試論地方應用型高校外語院系教學秘書工作

□文/黃山學院外國語學院 張永懷

試論地方應用型高校外語院系教學秘書工作

□文/黃山學院外國語學院 張永懷

隨著傳統地方本科高校從擴大招生規模向重新確定辦學定位的應用型轉型， 教學秘書的工作也發生了新的變化。文章通過分析外語教學涉及的專業和公共兩個維度以及教學秘書相關工作事項，討論地方應用型高校外語院系教學秘書工作存在的一系列問題，指出這些問題的根源所在。以此為基礎，從提升溝通能力、提高外語專業水準以及樹立正確的價值觀等幾方面，提出一些合理建議，以期對地方應用型高校外語院系教學秘書工作的改善起到積極的作用。

地方應用型高校，外語院系，教學秘書工作，問題，建議

引言

隨著傳統本科地方高校由擴大招生規模向重新確定辦學定位的應用型轉型，教學秘書所面臨的工作面向也不斷變化。教學秘書在外語教學的過程中占據著很重要的位置，是外語院系與學校其他院系和教學職能部門之間進行溝通和交流的重要環節，而且也是外語教學管理中不可缺少的重要一員[1]。地方應用型高校與傳統高校的不同之處在于其辦學的針對性較強。地方應用型高校課程的設置更注重學以致用，教學基本都圍繞提高學生的實際操作能力展開，外語院系的工作更是如此。教學秘書雖然并不都是教專業課的專職教師，但卻是教學過程中十分重要的一環，是溝通和交流的重要樞紐。在外語院系教師與學生交流和溝通的過程當中發揮著重要的作用。外語院系教學秘書工作繁瑣，需要的綜合素質較高，在平時的日常教學管理中有著不可低估的作用。

一般來說，外語專業學生都要求達到相關外語語種的專業四級和專業八級的水平。這不僅需要水平高超的外語專業專職教師進行課堂面授、課下輔導，還需要管理有方的教學秘書來協助教學院長組織外語專職教師的教學工作，做好日常外語院系教師的課程安排以及學生對教師授課等方面問題的及時調解，讓教師和學生之間的交流與溝通變得順暢，及時解決教學中的問題，促進外語專業教學過程的順利、高效運行。

近幾年，隨著地方應用型高校建設理念的不斷深入人心，外語專業課程設置了與社會行業需求有關的方向或特色課程，也開設了面向非外語專業的輔修（雙學位）課程以滿足地方高校的應用型轉型；公共外語課程的種類也不斷增多以適應學生個性化學習和社會新發展的需要。譬如某地方應用型高校對大學英語課程就采用了分級分類的教學模式，課程門類更加細化，教學目標更加明確，面向的學生各異等等，這些都很好地避免了以往授課一刀切的做法。公共外語課程的學習效果如何，不僅與任課的專職教師有著十分重要的關系，而且也與教學秘書的管理服務水平的高低有著相當密切的關聯。

綜上所述，地方應用型高校外語院系教學秘書的工作不僅要面向包含院系自身外語專業在內的各方面工作，更要面向涉及公共外語的諸多工作環節。

外語院系教學秘書工作的特點

高校外語院系教學秘書是院系行政領導與各教研室、與專職教師之間聯系的紐帶，是院長、主管教學院長與教學班（學生）之間的聯絡員[2]。他們既非黨、政領導，也非專職教師，卻是院長及教學院長的助手與參謀，在教學過程中作用獨特，是高校外語院系不可或缺的重要一員[3]。其工作的特點是工作內容繁瑣，綜合素質要求普遍較高。教學秘書還必須擔負起在師生、院系和學校三者之間溝通聯系和組織協調的職責，工作既多且雜，既有簡單機械的體力勞動，也有復雜深入的腦力勞動[4]。

工作內容較繁瑣

外語院系教學秘書的工作相較于其他院系的教學秘書工作來講，工作內容較為復雜，對于外語院系相關工作的質量要求較高[5]，涉及到所學外語語種的相關知識面較廣，比如，外語專業課程的教師隊伍中，會有外籍教師的存在，他們不管是從生活習慣還是教學習慣上都和中國教師有著十分大的區別，作為外語院系的教學秘書就不能再單純地只是考慮外籍教師的專業課程的安排、調課和傳達學校的相關政策等硬性的規定，除此之外還要充分地考慮到外籍教師的特殊情況，充分了解外籍教師的相關授課習慣和授課方式，以便提前與學生做好溝通和交流，避免在外語專業課程學習的過程中出現不必要的麻煩，以提高外語教學工作的質量。因此從這一方面來講，外語院系教學秘書工作的內容相對來說還是比較復雜的，不只是單純的課程安排、成績管理等基礎的工作。

