基于移動互聯網的企業差旅出租車費管理

楊占坡+劉春宇

摘要：差旅費是企業的一項重要支出，是企業可以控制的一項重要費用。隨著商旅平臺的興起，企業差旅管理進入到新的階段。但是在企業差旅費中的出租車費用因其不能被有效監控，產生了尋租和違法取得票據等問題，也導致了企業員工對財務部門的滿意度降低。筆者以D出行公司為代表的移動互聯網APP第三方打車平臺的運用為基礎，為企業差旅出租車費管理提供新的手段，可降低相關成本，提升企業管理水平。

關鍵詞：移動互聯網 差旅出租車費 管理

差旅管理，又叫商旅管理，是指企業利用信息技術，對差旅活動進行全過程監控，從而達到控制差旅成本的目的。目前，差旅管理越來越受到重視。許多專業的公司進入差旅管理領域為企業差旅費管理提供專業的服務。然而，當前很多的商旅平臺只能夠解決飛機票、火車票、酒店等差旅費的監督管理，對企業差旅費中的出租車費并不能進行有效的監督管理。

隨著以各類出行公司APP為代表的移動互聯網應用打車平臺的興起，顛覆了路邊攔車概念，利用移動互聯網的特點，將線上與線下相融合，從打車初始階段到下車使用線上支付車費，畫出一個乘客與司機緊密相連的O2O完美閉環，最大限度優化乘客打車體驗，改變傳統出租司機等客方式，最大化節省司乘雙方資源與時間。中國95%的商旅發生在國內，這也為企業差旅管理提供了新的差旅出租車費管理的手段與方式。

一、企業差旅出租車費管理的現狀

差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。市內交通費是指企業工作人員出差期間發生的市內交通費用，一般由出租車費用等組成。另外還有一種特殊情況，員工申請企業公車派車。一般在進行公務接待或者市區內出差的情況下，員工申請企業派車，由部門領導簽字后進行單位內部結算。筆者把此業務歸屬于差旅管理的范圍，屬于隱性的差旅管理，也是管理相對寬松的領域。

目前企業對市內出租車費的管理標準如下。

（1）包干。給定一個費用標準，總額包干、超支不補、節余歸己。企業差旅市內交通費按出差自然（日歷）天數計算，每人每天按一定的標準包干使用。不管實際費用如何，只給定額的報銷或者補貼。有的企業參照財政部下發的《關于調整中央和國家機關差旅住宿費標準等有關問題的通知》（財行[2013]531號）規定的標準執行，如80元每人每天。有企業會根據員工的級別和出差地點不同給予不同的標準，如經理級別員工北京出差300元每人每天，鄭州出差200元每人每天；普通員工北京出差200元每人每天，鄭州出差100元每人每天。需要員工事先理解企業的標準，避免未授權行為的發生，來確定員工最終可以報銷的費用。

（2）實報實銷。員工出差回來后憑由相關領導簽字審批的票據進行報銷。這個制度一般是對級別比較高的員工，或者有特殊事項的差旅項目來執行的。如總經理級別的員工市內交通費實報實銷，或者某重要項目事先經過申請可實報實銷市內交通費。企業公務用車費用報銷也屬于這種情況，由相關負責人簽字后進行企業內部結算。

二、企業差旅出租車費管理存在的問題

在實際工作中，許多企業的差旅出租車費管理存在比較大的問題，具體表現在以下幾個方面。

（1）出租車費用包干缺乏靈活性，不利于調動員工的積極性。如員工在北京、上海、廣州、深圳等城市出差，80元每人每天的市內交通費很難滿足需要。最終造成員工會消極地去完成相關工作，或者再尋找其他途徑報銷費用。

（2）不能反映實際費用，增加隱性成本。如出租車費用實際為25元，但員工可以從出租車司機那里取得30元甚至更多的票據作為報銷憑證，也有員工通過網上等其他途徑直接購買票據來報銷。

（3）員工行程不清晰，公務目的交通費用和私人目的交通費用無法區分。如員工在出差期間會專門去看望自己的親朋好友或者去相關景點進行游玩，通過其他途徑取得相關的票據作為報銷憑證。而企業無法對其行程路線進行監控，也無法進行核實，只能對金額的大小憑經驗進行判斷，不能確定其具體行程。

（4）利用業務單位的招待差旅費尋租，產生腐敗行為。員工在出差期間接受有業務往來單位的公務車使用，出差后報銷包干費用，或者用其他途徑取得的票據實報實銷，從而達到取得相關費用的目的。這是一種尋租腐敗行為，最終導致企業與業務往來單位的業務受到影響，損害企業的利益。

（5）單位公務用車內部管理體系失效。各部門用車申請隨意，甚至有的企業業務部門特別是管理部門可以直接打電話到車隊叫車，不需要申請和批準。內部結算缺乏監督，最終增加了企業的成本費用。

