大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革

徐小莉

（赤峰學院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革

徐小莉

（赤峰學院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

大數(shù)據(jù)技術(shù)本身具有著多樣性、海量性、實時性以及價值性等特點，通過將大數(shù)據(jù)應用到高校檔案收集管理工作中，不僅可以進一步擴大檔案的收集范圍，同時還可以對檔案收集的數(shù)據(jù)標準帶來直接性的影響.基于此，本篇文章針對大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革一題展開了較為深入的研究，同時結(jié)合筆者自身經(jīng)驗總結(jié)出了幾點變革建議，其中包括高校檔案應采用實時收集模式、高校檔案應更新管理技術(shù)以及高校檔案應改變收集理念等等.

大數(shù)據(jù)視野；高校檔案；搜集管理

1 前言

如今，伴隨著我國信息技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，在諸如云計算、云存儲等各種先進服務(wù)模式的促進下，高校中的檔案管理資源也正在以意想不到的速度持續(xù)增長中.在面對海量檔案信息時，如何能夠在保證收集質(zhì)量的基礎(chǔ)之上更好地滿足檔案使用者的實際需求，這本身就是一項非常困難的管理任務(wù).在大數(shù)據(jù)視野中，高校的檔案收集管理模式必須要做出適當?shù)恼{(diào)整，一方面要根據(jù)檔案信息的利用需求來加快知識資源的轉(zhuǎn)化速度，另一方面還要緊跟住信息技術(shù)的發(fā)展腳步來創(chuàng)新檔案收集方式，從根本上避免高校檔案館出現(xiàn)發(fā)展邊緣化的現(xiàn)象.

2 大數(shù)據(jù)對高校檔案管理所帶來的挑戰(zhàn)

2.1 對檔案管理理念所帶來的挑戰(zhàn)

在以往的高校檔案管理模式中，擋案管理人員所采用的均為“收集——整理——存儲——利用”的管理流程.首先，要全面判斷檔案信息的可利用價值；其次，要結(jié)合當前的政策制度來確定檔案的保存年限；最后，根據(jù)檔案利用者的實際需求來提供相應的信息查找服務(wù).在大數(shù)據(jù)視野中，這種程式化的檔案管理模式很顯然已經(jīng)無法應對由大數(shù)據(jù)所帶來的諸多挑戰(zhàn)了.例如，傳統(tǒng)的檔案管理模式更加側(cè)重于對紙質(zhì)檔案的管理，而大數(shù)據(jù)則針對的是電子檔案的管理；再例如，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著重保存、輕利用的情況，而大數(shù)據(jù)則更加重視檔案信息的利用功能與服務(wù)功能. 2.2 對檔案管理技術(shù)所帶來的挑戰(zhàn)

在高校以往的檔案管理模式中，由于人力資源是最主要的管理力量，因此，在管理工作中會容易出現(xiàn)各種各樣的問題與紕漏，在對管理方式的選擇上也比較隨意.在大數(shù)據(jù)視野中，檔案管理所重視的是信息化與電子化，從表面上來看，紙質(zhì)檔案的電子化處理似乎才是對高校檔案管理工作所帶來的最大沖擊，但是朝向更深層次的原因進行分析后可知，如果想要更好的應對由大數(shù)據(jù)所帶來的諸多挑戰(zhàn)，高校檔案管理就必須要從根本上創(chuàng)新管理方式與管理理念，從而對原有的管理模式作出全方位的整改.

2.3 對檔案數(shù)據(jù)安全所帶來的挑戰(zhàn)

在高校以往的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案的管理重心即為“人防、物防、技防”，只要能夠順利完成這三個方面的管理工作，那么就可以保證檔案信息的安全性.然而，在大數(shù)據(jù)視野中，檔案信息的安全受到了更多元素的威脅，由于檔案的存儲形式從之前的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊Ｊ剑@也就意味著高校中的檔案管理人員需要從兩個方面入手來制定出檔案信息的安全管理方案.首先，檔案管理人員需要充分考慮到電子設(shè)備的使用壽命與使用安全，避免因設(shè)備故障而導致檔案信息的丟失；其次，檔案管理人員需要做好應對網(wǎng)絡(luò)攻擊的準備，設(shè)計出可以打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪分子的有效方案.

