新建地方本科院校畢業生檔案管理工作的問題與對策

蔡華鋒

（重慶文理學院 檔案館，重慶 永川 402160）

新建地方本科院校畢業生檔案管理工作的問題與對策

蔡華鋒

（重慶文理學院 檔案館，重慶 永川 402160）

高校畢業生檔案記載著大學生在校期間的學習、生活及各種表現，是大學生成長的歷史記錄，是大學生就業、擇業以及用人單位選拔人才的重要資料信息。就新建地方本科院校畢業生檔案管理存在的主要問題進行分析，并提出具體對策和建議，以期提升新建地方本科院校畢業生檔案管理科學化水平。

新建；本科院校；畢業生；檔案管理

大學生是國家寶貴的人才資源，是民族的希望、祖國的未來。高校畢業生檔案是大學生在高等學校期間學習成績、個人素質、思想表現等方面的真實記錄，是高校教育、人才培養的原始資料，是大學生就業以及用人單位選拔、考核、任用人才的重要依據，關系到畢業生就業落戶、繼續教育、干部選拔、工作調動、轉正定級、養老保險辦理等方方面面，是我國人事檔案的重要組成部分。管理好畢業生檔案，對大學生就業，對國家人力資源開發和國家經濟建設，都有著極其重要的作用。

所謂新建地方本科院校，通常是指1999年我國啟動高等學校擴招后，由不同類型、不同層次學校合并或專科學校獨立升格的新型本科院校，主要分布在地級城市，立足地方經濟和社會發展，由地方政府主辦[1]。新建地方本科院校伴隨著我國高等教育大眾化應運而生，辦學歷史不長，起步較晚，基礎較弱，畢業生檔案管理的經驗還不豐富，體系還不成熟。因此加強新建地方本科院校畢業生檔案管理、創新新建地方本科院校畢業生檔案管理機制、探索新建地方本科院校創新發展新的視角，對于提升新建地方本科院校辦學質量和辦學層次，有著至關重要的實踐意義，也很值得我們去思考。

一、當前新建地方本科院校畢業生檔案管理工作存在的主要問題

（一）畢業生對檔案重要性認識不足，重視不夠

隨著勞動、人事和分配制度改革，在市場經濟環境下，人員的聘用方式隨之發生變化。大學畢業生由國家統一分配調整為本人與用人單位雙向選擇，用人單位由被動接收轉變為主動擇優錄取。新建地方本科院校主要培養應用型人才，主要為地方經濟建設服務，到非公有制企業就業的畢業生較多，許多畢業生通過簡歷包裝進行自我推薦，實現就業，檔案作用在一定程度上有所弱化。筆者通過調查發現，有近半數高校畢業生對個人檔案不了解或較少關注檔案的重要性。他們不知道自己的檔案保管在什么地方，不知道檔案轉遞的流程，認為檔案管理只是學校的事情，自己不需要去過問，沒有意識到個人檔案的重要價值，沒有意識到檔案問題處理不好可能會帶來的嚴重后果。

（二）畢業生檔案材料收集范圍不全，力度不夠

畢業生檔案記錄了大學生在校期間的成長過程，畢業生檔案管理不是靜態的、恒定的，而是動態的、不斷變化的。教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》明確要求，高等學校學生類檔案的歸檔范圍主要包括“高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”，這些材料主要來自學校教務處、學生處、團委、校醫院、院系等相關部門。多數新建地方本科院校畢業生檔案管理部門行政職能不高，執行力有限，與這些部門溝通協調機制不健全。加之受傳統檔案工作思路影響，檔案材料收集的方法、渠道、手段等還較落后，導致畢業生檔案材料收集的內容不準確、不全面、不系統，不能真實全面地反映學校教育和學生成長軌跡。

（三）畢業生檔案管理隊伍不健全，培訓不夠

新建地方本科院校是我國高等教育本科層次院校中的新兵，是我國高等教育的堅實力量。為求得更快發展，新建地方本科院校致力于學校轉型和內涵發展，把主要精力放在教育教學、學科建設、科學研究、基礎設施建設等方面。同時受新升本、地方教育發展不平衡、重視程度差異等影響，檔案事業起步較晚，發展遲緩，未設立專門的畢業生檔案管理機構。畢業生檔案管理負責部門多設在學生處或檔案館，這些部門編制緊缺、人員偏少，畢業生檔案管理多為兼職人員，日常業務多，專業性不強，培訓偏少，管理粗放。

（四）畢業生檔案管理信息化水平不高，投入不夠

新建地方本科院校升格時間較短，面臨本科教學合格評估，在招生、就業、教學、基礎設施建設等方面的壓力下，往往無暇顧及學校檔案事業發展，對畢業生檔案信息化建設重要性認識不足，投入不夠，檔案設施設備陳舊，更新換代不及時。加之缺乏既具有現代檔案管理方面知識技能，又掌握計算機等先進技術手段的全能型人才。畢業生檔案的收集、整理、存儲、檢索、查詢、發布等工作大多還處于傳統的紙質和手工操作階段，未建立專門的畢業生檔案管理系統和電子檔案管理平臺，查詢十分繁瑣，利用十分不便。利用現代信息技術進行畢業生檔案管理不成熟，不成體系，無法實現信息共享，無法滿足新形勢下用人單位需求，制約了畢業生檔案管理水平和服務質量的提升，降低了畢業生檔案管理工作的效率。

