Word2013在長篇文檔編輯中的幾個技巧

林清華

摘 要：Microsoft Word軟件提供了世界上最出色的文字處理功能，其增強后的功能可創建專業水準的文檔，用戶可以更加輕松地與他人協同工作并可在任何地點實現網上辦公。Word軟件旨在向用戶提供最佳的文檔格式設置工具，利用它可輕松、高效地組織和編寫文檔，使一般辦公室工作人員不用花太多時間就能掌握Word的基本功能，編排出規范、美觀的文檔。Word軟件已經廣泛應用在我們的日常辦公中，但Word中的一些應用技巧卻被很多人所忽略，現就Word中的一些應用技巧做說明，掌握Word軟件的應用技巧極為重要。

關鍵詞：Word2013；長篇文檔編輯；技巧

WORD文字處理軟件，是微軟公司的Office系列辦公組件之一，是目前世界上最流行的文字處理軟件。是各位同仁再熟悉不過的，大家使用它編寫文本信息、工作報告、職稱論文等基本都能運用自如，不過，你如果了解了以下功能和使用方法，相信將會進一步提高工作效率，也會使你的文件更美觀。

1 段首自動空兩格

（1）在“開始”選項卡，單擊“段落”組的對話框啟動器。

（2）單擊“縮進和間距”選項卡，然后在“縮進”標題下，單擊“特殊格式”下的列表框中的“首行縮進”，在“縮進”下的框中，將首行的縮進間距量調整為“2字符”，最后單擊“設為默認值”按鈕。

（3）在彈出的對話框中，單擊以選中“所有基于Normal.dotm模板的文檔”復選鈕，單擊“確定”按鈕。

2 快速定位到上次編輯位置

我們在編輯長文檔時，一次編輯不完，希望在下次打開時光標能定位在上次編輯位置。在Word2013中，當你打開最近一次編輯的文檔時，在垂直滾動條的位置會出現一個提示框“歡迎回來！從離開的位置繼續”，只要單擊該提示框就可快速定位到上一次編輯的位置。如果打開的文檔不是最近一次編輯的文檔，則不會出現“歡迎回來”提示框，那就需要用快捷鍵“Shift+F5”將插入點定位到上次編輯的位置。

3 關閉時自動保存

3.1 Word的自動宏

在創建宏時，通過為一個宏賦予某個特殊的名稱，就可在執行某項操作（例如啟動Word或打開文檔）時自動運行宏。Word將下表所示名稱識別為自動宏。

為使宏自動運行，它必須位于活動文檔的Normal模板中，或活動文檔選用的模板中。唯一例外的是AutoExec宏，它只有存儲于以下位置時才可自動運行：Normal模板、通過“模板和加載項”對話框全局加載的模板或由“Startup”文件夾指定的文件夾中的全局模板。在命名沖突的情況下（多個自動宏名相同），Word將運行最近的上下文中的自動宏。例如，如果同時在文檔及其附加的模板中創建了AutoClose宏，則僅執行文檔中的自動宏。

3.2 錄制自動保存宏

根據上表所示的自動宏名稱可知AutoClose宏會在關閉文檔時自動運行，以下我們錄一個AutoClose宏，并賦予該宏保存文檔的功能：

1.打開一篇已存在的Word文檔。

2.在“視圖”選項卡，單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“錄制宏”。

3.在“宏名”框中，鍵入宏名稱“AutoClose”；在“將宏保存在”框中，單擊“所有文檔（Normal.dotm）”；在“說明”框中，鍵入對該宏的描述，比如“關閉時對文檔進行保存”（如圖2）；單擊“確定”按鈕，開始錄制宏。

4.單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕。

5.在“視圖”選項卡，單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“停止錄制”。

之后，當使用Word編輯文檔，每次關閉文檔或退出Word時，AutoClose宏會自動運行對文檔進行保存操作。如果是尚未命名的新文檔，將彈出“另存為”對話框，以便你為文檔命名。

4 在Word中使用數字化調整方式

4.1 精確調整文本縮進

如果需要精確的調整，那么需要點擊菜單命令“格式→段落”，打開“段落”對話框。點擊其中的“縮進和間距”選項卡，我們要調整的各項縮進都在這里了。還有一種簡便的方法，那就是按住“Alt”鍵的同時再用鼠標拖拉水平標尺上相應的縮進標記，此時，就可以根據標尺上顯示的數字進行精確調整了。

4.2 精確調整對象大小

在文檔中插入圖片后，要調整大小，那么應該雙擊插入的對象，在打開的“設置圖片格式”對話框點擊“圖片”選項卡，則可以從四個方向對圖片分別進行裁剪，對于插入的自選圖形的大小調整，可以在雙擊后打開的“設置自選圖形格式”對話框的“大小”選項卡中進行，同時還可以調整自選圖形的旋轉角度。

4.3 精確調整表格屬性

分別點擊“表格”、“行”、“列”選項卡，選中“指定寬度”復選項，并在其后的輸入框中輸入相應數字，就可以對表格的寬度、每行的行高、每列的列寬進行數字化調整。在“表格”選項卡中“縮進”下方的輸入框中輸入數字，可以精確控制表格的左縮進數，從而達到在水平方向上調整表格位置的目的。如果需要精確定位，那么可以先選中“表格”選項卡“文字環繞”中的“環繞”，則其右側的“定位”按鈕即為可用。點擊此按鈕，可以打開“表格定位”對話框。

5 結語

在實際的文印工作中，在使用Word處理文檔的過程中遇到的問題舉不勝舉，筆者在此也僅僅做了淺顯的論述與大家共同討論。實踐出真知，只有善于積累經驗，不斷學習，才能熟能生巧，逐漸精通Word文字處理軟件。

參考文獻

[1]陳曉梅.計算機應用基礎[M].北京：清華大學出版社，2013.

[2]郭喜如.Word 2007完美排版標準教程[M].北京：電子工業出版社，2009.