2.4 對檔案數(shù)據(jù)運用所帶來的挑戰(zhàn)

在高校傳統(tǒng)檔案管理模式中，對檔案信息的使用所采用的均為人工化查詢模式.在大數(shù)據(jù)視野中，對檔案信息數(shù)據(jù)的精準查詢僅僅是其中一項服務(wù)內(nèi)容，而更加重要的則是對檔案數(shù)據(jù)信息的加工、整理、傳播以及開發(fā)工作.基于此，高校的檔案收集與管理模式已經(jīng)無法支持大數(shù)據(jù)視野下檔案信息的深入挖掘與二次開發(fā)工作了，從而嚴重制約了檔案信息服務(wù)功能的良好發(fā)揮.

3 大數(shù)據(jù)視野下高校檔案收集與管理的變革建議

3.1 高校檔案應采用實時收集模式

通過上文中的介紹可知，高校傳統(tǒng)檔案管理工作所采用的是集中收集與分散收集相結(jié)合的模式，為了能夠更好的適應由大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的諸多變化，高校中的檔案管理人員應當積極采用檔案實時收集模式.首先，檔案管理人員要進一步確定檔案的收集范圍.國家教育部門所頒布的27號令中對高校檔案的收集內(nèi)容作出了明確的規(guī)定，其中包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基礎(chǔ)建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類以及財會類.其次，高校中的檔案管理人員需要針對各種類型的檔案信息展開全面且深入的鑒定，從而將檔案數(shù)據(jù)的應用價值與保存價值進一步確定出來；最后，高校中的檔案管理人員要將現(xiàn)行的檔案收集模式告知給上級管理部門，高校管理者應當委任一名管理人員來進入到檔案館中，負責對檔案收集工作展開全方位的監(jiān)督與管理.

層次分析法（Analytic Hierarchy Process），是將與決策有關(guān)的元素分解成目標、準則、方案等層次，在此基礎(chǔ)之上進行定性和定量分析的決策方法[2]。

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，我國的各大高校均開始進入到了無紙化辦公的階段之中，不僅十分積極的投身到數(shù)字化校園的建設(shè)工作中，而且還根據(jù)自身的實際情況來制定出了不同類型的運行模塊.由于這些模塊系統(tǒng)能夠產(chǎn)生大量的檔案信息，因此高校中的檔案管理人員也需要將其作為主要的收集對象.

3.2 高校檔案應更新管理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)視野中，數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)成為了高校檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分，電子檔案載體與數(shù)字化傳播方式的大范圍應用徹底改變了高校的檔案收集與檔案管理模式，從而開始從最初的紙質(zhì)載體形態(tài)不斷朝向數(shù)字載體形態(tài)所過渡.基于此種情況，高校管理者需要進一步明確檔案管理工作的發(fā)展方向，為數(shù)字化檔案館的建設(shè)與檔案數(shù)據(jù)庫的完善提供強大的促進性力量.

如今，在高水平信息化技術(shù)與完善計算機硬件設(shè)施的支持下，高校已經(jīng)在順應“存量檔案數(shù)字化”基本原則的基礎(chǔ)之上，針對檔案館內(nèi)的紙質(zhì)檔案展開迅速的電子化處理，通過電子掃描與電子導入等方式來將紙質(zhì)檔案信息導入到檔案數(shù)據(jù)庫中.由此可見，高校的管理者需要進一步加大對“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案電子化”這兩項管理技術(shù)的宣傳推廣力度，確保所有檔案管理人員均可以充分感受到由數(shù)字檔案館所帶來的方便性與快捷性，從而更加積極的投入到檔案管理技術(shù)的更新工作中.

伴隨著高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作的不斷完善，在未來勢必會產(chǎn)生更多數(shù)量的數(shù)字檔案資源，就此形式來看，如果仍然單方面的依靠磁性與光學介質(zhì)來實現(xiàn)對檔案信息資源的備份，仍然存在著非常大的局限性.為此，高校中的檔案管理人員需要進一步推進云備份技術(shù)的應用，將之前的異質(zhì)備份及時的轉(zhuǎn)變?yōu)樵苽浞?值得一提的是，這項操作并不需要高校投入過多的人力資源、物力資源以及財力資源，只要根據(jù)自身的檔案收集與管理需求來購買相應的服務(wù)即可，同時也并不需要擔憂檔案信息的安全性.