二、新建地方本科院校畢業生檔案管理工作的應對策略

（一）廣泛宣傳，切實增強畢業生檔案意識

一是加強檔案知識的宣傳。新建地方本科院校要利用網絡、櫥窗、展板、校園廣播等多種方式向畢業生廣泛宣傳有關檔案方面的知識，要讓畢業生關注檔案，知曉國家和學校關于畢業生檔案管理的有關規章和制度。要讓畢業生充分認識到，在改革開放的今天，在市場經濟環境下，畢業生個人檔案不是可有可無，而是非常重要，它對廣大畢業生順利就業、今后工作和生活等各個方面都會產生極其重要的影響。

二是加強檔案知識的教育。新建地方本科院?？梢酝ㄟ^公開課、專題講座等形式，向畢業生講授個人檔案有關方面的知識，讓畢業生對個人檔案有全面系統的了解。積極引導畢業生了解檔案與自身的緊密關系，讓畢業生知曉個人檔案的形成過程,讓畢業生認真對待和填寫個人檔案相關材料內容。也可通過生動的案例介紹、參觀學校檔案館等方式，讓他們充分認識到個人檔案是自己生命中不可分割的一部分，切實提升畢業生檔案意識。

三是要知曉檔案轉遞的流程。檔案轉遞是高校畢業生檔案管理的重要環節，有嚴格的操作規范和要求，新建地方本科院校畢業生務必知曉個人檔案轉遞的程序和流程。根據國家相關規定，目前高校畢業生個人檔案保管一般采取三種方式進行：一是工作單位保管，二是高校免費保管兩年，三是實行人事代理保管。新建地方本科院校畢業生在離開學校之前，一定要弄清楚自己的檔案應該采取哪種保管方式，以便學校畢業生檔案管理部門轉遞自己的個人檔案，使自己的個人檔案順利“落戶”。

（二）加強收集，著力完善畢業生檔案內容

一是要加強制度建設。凡事都應有一定的約束力，俗話說“沒有規矩，不成方圓”，制度建設是抓好畢業生檔案收集工作的前提和基礎。沒有收集，檔案工作就像是無米之炊、無水之源，畢業生檔案材料收集要齊全完整，離不開完善的制度保障。因此，新建地方本科院校要建立和完善畢業生檔案收集制度，制定畢業生檔案收集的規范和準則，在制度上明確界定畢業生檔案材料收集的操作流程和規范要求。讓畢業生檔案管理人員知曉自己的權限和職責，讓畢業生明確自己的權利和義務，確保檔案收集有章可循。

二是要擴大收集的范圍。市場經濟環境下，用人單位對畢業生的需求標準逐漸開放，畢業生在校期間的各類信息均在用人單位的考察范圍。畢業生檔案能夠客觀地記載和反映學生在校期間的成長過程，畢業生檔案材料收集越齊全，越能反映一個人的真實情況，它的利用價值就越高。目前，從新建地方本科院校畢業生檔案材料收集情況看，主要是反映畢業生在校期間的學習成績、學歷學位、黨團材料以及相關鑒定材料，而反映畢業生在校期間綜合素質和能力方面的材料非常少。一份材料齊全的檔案，有助于用人單位選拔人才，有助于畢業生成功就業。因此，新建地方本科院校要擴大畢業生檔案收集的范圍，要豐富畢業生檔案內容，特別是要重點增加反映畢業生思想素質、心理素質、身體素質、組織能力、實踐能力、技能水平、科研水平、信用記錄等方面的資料。

三是要注重收集過程的督促檢查。加強督促檢查是確保各項工作落到實處的保障，是提高工作效率的重要手段。新建地方本科院校要做好畢業生檔案材料的收集工作，必須加強收集過程的督促檢查，加強日常收集工作的指導[2]。要根據畢業生檔案收集規范和要求，采取定期和隨機的方式進行檢查。發現收集材料不及時或不齊全，要及時整改，要采取措施及時補救，確保檔案材料收集的完整性。筆者所在學校將畢業生檔案收集情況列入二級部門工作考核目標指標，作為學校考核該部門年度工作完成情況的重要內容，各部門都非常重視畢業生檔案收集工作，效果良好。

（三）強化培訓，建設高素質畢業生檔案管理隊伍

一是要配備專兼職檔案管理人員。檔案管理人員是畢業生檔案管理的執行者，檔案管理人員的素質在一定程度上決定了檔案管理工作的水平。隨著辦學規模和辦學水平的不斷提升，高校畢業生檔案的數量和服務內涵也在不斷增加和完善。新建地方本科院校必須加大檔案工作力度，建立穩定的畢業生檔案管理專兼職隊伍。專職人員專人專崗管理畢業生檔案，兼職人員可由各院系輔導員或教學秘書擔任。這些專兼職畢業生檔案管理人員，既要掌握檔案工作知識，又要熟悉學生工作，及時收集需要歸檔的材料，確保畢業生檔案的完整性和實效性。

