事業單位檔案管理工作的優化措施

張日冰

摘 要：檔案管理是保護事業單位人員和單位資料真實性的一項重要工作，對事業單位的發展具有十分重要的意義。簡要分析了事業單位檔案管理工作的主要目標和根本任務，指出了當前檔案管理工作中存在的問題，并提出了事業單位檔案管理工作的優化措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；基本業務；管理模式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.22.042

隨著國民經濟的快速發展，事業單位也在迅速發展。在事業單位的工作中，檔案管理是一項重要工作，對提高事業單位的管理水平、提高事業單位的工作效率有十分重要的作用。但是，當前事業單位檔案管理工作中存在的一些問題嚴重影響了事業單位檔案管理工作的開展。基于此，筆者簡要介紹了優化事業單位檔案管理工作的方法。

1 主要目標和根本任務

面對經濟社會發展的新常態形勢和產業結構優化調整的新任務，2013-02-22，黨中央國務院印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，其中體現了政府對檔案事業的高度重視和大力支持。許多省市緊隨而動，在中央《意見》的基礎上，結合各省的省情，相繼出臺了各省檔案工作意見，努力細化、深化工作舉措，提出各省檔案管理工作的更高目標定位和制度標準，為全面實現各省事業單位檔案管理工作現代化起到了積極的政策引領作用，并奠定了堅實的制度保障。因此，各級各類事業單位檔案部門必須抓住機遇，積極認真領會《意見》精神，深入貫徹落實《意見》實質，積極探索檔案管理工作的新思路、新模式和新途徑，努力推進單位檔案工作依法管檔，加強檔案室、資料室等檔案機構的建設，支持并規范社會多種力量參與檔案事務管理，完善各類檔案的接收、征集工作流程，尤其強化涉及民生、經濟、文化和社會領域以及各級各類重大事務活動的檔案管理，為人們提供便捷、高效的檔案利用服務，從而更好地維護黨和國家及人民群眾的根本利益。

2 存在的主要問題

事業單位檔案管理工作中呈現出了許多問題，具體有以下幾點：①檔案管理人員的基本業務素質薄弱。一些事業單位的檔案管理工作理念較為陳舊，思維方式較為傳統，管理改革行動遲滯，管理模式和運行機制缺失創新舉措，無法緊跟日益進步的經濟社會的發展需求，對《檔案法》《檔案管理辦法》等國家相關的政策制度和各級各類法律法規的學習、理解、運用能力不足，貫徹執行力度不夠。②檔案管理方式陳舊。一些事業單位的日常人事、業務、資產等檔案信息處理方式仍停留在陳舊、單一的登記造冊流程上，檔案管理的標準化、制度化、程序化和規范化運作體系還不健全。檔案管理職能部門對于檔案信息的管理與運用缺乏統一的管理機制和科學、合理的監督機制，尚無統一的標準和質量要求。③檔案管理的基礎設備設施陳舊落后。一些事業單位沒有給予檔案管理工作足夠的經費支持和設備維護，致使檔案室的硬件條件和基礎設施比較差，儀器設備配置不齊全。現代化的檔案資源開發利用不夠，電腦、掃描儀、影印設備和操作軟件等軟硬件設施更新不及時，不能滿足現代化的光盤和電子檔案處理需求。④檔案管理人員隊伍業務素質不高。一些事業單位的檔案管理人員兼職居多，且工作人員以合同制為主，人員流動性比較大，尤其是一些檔案管理人員，更是缺乏基本的計算機操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎的專業能力。這些問題表明，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能滿足社會經濟發展新時期檔案管理工作的具體化、精細化、規范化和制度化要求。因此，進一步科學優化和高效應對事業單位檔案管理工作勢在必行。

3 優化措施

3.1 完善檔案工作的管理體制和運行機制

完善檔案工作的管理體制和運行機制主要從以下幾方面入手：①提高各級各類事業單位對檔案管理工作的重視程度，不斷完善各級各類事業單位黨委和政府職能部門、檔案部門歸口負責、協調管理、社會機構共同參與的檔案管理工作體制。②轉變傳統檔案管理觀念。切實改變檔案工作“重保管、輕服務”的觀念，著眼社會各類民生事業發展的基本需要，進一步強化檔案服務社會經濟、政治、文化、民生等大局工作，全面服務人民群眾的生產勞動和物質生活、精神生活。③從場館建設、規劃設計、功能布局、接收范圍和資源共享等方面入手，系統、扎實推進事業單位檔案管理的基礎設施和基本保障條件建設。④從工作職責權限厘定、職能機構人員配置、檔案整理儲存、安全保密措施等方面，進一步明確建立檔案室工作新格局的有效途徑。