除此之外，傳統地方本科高校在向應用型高轉變的過程中，舉措之一就是鼓勵學生跨專業輔修以授予雙學位，增加學生的應用能力。選修外語院系外語專業的學生人數也有相當大的增加。總之，不管是從外語語種來說還是從學生的學歷層次、專業水平來說，外語院系教學管理方面的工作量都不小，而且外語等級考試的種類名目也很繁多，每一等級考試所涉及到的課程學習和安排也就各不相同，無論從課程安排上還是考試場次安排上，包括成績的整理與發布等各方面都需要外語院系教學秘書來參與或者完成，因此外語院系教學秘書的工作內容還極為繁瑣復雜。

綜合素質要求較高

外語院系的教學秘書工作者不僅要具備其他院系教學秘書的能力，而且對其綜合素質的要求甚至比其他院系的要求還要嚴格很多[6]，原因是外語院系的工作內容比其他院系的工作內容要多，工作量也比較大，以英語考試來說，每年都會有專業等級的考試和公共大學外語的四、六級考試，各高校要負責考場的布置、監考教師的安排等工作，也包括本班或者本專業的學生專業考試的課程復習、考試報名等內容的安排，這些都是由外語院系教學秘書直接組織與參與來完成的，這些工作雖然沒有多高的專業技術的含量，但是也需要很強的組織協調能力，安排好各方面的工作，保證考試的順利進行。此外，除了這些基礎的職業素養要求之外，作為外語院系的教學秘書最重要的一點就是要有較高的外語專業水平，尤其是英語綜合應用能力要高，這也是由平時的工作性質和工作內容決定的。

外語院系教學秘書工作的要求

外語院系教學秘書在教學過程中所承擔的功能不妨看作其服務作用的發揮，很大程度上，教學秘書所扮演的管理角色，本質上是一種服務職能。教學秘書在教學中的服務職能主要表現在其工作事項實施的目標是開展正常教學活動、維持正常教學秩序與按時完成教學任務[7]。外語院系教學秘書要高效地實施其管理服務職能，必須要具有較好的外語表達能力，較強的組織溝通能力和良好的職業素養等[8]。

較好的外語表達能力

由于外語院系的教學秘書日常工作會接觸到不同的外籍教師，尤其是外語專業和公共外語選修課。由于涉及到的語種比較多，為了更好地進行外籍教師與學生之間，以及外語院院系與學校外事管理部門之間的溝通和交流，這就要求外語院系的教學秘書必須有良好的外語聽說能力，尤其是英語聽說能力[9]。以英語為母語的外籍教師理應是需要懂英語的教學秘書，以便直接就教學事務與之進行溝通。而其它語種的外籍教師，一般除其母語外，通常也只能用英語進行簡單的或者復雜的交流。如果外語院系的教學書有較強的外語語表達能力，能夠準確傳達外籍教師的意思，能夠準確的把學生表達的信息傳遞給教師，保證外籍教師與學生之間的良好的交流和溝通，保證學習的質量不受語言不通等因素的影響。另外，外語書面表達能力也很重要。這主要體現在寫外籍教師招聘廣告、或給外籍友好人士、外籍教師寫（發）各種函件等。盡管當下的高校通常都設立外事辦公室。該機構負責辦理國際間的校際交往事務，但是有個別事務不得不依靠外語院系。如 在決定聘請外籍教師任教后，他們為了事先了解其教學情況，寫信詢問教學設備、外文資料、何種類型的課程、學生面向及學生的外語水平等。就這些情況的答復，必須由外語院系來進行。這就要求教學秘書不得不寫好外文信件，將情況逐一函告[10]。這充分說明高校外語院系教學秘書具備外文書面表達能力的必要性與重要性。

較強的組織溝通能力

由于外語院系的教學秘書是院系與學校管理部門、學生與教師之間的重要的溝通渠道，因此需要教學秘書有較強的組織和溝通能力，在與學校管理部門溝通的過程當中既要保證外語院系的自身利益，也不能影響學校的整體利益。在教師和學生溝通的過程當中也要顧及到兩者的感受。比如訂教材，當下外語教材的種類繁多，征訂時需要與各課程任課教師及班級學生深入交換意見，結合具體實際情況，用哪種版本好，這些都需要教學秘書與教師、學生充分交流溝通后，將具體情況反饋給教學院長拍板決定使用哪些教材。另外，外語院系平時組織開展的提升教師教學技能擴展教師教學知識的各種集體活動，都需要教學秘書的參與才能順利完成。因此作為外語院系的教學秘書必須要有良好的組織和溝通能力，才能勝任這份工作。