二是要加強檔案管理人員思想和職業道德建設。檔案工作政治性強，要求高，畢業生檔案管理人員必須把遵守黨的政治紀律和政治規矩擺在突出位置。為了提升畢業生檔案管理人員思想政治素質，新建地方本科院校應定期組織畢業生檔案管理人員進行思想政治理論學習、培訓和交流。要引導畢業生檔案管理人員樹立高度的責任心和“以人為本”的服務理念，樹立忠于職守、愛崗敬業的職業信念、職業情感和熱愛本職工作的工作作風，做好畢業生檔案管理的各個環節，切實服務于廣大畢業生的成長和成才。

三是要提升檔案管理人員業務素質。做好畢業生檔案管理工作，需要提升檔案管理人員自身素質和業務能力。因此，新建地方本科院校應制訂契合學校自身發展需要的素質培育方案，加強畢業生檔案管理人員業務培訓，普及檔案管理專業知識[3]。特別是要針對新時期畢業生檔案工作的新要求，探索創新畢業生檔案管理新模式。培訓方式可以采取請進來、走出去的方式進行。通過培訓，讓畢業生檔案管理人員掌握新的知識，拓展新的視野，提高新建地方本科院校畢業生檔案管理水平。

（四）更新觀念，提升畢業生檔案管理信息化水平

一是要增強檔案管理現代化意識。思想觀念的更新是一切工作順利開展的重要保證，在信息化時代，傳統的檔案管理模式和管理手段已經不適應時代發展要求。由于辦學時間不長、辦學基礎較弱，新建地方本科院校畢業生檔案管理信息化水平整體不高，很多學校還延續傳統的手工管理模式，查詢利用十分不便。學校層面應提高認識，轉變觀念，高度重視畢業生檔案管理信息化建設，從人力、物力和財力上給予傾斜，將畢業生檔案管理信息化建設納入學校信息化建設發展整體規劃。

二是要建立畢業生檔案數據管理系統。畢業生檔案管理信息化建設需要信息化平臺的支撐，因此，學校層面應加大投入，購買現代技術設備，通過現有軟件升級改造、自主開發、購買市場上成熟軟件系統等方式，建立一套完整的適合新建地方本科院校特點的畢業生檔案數據管理系統，實現畢業生檔案數據錄入、查詢、修改、打印等全程信息化[4]。特別是要以數據庫建設為重點，學生入校時就著手建立個人檔案數據庫，及時維護和更新數據，動態記錄大學生在校期間成長的歷程，不斷夯實畢業生檔案管理信息化基礎。

三是要完善信息化檔案管理安全保護機制。在網絡技術快速發展的同時，網絡安全問題時有發生，信息安全受到了極大威脅，新建地方本科院校務必加大投入，建立完善的畢業生檔案信息安全保護機制[5]。要建立檔案信息化安全規范和制度，確保管理人員嚴格按規定執行；要定期進行數據備份，防止檔案數據的丟失；要通過登錄口令、信息加密等舉措，對用戶身份進行認證；要利用防火墻技術，防止網絡病毒，阻擋黑客攻擊，確保畢業生檔案管理數據系統的安全。

[1] 王者鶴.新建地方本科院校轉型發展的困境與對策研究——基于高等教育治理現代化的角度[J].中國高教研究，2015（4）：53-59.

[2] 謝怡.基于大數據的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學學報（社會科學版），2015（6）:103-107.

[3] 彭梅.就業視角下高校學生檔案管理創新研究[J].城建檔案，2016（7）:60-61.

[4] 左永艷，王先平，安建梅.“云時代”下檔案信息資源管理模式探究[J].重慶文理學院學報，2014，33（5）:148-151.

[5] 項久才，朱靜.綜合改革視域下高校學生檔案工作創新方向與路徑[J].渤海大學學報（哲學社會科學版），2016，38（4）:153-154.

責任編輯：王茂建，吳 強

On the Problems and Countermeasures of Graduates’Files Management in the Newly Established Local Colleges

CAI Huafeng
(Archive of Chongqing University of Arts and Sciences,Yongchuan Chongqing 402160,China)

College graduates’files record their study,life and all kinds of performance in the school.It is a historical record of college students’growth.It is also the important information for not only graduates in their job-hunting and working,but also for employers in selecting talents.This paper analyzes the main problems of graduates’files management in newly built local colleges,and puts forward concrete countermeasures and suggestions in order to enhance the scientific level of graduates’archives management in newly built local colleges.

newly built;undergraduate colleges;graduates;file management

G271

A

1673-8004（2017）04-0102-04

10.19493/j.cnki.issn1673－8004.2017.04.017

2017-05-11

重慶文理學院校級科研項目“新建地方本科院校畢業生檔案管理機制體制研究”（Y2016DA54）。

蔡華鋒（1976— ），男，重慶潼南人，檔案館員，碩士，主要從事檔案管理研究。