公路檔案管理中出現的問題分析與對策

黃祝娥

摘 要：隨著我國社會經濟的快速發(fā)展，公路建設變得越來越重要，而做好公路檔案的管理工作能夠在一定程度上真正反映公路建設的整體狀況，因此，公路檔案的管理工作是非常必要的。首先分析了公路檔案管理中出現的問題，在此基礎上提出相應的解決對策。

關鍵詞：公路檔案管理；管理意識；管理體系；質量審查

中圖分類號：F542 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.24.065

現階段，我國如果想進一步發(fā)展國民經濟和提高人們的生活質量，首先必須大力發(fā)展公路建設事業(yè)，促進我國公路工程的建設水平，而公路檔案管理工作是公路建設項目管理中的重點。為了進一步提高公路檔案的管理水平，必須要深入研究公路檔案管理中出現的問題及相應的解決對策。

1 公路檔案中出現的問題

1.1 相關人員重工程建設輕檔案管理

相關人員重工程建設輕檔案管理是影響公路檔案管理的最主要因素。這主要表現為：①施工企業(yè)總是事不關己，高高掛起，在對公路進行建設的過程中，部分施工企業(yè)往往太過于關注公路建設的質量和進度，卻忽略了公路檔案的整理和收集，導致公路檔案的收集不夠完整，無法真正反映公路建設的整體狀況。②施工企業(yè)存在突擊觀念。因為公路建設具有很長的周期，部分建設企業(yè)就可能會運用突擊戰(zhàn)術，待公路工程竣工的時候才急于拼湊和補救，導致公路檔案材料缺乏完整性，漏洞百出。③公路建設的相關人員存在利己觀念，個別公路工程的技術人員把公路建設過程中非常重要的原始數據和圖紙等材料據為已有，從而為檔案管理人員的檔案收集工作帶來困難。④施工企業(yè)目光短淺，因為檔案效益的發(fā)揮具有滯后性，多數施工企業(yè)往往只是關注當下公路工程所能夠帶來的經濟收益，而對相關檔案資料卻疏于收集。

1.2 相關單位缺乏對檔案管理的指導和監(jiān)督

在公路建設的過程中，相關單位往往缺乏對公路檔案管理工作的指導和監(jiān)督，主要表現為：①公路主要管理部門對公路建設過程中的檔案管理工作沒有整體的規(guī)劃和統籌，未能對公路檔案管理工作給予明確的指導和監(jiān)督；②公路建設相關部門未能把公路檔案管理工作納入到其項目管理中，導致檔案管理工作無法與公路建設同步進行；③公路監(jiān)理部門往往重視管理和監(jiān)督公路建設的進度和質量，而沒有將公路檔案管理工作納入監(jiān)理的工作日程。

1.3 公路檔案歸檔沒有嚴格進行質量審查

現階段，在公路工程建設的過程中，相關部門未能對公路檔案的歸檔質量進行嚴格的審查。形成公路檔案的來源非常廣泛，可能會涉及到設計、勘察、監(jiān)理、施工、建設等單位，而且它還具有內容復雜、種類多等特點。檔案管理人員無法逐一進行審查，即使有的檔案已經經過了審查，但是因為公路建設技術方面的專業(yè)知識比較缺乏，因此最多也只能是確保公路檔案的完整性，卻無法確保公路檔案的質量。

1.4 工程外包影響了檔案管理

在建設公路的過程中，一般情況下不同的合同段往往會交由不同的建設企業(yè)負責，而對于不同合同段里不同的建設工程，就可能會承包給不同的施工企業(yè)。因為在此過程中人員的流動大，而且很少有建設企業(yè)會配備專業(yè)的公路檔案管理人員，這為收集和管理公路檔案帶來了極大的不便。