3.3 高校檔案應改變收集理念

在大數(shù)據(jù)視野中，高校檔案信息的價值實現(xiàn)出現(xiàn)了一些微妙的變化，檔案信息價值增值的關(guān)鍵之處即為信息數(shù)據(jù)的可重復利用與多次重組.在傳統(tǒng)模式的高校檔案管理工作中，檔案信息的收集主要是為了數(shù)據(jù)保存與數(shù)據(jù)利用.而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，高校檔案信息的收集目的出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從之前的保存與利用并重轉(zhuǎn)變成為分析與利用并重.筆者在這里借用維克托?邁爾舍恩伯格所說過的一句話：“數(shù)據(jù)價值的關(guān)鍵是看似無限的再利用，即它的潛在價值.收集信息固然至關(guān)重要，但還遠遠不夠，因為大部分的數(shù)據(jù)價值在它的使用，而不是占有本身.”不難看出，我國高校的檔案收集理念已經(jīng)發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變.

綜合化分析來看，高校檔案收集理念的改變是建立在活動檔案信息的基礎(chǔ)之上的，因此這就需要高校檔案管理人員制定出更加明確的檔案信息記錄標準，以此來作為新型檔案收集方案的運行基礎(chǔ).以高校中的學生檔案為例，學生檔案的信息數(shù)據(jù)不僅僅是為了對學生的學習情況進行記錄保存，同時還具有著保障學生順利畢業(yè)、保障校園一卡通正常使用、保障后勤管理工作順利開展等作用.除此之外，學生檔案信息還可以被應用到圖書館登記環(huán)節(jié)中，以此來確保學生可以更加方便地進出圖書館，全面提高他們的學習效率.如果想要將上述所提及的所有功能充分的發(fā)揮出來，就需要得到信息共享技術(shù)的大力支持，而信息共享需要嚴格按照檔案信息的標準化與通用化原則才能得以實現(xiàn)，因此從整體的角度來分析，高校檔案管理者需要制定出科學化的檔案信息記錄方案，通過DWA技術(shù)來構(gòu)建出包括海量信息的檔案數(shù)據(jù)庫.

3.4 高校檔案管理要轉(zhuǎn)變資源類型

在大數(shù)據(jù)視野中，我國高校的檔案信息開始變得更加開放，檔案數(shù)據(jù)也正在朝向一體化的方向所逐漸靠攏.相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式來看，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案的資源管理、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)保護、數(shù)據(jù)刪除、資源跟蹤以及信息備份等工作環(huán)節(jié)均達到了更加理想的管理效果.在最近幾年來，我國的各個省市都開始加入到對區(qū)域性檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作中，相繼實現(xiàn)了針對某個地區(qū)、某個行業(yè)、某個系統(tǒng)的檔案資源共享.由此可見，高效的檔案管理工作需要盡快從“國家資源管理”迅速轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣Y源管理”，由于受到了傳統(tǒng)管理模式的影響和制約，這一轉(zhuǎn)變勢必會遇到諸多的問題和阻礙，這不僅僅是高校檔案事業(yè)的一次重大戰(zhàn)略目標轉(zhuǎn)向，同時還關(guān)乎到傳統(tǒng)檔案信息利用效率的全面提升.在高校的檔案室內(nèi)存儲了大量的寶貴原始資料，這些都是推動國家發(fā)展與社會進步的重要資源，為了能夠更好的保護這些原始的檔案信息，高校中的檔案管理人員應當積極改變傳統(tǒng)的管理理念，將可公開的檔案與解密檔案對外公布，通過此種科學化的開放利用模式來促進和諧社會的構(gòu)建，在潛移默化當中實現(xiàn)各個行業(yè)中的檔案信息資源互通，從根本上打破專有館藏資源管理的守舊理念，為社會大眾提供更為便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案咨詢服務(wù).相信通過檔案管理人員的共同努力，高校的檔案服務(wù)水平將得到較大幅度上的提高，高校的檔案資源價值也會表現(xiàn)的更加淋漓盡致.

〔1〕朱青梅.基于大數(shù)據(jù)時代的科技檔案開發(fā)要素研究[J].山西檔案，2014（1）：30-31.

〔2〕王毅，趙淑梅.國有企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新與檔案大數(shù)據(jù)管理安全戰(zhàn)略研究[J].檔案學通訊，2015（2）.

〔3〕石俊峰，周麗霞，福霜霜.大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密，2015（9）.

〔4〕方靈芝，付媛媛，潘虹.新時期高校檔案工作現(xiàn)狀及發(fā)展對策[J].檔案與建設(shè)，2015（3）.

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2017-01-22