良好的職業素養

高校外語院系教學秘書工作用一個詞來表達就是“繁瑣”。工作維度廣，從教務管理系統的教學計劃錄入、排課、調課到教材征訂、學生意見的收集整理、學生成績的登記和管理，教學文件收發、各種教學表格填寫等等。要做好這些繁瑣的工作就必須要愛崗敬業。作為外語院系的教學秘書首先要有良好的職業素養，必須充分熱愛自身的工作，對自己所學的外語語種和工作內容要有興趣，不能為了工作而工作，簡而言之就是具有敬業精神，工作態度仔細、認真等，這些都與平時的工作息息相關，稍有不慎就會影響平時的教學工作。另外，教學秘書必須具有健康的體魄，因為一個院系通常只有一個教學秘書，而其諸多工作內容是別人在短時間無法代替的。如果因為身體素質的原因，接二連三請假，就會影響院系教學工作的正常運轉。比如幾年前，某兄弟高校外國語學院曾有一位教學秘書，系英語專業大學本科畢業，固然在這個崗位上勝任工作，這是毫無疑問的。然而隔三差五就請病假，對院系的教學管理工作造成了不良影響，最后不得不被迫換人上崗，問題才得以解決。因此，外語院系的教學秘書必須具備身心兩個方面的良好職業素養。

外語院系教學秘書工作存在的問題

傳統本科地方高校的應用型轉型，向外語院系教學秘書工作提出了嚴峻的挑戰。正確面對教學秘書的工作中客觀存在的以下問題，盡可能地激發其在教學管理工作中的積極方面以確保教學秘書工作的順利進行，對深化外語院系教學管理有著不可低估視的現實意義。

1、溝通能力較差，工作經驗不足

目前外語院系教學秘書工作面臨的一個主要的問題就是，溝通能力較差，缺乏豐富的工作經驗，一方面表現在日常工作中與外籍教師的交流溝通過程中，沒有找到適合的工作方式，往往只關注了教學質量和學習成績的提高，而忽視了外籍教師和中國教師之間的文化差異和思維方式的不同，在工作方式的選擇上沒有因人而異，這和外語院系教學秘書工作經驗不足有著直接的關系。

另一方面表現在，日常的工作能力上，外語院系的教學秘書主要的工作任務還包括處理學生與教師之間的相關事宜，及時解決院系教師和學生提出的問題，但是目前很多外語院系的教學秘書缺乏豐富的工作經驗，并不能很好的處理這些問題，尤其是一些突發事件發生時，往往不知道如何才能正確的面對與解決，久而久之就會影響外語院系正常的教學運轉，這也是外語院系教學秘書溝通能力差，缺乏工作經驗的表現。

2、專業水平較低，學習能力不強

外語院系教學秘書工作面臨的另一個重要問題就是教學秘書的專業水平較低，而且自身的學習和深造意識不強，這嚴重影響了外語院系教學秘書日常工作質量，外語院系教學管理不同于其他專業的教學管理，對于專業性的要求較高，然而目前很多外語院系教學秘書本身的專業水平較低，沒有足夠的知識來支撐日常教學工作事務的管理，和在外語專業課程任教的外籍教師的交流和溝通不能順利進行，影響專業課程的安排以及平時教務的傳達，再加上教學秘書對自身工作的認可度不高，沒有在日常的工作中提高自身的專業素養和專業水平，只是為了工作而工作，缺乏創新意識，沒有利用一些機會對自身的知識進行及時地提升更新，學校組織的各類教學管理培訓也沒有及時地參加，對于自費學習進修的課程也沒有參與，自身的學習意識也較差。因此外語院系教學秘書專業水平的提升較慢，進而影響到日常的工作質量。

3、職業素養缺乏，自我調解較差

目前在外語院系教學秘書工作當中還有一個比較嚴重的問題就是缺乏良好的職業素養。簡而言之，就是缺乏足夠的工作熱情，對本職工作不夠熱愛，沒有工作激情。在平時的工作當中大而化之、得過且過，總是為了交差了事而疲于應付。絕大多少教學秘書沒有充分認識到其本職工作的性質主要就是要圍繞院系教師和學生之間的教與學的有效運行而開展，為教學順利運行而服務。大都在工作中抱怨的情緒較大，工作出現問題時沒有及時的從自身查找原因，總是找一些客觀原因為自己開脫，再加上自身的心理素質沒有足夠強大，自我心理調節能力較差。總之，外語院系教學秘書工作又千頭萬緒，很容易就會產生工作懈怠的局面，進而影響外語院系教學秘書工作的順利進行。

一些合理建議

地方應用型高校教學管理重點圍繞教學工作來展開其他工作事項，教學工作是中心和核心，教學秘書作為教學過程中的管理者與執行者，不僅要重視本職作用的積極發揮，也要提升溝通能力，積累實踐經驗；提高專業水平，強化學習意識；樹立正確價值觀，完善職業素養。只有做到這些，方可適應地方高校應用型轉型改革的發展新趨勢。