2 提高公路檔案管理質量的有效對策

2.1 加強公路檔案管理意識

公路建設企業(yè)如果想做好公路檔案管理工作，首先必須具備較強的檔案管理意識。相關的公路主管部門必須要加大公路檔案管理方面的宣傳力度，努力使參與公路建設的企業(yè)能夠認識到公路檔案管理的重要性，營造出良好的公路檔案管理氛圍，切實做好“三個同步”工作，即公路工程分階段建設與累積和收集文件同步、檢查公路工程質量和進度與檢查公路檔案資料同步、驗收工程檔案與驗收公路工程同步。在完成以上工作之后再做好檔案收集相關工作，主要的措施包括：①把公路檔案管理工作納入到工程項目的考核范圍，在施工合同和監(jiān)理合同簽訂的同時把公路建設相關的資料歸檔并寫到相關合同的條款中，并作出明確的規(guī)定，在公路工程竣工的時候參與公路建設的企業(yè)必須把建設公路過程中涉及到的檔案資料交于建設企業(yè)，并確保其完整性。②制訂詳細的公路檔案資料收集計劃，明確檔案收集的范圍。因為收集公路檔案工作的周期比較長，如果沒有詳細的公路檔案收集計劃，在收集的過程中很容易導致漏收資料及其他顧此失彼的問題產生。③運用隨時收集和現場收集的方法進行公路檔案的收集工作，公路檔案資料的形成往往是及時的，有的時候一邊作業(yè)一邊就會形成公路檔案，例如在合同變更或者圖紙變更的過程中就形成了公路檔案，檔案管理人員必須及時將這些檔案收集起來并作妥善保管，避免出現檔案資料丟失的情況。④檔案管理人員還必須做好設備檔案、聲像檔案、照片檔案等各種公路檔案的收集工作，保證公路檔案的完整性。

2.2 建立完善的公路檔案管理體系

公路檔案資料是公路維護與建設的歷史記錄，同時它也是確保公路建設質量的非常重要的條件。在公路建設初期，必須要對參與建設的企業(yè)提出公路檔案管理的具體要求。在驗收工程的時候，應該將公路檔案管理作為建設企業(yè)考核的重要指標，也就是要全方位、全過程地管理公路檔案的質量。公路檔案質量管理必須要做到：①在公路項目進行審批的階段，資金和人員等方面都未能全部到位，這是收集檔案比較薄弱的階段。雖然前期的檔案資料很少會涉及到技術方面，但是它們依舊是公路檔案非常重要的組成部分。相關單位必須要指定專人加強管理、明確責任，注重對前期公路檔案資料的管理和控制。檔案管理部門也應該積極的監(jiān)督和指導該階段的檔案文件收集工作。②在公路項目的設計階段和施工階段，會涉及到大量技術方面的檔案資料，工程技術人員必須要和檔案管理人員配合好，深入施工現場，及時掌握施工動態(tài)，做好收集檔案工作，保證公路檔案資料能夠完整、真實地反映出公路建設的整體面貌。③在公路項目的竣工階段，在做好公路檔案的整理工作之后，建設企業(yè)應該嚴格審查公路檔案是否符合相關要求，如果存在不完整的檔案資料，就必須及時采取相應的補救措施。

2.3 做好公路檔案的指導監(jiān)督工作

首先，建設企業(yè)必須對公路檔案管理工作進行統籌和規(guī)劃，建立完善的公路檔案管理體系。業(yè)主單位在辦理施工許可證或工程規(guī)劃手續(xù)時，應該及時聯系檔案管理部門，并由建設企業(yè)、檔案管理部門、公路管理部門聯合起來制訂公路檔案的歸檔計劃，明確負責檔案管理工作人員的職責，建立領導分管、檔案管理人員負責的公路檔案管理體系。其次，作為公路建設項目總負責的機構，業(yè)主單位應該將參與建設企業(yè)的檔案管理人員進行統一培訓，加強與其的聯系，并對其進行及時指導。最后，公路管理部門還應該對施工企業(yè)公路檔案的保管、整理、收集情況進行不定期或者定期的檢查，并嚴格實行相應的獎懲措施。

3 結語

綜上所述，一般情況下，公路建設具有工期長、施工復雜的特點。在公路施工過程中，公路檔案資料也可能會發(fā)生變更，因此，為了公路檔案能夠真正反映公路建設的整體狀況，施工企業(yè)必須及時將這些檔案收集起來并作妥善保管，盡可能地保證公路檔案的完整性。除此之外，檔案管理人員還應該深入研究公路檔案管理中出現的問題，并努力探索相應的解決對策，最大限度地提高公路檔案的管理水平。

參考文獻

[1]馬曉宏.公路施工檔案管理問題與對策研究[J].黑龍江史志，2013（13）：87.

[2]楊小岳.公路檔案管理中存在的問題與對策[J].檔案時空，2007（08）：26-27.

〔編輯：王霞〕