辨率清晰掃描成固定格式的圖片，如JPEG等，上傳到系統(tǒng)。利用者應(yīng)首先選擇證書的模板類型，然后設(shè)置、選擇模板中的參數(shù)，按要求上傳學(xué)位證書及畢業(yè)證書掃描件，最后保存提交。系統(tǒng)根據(jù)后臺中英文數(shù)據(jù)庫自動進行翻譯，并將最終生成的中英文對照的學(xué)歷證書保存到后臺數(shù)據(jù)庫中，等待審核。證書審核打印模塊是對生成的中英文證書進行審核，如有錯誤，審核人員可直接修改保存，如審核通過即可打印。數(shù)據(jù)庫維護模塊主要是完成學(xué)歷證書翻譯模板庫的維護。系統(tǒng)可以對學(xué)位證、畢業(yè)證兩種證書翻譯模板中的每個參數(shù)項進行添加、修改和刪除等操作。用戶管理模塊包括設(shè)置用戶登錄權(quán)限及密碼管理，完成新增用戶、刪除用戶及修改用戶等設(shè)置。查詢統(tǒng)計模塊是對已經(jīng)翻譯過的證書進行查詢、統(tǒng)計，如有人以前做過證書翻譯，后續(xù)還想再多要幾份，直接用姓名檢索打印即可。統(tǒng)計應(yīng)根據(jù)新形式的需求，做得細(xì)化而精確，應(yīng)該包括歷年總?cè)藬?shù)統(tǒng)計、分年度統(tǒng)計及不同專業(yè)申請人數(shù)的統(tǒng)計。統(tǒng)計結(jié)果采用餅狀圖和柱狀圖等可視化方式顯示，使結(jié)果清晰直觀。

2、系統(tǒng)應(yīng)易于操作，在檔案館主頁上有明確的鏈接。軟件應(yīng)采用良好的人機交互方式，易于操作，對需輸入信息的字段有嚴(yán)格的格式控制和錯誤提示，能穩(wěn)定良好地運行。證書翻譯系統(tǒng)可以嵌入在成績翻譯系統(tǒng)中，如為獨立系統(tǒng)應(yīng)在檔案館主頁上有明確的鏈接。

3、系統(tǒng)應(yīng)有良好的兼容性。系統(tǒng)要為以后與教務(wù)處成績系統(tǒng)的無縫鏈接做好準(zhǔn)備，因此應(yīng)具有良好的兼容性。這樣教務(wù)處成績系統(tǒng)的很多關(guān)鍵信息可以直接導(dǎo)入，不必重量錄入與核對，節(jié)省了很多繁瑣的工作，大大提高了工作效率。

4、系統(tǒng)中證書模板的英文翻譯應(yīng)精準(zhǔn)而簡練，體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范。學(xué)歷證書是高校頒發(fā)給畢業(yè)生的正式官方證明，是這些學(xué)生出國留學(xué)申請大學(xué)的重要參考依據(jù)。翻譯時應(yīng)規(guī)范而簡潔，用最精練的語句把證書的內(nèi)容正確地表述出來，使譯文所表達(dá)的意思與原件相符。同時譯文還要與證書原件在格式上保持一致。

二、為證書設(shè)計制作帶有學(xué)校校徽標(biāo)志的專用彩色防偽打印紙。

檔案館應(yīng)根據(jù)證書的模板類型，設(shè)計制作帶有學(xué)校校徽標(biāo)志并加蓋檔案館公章的專用彩色防偽打印紙，這樣免去人工蓋章環(huán)節(jié)，可以極大地提高工作效率。可用銅版紙或特種紙彩色印刷，彩印不同底紋花邊，增加防偽標(biāo)識。

三、為畢業(yè)生提供郵寄到付業(yè)務(wù)。

我館為方便畢業(yè)生需求，還提供了順豐郵寄業(yè)務(wù)。我們提前準(zhǔn)備好順豐的郵寄單，讓同學(xué)們自己填好地址，做好登記并留下聯(lián)系方式，以集中郵寄的方式為廣大畢業(yè)生提供了便利。

學(xué)歷證書翻譯工作是在新形式下高校檔案館提供的一項重要服務(wù)工作。高校建立學(xué)歷證書翻譯系統(tǒng)可以從根本上解決以往翻譯工作效率低下、不規(guī)范的局面。同時，高校檔案館應(yīng)多從服務(wù)角度出發(fā)，以人為本，在實踐過程中不斷完善和強化系統(tǒng)功能，為檔案利用者提供更加方便、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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