（6）差旅管理流程耗時費神，財務部門服務滿意度低。由于從審批差旅，借款或者墊付資金，保留票據，后續報銷整個過程耗時比較長，要求比較多，最終導致差旅費報銷是員工抱怨最多和覺得最麻煩的事務。當遇到差旅管理的要求后，員工被瑣事所煩擾，不能安心地從事自己的業務工作。財務人員疲于應付各種問題，嚴格要求就被其他部門的員工投訴，導致財務部門在企業的考核中的群眾滿意度一般都比較低，不利于工作的開展。

三、企業差旅出租車費管理存在問題的原因

（1）無專門的差旅管理部門，差旅管理職能不能獨立。傳統的差旅管理職能分散在各個部門，一般只有事前的審批和事后財務部門的報銷，最終造成管理流程的不完善，缺乏專業管理和整體控制機制。

（2）沒有按需設置用車規則，用車管控粗放。在什么樣的條件下可以用車，用什么樣的車，缺乏事前的授權、事中的監督和事后的分析。員工憑感覺和從自身利益出發，選擇是否用車和用什么樣的車。

（3）行程管理不清晰，不能做到員工陽光出行。員工的上車地點、金額、時間、用車類型都不清晰。員工的差旅行程不能清晰確認，比如出租車票等沒有實名制，有網站公開轉讓票據，員工從出租車司機處索取或者購買票據等行為都是比較普遍的現象。

四、基于D出行公司的企業差旅出租車費管理策略

以D出行公司為代表的移動互聯網第三方打車平臺的興起，為企業差旅出租車費管理提供了新的手段和方法。根據D出行公司企業版的運營模式，筆者編制了企業與D出行公司差旅管理業務連接示意圖。

由此可見，基于D出行公司的差旅管理具有下列優勢，可以克服傳統差旅管理存在的漏洞，也避免存在的浪費。

（1）由財務部門費用會計和D出行公司進行對接，不需另外設立專門的機構。由D出行公司根據企業實現錄入的員工信息和權限實施事中監管，保證差旅管理流程的完善。沒有增設專門的差旅管理機構，從而也降低了企業的差旅管理成本。

（2）事先設定用車規則和員工的權限，確保在實施過程中，員工遵循相關的規則和要求，否則就不能報銷相關的費用。做到了在事中的管理，確保使用更符合規定。

（3）行程管理清晰，員工陽光出行。員工的上車地點、金額、時間、用車類型、行駛路線都很清晰，在企業管理后臺都可以看到。這是以前的差旅管理中的出租車費管理無法監控的區域。

（4）由企業和D出行公司進行結算，員工無需報銷。傳統出租車不僅打車麻煩，而且還牽扯到需要員工先墊付很多次打車費用、保留小票、后續報銷貼票的問題。利用D出行公司不需要索取票據，不僅員工省去了報銷的繁瑣，也讓財務人員省去了逐單審核的麻煩，因為通過D出行公司企業版后臺就可以直接設置管控的要求，員工在這個管控范圍內叫到車，財務人員不需要對結果再進行審核。

（5）行程出行數據報告，企業可以隨時分析。企業可以在D出行公司的系統內查看系統提供的企業員工的出行數據報告進行分析，為企業差旅管理提供大數據支撐。

五、D出行公司差旅管理改進的建議

（1）D出行公司差旅管理平臺需要與企業差旅管理系統實現對接。目前D出行公司提供的差旅管理服務需要企業在D出行公司網站進行注冊，在D出行公司系統內部完成所有的操作和業務，也就是說D出行公司目前只是一個封閉的系統，沒有和企業的差旅管理系統進行對接。這也導致了目前D出行公司差旅管理的服務層次還不是很高，需要進一步提升。

（2）結算方式采用預付款的方式，不夠靈活。D出行公司與企業簽訂的合同注明企業要預存出行服務費，如果企業未能按D出行公司提示充值導致甲方賬戶內余額為零（0）元時，D出行公司有權暫時中止支持甲方用車人員使用甲方D企業版賬戶發出的出行服務需求。過于僵化的結算方式不利于客戶群的維護，需要根據客戶情況進行分類管理。如大客戶可以采取定期結算的模式，中小客戶則可以采取預存款的結算模式。

六、結束語

企業通過D出行公司之類的移動互聯網APP第三方打車平臺來進行差旅出租車費管理，可以簡化差旅審批流程，減少在差旅管理方面的投入，縮短差旅管理的時間。通過與D出行公司之類的移動化聯網APP差旅供應商的合作，可以實現整個差旅管理過程的無紙化，使員工在差旅過程中不需要進行支付操作，不僅可以徹底杜絕虛開發票的問題，還可以減少員工的麻煩，使員工可以將更多的精力投入到本部門的工作而不被差旅費報銷之類的事情干擾，大大提升了員工的滿意度。此外，還可以利用移動互聯網平臺提供的出行數據報告進行大數據分析，獲取相關信息，降低企業的差旅成本，提升企業的管理水平。