事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

張日冰

摘 要：檔案管理是保護(hù)事業(yè)單位人員和單位資料真實(shí)性的一項(xiàng)重要工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的意義。簡(jiǎn)要分析了事業(yè)單位檔案管理工作的主要目標(biāo)和根本任務(wù)，指出了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，并提出了事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；基本業(yè)務(wù)；管理模式

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.22.042

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也在迅速發(fā)展。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要工作，對(duì)提高事業(yè)單位的管理水平、提高事業(yè)單位的工作效率有十分重要的作用。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問題嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。基于此，筆者簡(jiǎn)要介紹了優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的方法。

1 主要目標(biāo)和根本任務(wù)

面對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)形勢(shì)和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整的新任務(wù)，2013-02-22，黨中央國(guó)務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，其中體現(xiàn)了政府對(duì)檔案事業(yè)的高度重視和大力支持。許多省市緊隨而動(dòng)，在中央《意見》的基礎(chǔ)上，結(jié)合各省的省情，相繼出臺(tái)了各省檔案工作意見，努力細(xì)化、深化工作舉措，提出各省檔案管理工作的更高目標(biāo)定位和制度標(biāo)準(zhǔn)，為全面實(shí)現(xiàn)各省事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化起到了積極的政策引領(lǐng)作用，并奠定了堅(jiān)實(shí)的制度保障。因此，各級(jí)各類事業(yè)單位檔案部門必須抓住機(jī)遇，積極認(rèn)真領(lǐng)會(huì)《意見》精神，深入貫徹落實(shí)《意見》實(shí)質(zhì)，積極探索檔案管理工作的新思路、新模式和新途徑，努力推進(jìn)單位檔案工作依法管檔，加強(qiáng)檔案室、資料室等檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，支持并規(guī)范社會(huì)多種力量參與檔案事務(wù)管理，完善各類檔案的接收、征集工作流程，尤其強(qiáng)化涉及民生、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)領(lǐng)域以及各級(jí)各類重大事務(wù)活動(dòng)的檔案管理，為人們提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，從而更好地維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾的根本利益。

2 存在的主要問題

事業(yè)單位檔案管理工作中呈現(xiàn)出了許多問題，具體有以下幾點(diǎn)：①檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱。一些事業(yè)單位的檔案管理工作理念較為陳舊，思維方式較為傳統(tǒng)，管理改革行動(dòng)遲滯，管理模式和運(yùn)行機(jī)制缺失創(chuàng)新舉措，無法緊跟日益進(jìn)步的經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求，對(duì)《檔案法》《檔案管理辦法》等國(guó)家相關(guān)的政策制度和各級(jí)各類法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、理解、運(yùn)用能力不足，貫徹執(zhí)行力度不夠。②檔案管理方式陳舊。一些事業(yè)單位的日常人事、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)等檔案信息處理方式仍停留在陳舊、單一的登記造冊(cè)流程上，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化和規(guī)范化運(yùn)作體系還不健全。檔案管理職能部門對(duì)于檔案信息的管理與運(yùn)用缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制和科學(xué)、合理的監(jiān)督機(jī)制，尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。③檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施陳舊落后。一些事業(yè)單位沒有給予檔案管理工作足夠的經(jīng)費(fèi)支持和設(shè)備維護(hù)，致使檔案室的硬件條件和基礎(chǔ)設(shè)施比較差，儀器設(shè)備配置不齊全。現(xiàn)代化的檔案資源開發(fā)利用不夠，電腦、掃描儀、影印設(shè)備和操作軟件等軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)，不能滿足現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求。④檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些事業(yè)單位的檔案管理人員兼職居多，且工作人員以合同制為主，人員流動(dòng)性比較大，尤其是一些檔案管理人員，更是缺乏基本的計(jì)算機(jī)操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎(chǔ)的專業(yè)能力。這些問題表明，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時(shí)期檔案管理工作的具體化、精細(xì)化、規(guī)范化和制度化要求。因此，進(jìn)一步科學(xué)優(yōu)化和高效應(yīng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作勢(shì)在必行。

3 優(yōu)化措施

3.1 完善檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制

完善檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制主要從以下幾方面入手：①提高各級(jí)各類事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，不斷完善各級(jí)各類事業(yè)單位黨委和政府職能部門、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、社會(huì)機(jī)構(gòu)共同參與的檔案管理工作體制。②轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念。切實(shí)改變檔案工作“重保管、輕服務(wù)”的觀念，著眼社會(huì)各類民生事業(yè)發(fā)展的基本需要，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、民生等大局工作，全面服務(wù)人民群眾的生產(chǎn)勞動(dòng)和物質(zhì)生活、精神生活。③從場(chǎng)館建設(shè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、功能布局、接收范圍和資源共享等方面入手，系統(tǒng)、扎實(shí)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和基本保障條件建設(shè)。④從工作職責(zé)權(quán)限厘定、職能機(jī)構(gòu)人員配置、檔案整理儲(chǔ)存、安全保密措施等方面，進(jìn)一步明確建立檔案室工作新格局的有效途徑。