1、提升溝通能力，積累實踐經驗

提升綜合素質對于外語院系教學秘書的工作質量的提升有著十分重要的作用。首先要提升外語院校教學秘書的溝通交流能力，這樣才能提高日常工作的效率和質量，及時解決學生和教師之間、以及院系和學校管理部門之間的問題；其次針對外語院系教學秘書的工作經驗缺乏這一實際問題，要給予新進的年輕的外語院系的教學秘書足夠的空間去施展自身工作能力，給他們更多的的機會參與到教學管理，在實踐過程中積累豐富的工作經驗，來提高自身的工作能力。作為教學秘書要努力爭取機會，積極主動的參與到院校組織的各項活動中去，增加自己的實踐管理經驗，這對于平時的教學秘書工作有著很大的幫助。

2、 提高專業水平，增強學習意識

作為外語院系的教學秘書，最主要的還是自身的專業水平的提升，因為平時的教學管理工作還是與外語專業息息相關的。首先外語院系教學秘書對于自身所學的專業課程，尤其英語要有較高的聽、說、讀、寫能力。在日常的教學管理工作中，不僅能順利的與外籍教師溝通交流，而且在工作需要的時候還能夠用外語以書面形式反應相關問題；其次，作為外語院系的教學秘書，應該在日常的學習和工作中培養良好的學習習慣。不僅要參加院校組織的相關的培訓和實踐活動，而且也要自己爭取機會學習更多的專業知識，尤其是在科技發達的今天，網絡授課很常見，方便快捷，接收到的專業知識有全面，是一個很好的學習機會。作為外語院系教學秘書，應該積極主動的去尋找學習機會，為自己專業水平的提高創造機會，這樣才能進一步做好自己的本職工作，提升工作質量。

3、 樹立正確價值觀，完善職業素養

作為外語院系教學秘書要對自身的工作建立良好的自我認知，樹立正確的價值觀念。學會運用正確的工作方式與學校其他院系或管理部門建立良好的工作關系，努力為自己創造良好的工作環境。當自身工作出現問題時，不要一味的抱怨工作環境不利等一些客觀因素，要從自身找原因，想辦法弄清楚到底是哪方面的原因造成工作的失誤，才能有針對性地對工作中的問題予以改善。適當的調整工作狀態，時刻保持良好的工作心態，來應對繁雜的外語院系教學秘書工作，這樣才能提高教學事務管理工作的質量。

結語

在創建地方應用型高水平大學這一全新理念的驅動下，傳統意義上的地方本科高校在反思原有辦學觀念的基礎上，都無一例外地重視外語專業和公共外語的應用型轉型以實現大學教育的應用型這一重新定位。為了提高學校的知名度，努力提高自身的教學質量，各地方應用型高校也格外重視外語院系教學秘書隊伍建設，畢竟他們在創建地方應用型高水平大學和提高教學管理質量的任務重有著不可輕視的影響。因此如何正確看待這一工作，如何更好的解決目前工作當中的問題，成為各大地方應用型高校外語院系乃至整個學校關注的重點問題。本文針對這一問題作出了簡要論述探討，由于自身本職工作經驗和閱歷有限，在論述過程中可能存在一些疏漏與值得商榷的地方，在以后的工作和學習中還會對本論題進行更深一步的研究，希望對外語院系教學秘書工作的改善能夠起到積極的作用。◇

[1]張晶. 高校外語院系教學秘書工作之我見[J].新西部：理論版,2008(12):128.

[2]殷樟鳳.高校教學秘書在教學管理中的角色定位和發展困境思考[J].科技界,2014(07):231.

[3]孫安英.新時期高校外語院系教學秘書工作特點及必備素質[J].教書育,2005(S2):31-32.

[4]張 文.高校研究生教學秘書工作探索——以外語類院系為例[J].理論與當代，2015(07):47-48.

[5]楊芳青.新時期高校外語院系教學秘書工作初探[J].福建師大福清分校學報,2003(03):33-35.

[6]楊麗英.新建本科院校外語專業教學秘書職能作用探析[J].赤峰學院學報(漢文哲學社會科學版),2011(01):230-232.

[7]高世紅.淺談高校教學秘書具備的能力與作用[J].經營管理者,2013(29):229.

[8]王淑娟.高校外語院系教學秘書工作的職能與作用[J].佳木斯大學社會科學學報,2006(50):164-165.

[9]鄭重.淺析高校外語系教學秘書工作[J].黑龍江科技信息,2010(17):154.

[10]李學發.論高校外語系教學秘書的素質和作用[J].廣西民族學院學報(哲學社會科學版),1997(S1):70-71.