3.2 完善檔案資源利用體系

完善檔案資源利用體系可從以下2方面入手：①積極轉變各級各類事業單位檔案服務方式。推進網上查詢和跨館查閱利用方式的普及，提升檔案工作服務社會的能力；發揮好檔案管理的政府信息公開職能，完善相關服務設施，建立健全政府信息接收工作機制，認真做好政府信息接收、管理、公開工作；規范并支持社會力量參與檔案事務，擴大檔案資源開放程度，拓展檔案查詢檢索范圍，推進檔案工作服務方式的靈活化、服務范圍的廣泛化、服務效益的顯著化。②加強事業單位檔案室的數字化、信息化、網絡化和多媒體化等基礎設施建設工作。事業單位各檔案室應加大檔案信息資源的開發力度，尤其把網絡化和數字化檔案室建設作為事業單位“十三五”時期的重點工作和主要任務，推動形成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字化檔案室管理運營體系，建立覆蓋連接各級各類事業單位檔案的資源管理和網絡共享體系，促進檔案資源利用的最大化和高效化。

3.3 不斷完善檔案保密機制和安全防控體系

完善檔案保密制度和安全防控體系的方法有3點：①強化檔案安全制度建設，牢固樹立主動防御的安全管理理念，規范檔案管理秩序，完善地方性檔案工作安全保密法規，加強檔案安全保管的宣傳工作，加強紙質檔案、電子檔案的信息安全和檔案儲存的環境安全建設，建立完善檔案安全的應急管理制度和突發事件應對制度，建立稀少、珍貴、歷史等重要檔案的備份制度和受損遺失檔案的搶救補救制度；②加強檔案利用安全保密制度建設，進一步加大事業單位檔案安全的保密檢查、排查力度，加強檔案執法檢查工作，依法確保檔案安全，設置檔案安全督察、網絡監控員和安全巡檢員，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，將事業單位檔案室列入重點保護范圍，嚴肅查處違法、違規、違紀行為；③改善檔案保管保密的基礎設施條件，建立數字檔案和電子文件信息安全制度，推進檔案信息系統的安全等級保護和分級保護工作，完善數字檔案館測評標準，健全涉密網絡系統、涉密計算機和涉密多媒體的安全保密機制。

3.4 加大檔案工作支持力度，提高保障水平

要想加大檔案工作支持力度，提高保障水平，可從以下3點入手：①各級各類事業單位應切實將檔案工作納入單位發展規劃和年度工作計劃中，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等保障；②各地政府應加強對社會、民生、經濟、政治等重大項目、重大活動等檔案建立、存儲的業務指導，并將事業單位檔案建設納入基礎建設項目和同級財政預算；③進一步加強檔案管理系列崗位的人力資源建設，抓好檔案管理干部隊伍建設，定期開展經驗交流和互訪學習，配置專業知識結構合理、年齡梯隊搭配科學的檔案管理工作人員隊伍，加強檔案從業人員的基本業務素質培養、培訓，努力提高檔案從業人員的整體素質，為全面完成事業單位檔案管理工作提供保障。

4 結束語

綜上所述，事業單位檔案不僅能夠反映出事業單位現階段的工作狀態，還對事業單位的發展創新起到十分重要的作用。因此，事業單位要對檔案管理工作的優化展開研究，分析單位檔案管理工作中存在的問題，采取有效的解決措施，同時，還要建立健全相關檔案管理體系和制度，以確保事業單位檔案管理工作的有效性，推動事業單位的創新發展。

參考文獻

[1]鄭立彬.事業單位檔案管理工作優化途徑分析[J].科技傳播，2016（16）.

[2]瞿靜.優化事業單位檔案管理工作的途徑[J].辦公室業務，2014（07）.

〔編輯：白潔〕