3.2 完善檔案資源利用體系

完善檔案資源利用體系可從以下2方面入手：①積極轉(zhuǎn)變各級(jí)各類事業(yè)單位檔案服務(wù)方式。推進(jìn)網(wǎng)上查詢和跨館查閱利用方式的普及，提升檔案工作服務(wù)社會(huì)的能力；發(fā)揮好檔案管理的政府信息公開職能，完善相關(guān)服務(wù)設(shè)施，建立健全政府信息接收工作機(jī)制，認(rèn)真做好政府信息接收、管理、公開工作；規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)，擴(kuò)大檔案資源開放程度，拓展檔案查詢檢索范圍，推進(jìn)檔案工作服務(wù)方式的靈活化、服務(wù)范圍的廣泛化、服務(wù)效益的顯著化。②加強(qiáng)事業(yè)單位檔案室的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和多媒體化等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。事業(yè)單位各檔案室應(yīng)加大檔案信息資源的開發(fā)力度，尤其把網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化檔案室建設(shè)作為事業(yè)單位“十三五”時(shí)期的重點(diǎn)工作和主要任務(wù)，推動(dòng)形成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字化檔案室管理運(yùn)營(yíng)體系，建立覆蓋連接各級(jí)各類事業(yè)單位檔案的資源管理和網(wǎng)絡(luò)共享體系，促進(jìn)檔案資源利用的最大化和高效化。

3.3 不斷完善檔案保密機(jī)制和安全防控體系

完善檔案保密制度和安全防控體系的方法有3點(diǎn)：①?gòu)?qiáng)化檔案安全制度建設(shè)，牢固樹立主動(dòng)防御的安全管理理念，規(guī)范檔案管理秩序，完善地方性檔案工作安全保密法規(guī)，加強(qiáng)檔案安全保管的宣傳工作，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案、電子檔案的信息安全和檔案儲(chǔ)存的環(huán)境安全建設(shè)，建立完善檔案安全的應(yīng)急管理制度和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)制度，建立稀少、珍貴、歷史等重要檔案的備份制度和受損遺失檔案的搶救補(bǔ)救制度；②加強(qiáng)檔案利用安全保密制度建設(shè)，進(jìn)一步加大事業(yè)單位檔案安全的保密檢查、排查力度，加強(qiáng)檔案執(zhí)法檢查工作，依法確保檔案安全，設(shè)置檔案安全督察、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控員和安全巡檢員，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，將事業(yè)單位檔案室列入重點(diǎn)保護(hù)范圍，嚴(yán)肅查處違法、違規(guī)、違紀(jì)行為；③改善檔案保管保密的基礎(chǔ)設(shè)施條件，建立數(shù)字檔案和電子文件信息安全制度，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)工作，完善數(shù)字檔案館測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，健全涉密網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密多媒體的安全保密機(jī)制。

3.4 加大檔案工作支持力度，提高保障水平

要想加大檔案工作支持力度，提高保障水平，可從以下3點(diǎn)入手：①各級(jí)各類事業(yè)單位應(yīng)切實(shí)將檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃中，為檔案工作順利開展提供人力、財(cái)力、物力等保障；②各地政府應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社會(huì)、民生、經(jīng)濟(jì)、政治等重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)等檔案建立、存儲(chǔ)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并將事業(yè)單位檔案建設(shè)納入基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目和同級(jí)財(cái)政預(yù)算；③進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理系列崗位的人力資源建設(shè)，抓好檔案管理干部隊(duì)伍建設(shè)，定期開展經(jīng)驗(yàn)交流和互訪學(xué)習(xí)，配置專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、年齡梯隊(duì)搭配科學(xué)的檔案管理工作人員隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)、培訓(xùn)，努力提高檔案從業(yè)人員的整體素質(zhì)，為全面完成事業(yè)單位檔案管理工作提供保障。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案不僅能夠反映出事業(yè)單位現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，還對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)新起到十分重要的作用。因此，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化展開研究，分析單位檔案管理工作中存在的問題，采取有效的解決措施，同時(shí)，還要建立健全相關(guān)檔案管理體系和制度，以確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，推動(dòng)事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：白潔〕