聲像檔案數字化管理問題的探討

李成祥

人類社會正步入信息數字化時代，數字化改變了信息處理的模式，城建檔案館的數字化已成為檔案事業發展的必然趨勢，城建檔案館的傳統管理模式將由此發生嬗變。城建檔案管理系統中依賴特殊載體而形成的聲像檔案首當其沖遇到了新的挑戰，同時又迎來了發展的機遇。聲像檔案工作如何在數字化進程中拓展發展渠道，更新管理內容，改進工作方式方法，已成為我們城建檔案工作者需要思考的問題。

1 目前數字化聲像檔案管理存在的問題

1.1 多種因素制約造成聲像檔案資料收集的局限性

信息資料收集工作是實現數字化城建檔案館的基礎性前提工作。沒有信息源，信息的存儲、連接、資源共享只能是空想。而聲像檔案發展盡管已有百年歷史，但得到有關部門重視僅在八九十年代，應該肯定聲像檔案工作有了很大的發展，但是也存在不少制約因素、影響其進一步發展。一是缺少統一的收集標準，到底應該收集那些檔案，隨意性較大。各地的收集工作基本上是圍繞本地區政府城市建設規劃而拍攝的城市建設變遷情況，但城市建設是一項包涵面極大的系統工程，它包括城市規劃、城市管理、城市工業、民用以及市政、園林、環保等方面的具體建設工作。二是缺少激勵措施，大量散布在社會上的城建聲像檔案資料難以收集。三是聲像檔案依法管理力度不夠。近年來，國家、地方發布了系列的法律、法規，對工程檔案歸檔管理提出了要求，但就其聲像檔案歸檔要求在很多地方還沒有得到具體落實，甚至在一些地方實行的工程檔案預驗收制度中，聲像檔案歸納具體要求還未被列上“議事列程”，沒有得到重視。

1.2 聲像檔案存儲管理技術規范不統一，直接影響聲像檔案的管理工作

聲像檔案存儲管理工作是實現信息數字通信轉換和輸出的基本手段，目前大多數城建檔案館為適應數字化城建檔案館建設需要，將照片、錄像資料進行數字化處理，轉化成光盤貯藏，但高密度現代化存儲技術和聲像檔案傳統的儲存模式發生了兩個不統一的矛盾現象。第一是存儲設備和素材不統一的矛盾。由于先進的存儲技術是逐步發展起來的，因此不同時期拍攝的聲像素材和生產廠家設備類型要求不一，造成錄像素材處理過程的格式不統一，如拍攝設備從最早的家用攝像機、背包機、BETACAM攝像機、DV格式、MPEG2格式攝錄一體機，而資料貯存的介質從大1/2錄像帶、3/4錄像帶、超8錄像帶、BETACAM錄像帶發展到DV、MPEG2格式錄像帶，這樣品種繁多的一種錄像帶輸出、就要一套與之相適應的設備完成，如果設備不匹配，錄像帶處理就收到限制。在這種沒有統一國標儲存格式情況下，我們在聲像檔案貯存管理中，必須進行統一格式轉化素材，為建立一個沒有時空限制的數字化城建檔案館創造條件。第二個問題是信息管理標準不統一、規范矛盾。目前各城建檔案館用于信息數字化處理的計算機軟件，根據本館實際情況，制定相應的軟件系統。對于其信息源標引、數據著錄等編目標準在全國還未真正形成一個規范的“國標”。各家信息軟件不兼容，難以信息資源共享，也不利于聲像檔案信息化的快速發展。這就是我們在數字化城建檔案館建設中管理方面需研究、探討的問題。

1.3 聲像檔案利用服務工作問題

城建聲像檔案利用工作存在三個方面不足。一是利用方式上，人們仍習慣于傳統的“坐等上門，你來我查”利用模式；二是缺乏數字網絡專業技術人員，信息資源開發能力低，編研層次水平不高，針對性不強的編研成果影響社會服務能力；三是設備投入受經費限制，信息服務平臺未真正建立，信息資料利用渠道不暢通，信息資源不能及時對外公布、交流。

2 數字化城建檔案館建設中聲像檔案管理工作發展的主要對策

2.1 豐富館藏，進一步加強聲像信息收集工作

第一要依法治檔。在人們對聲像檔案歸檔意識不強的今天，我們聲像檔案管理者要貫徹好法律、法規，加大宣傳力度，提高全社會檔案意識和法律意識，強化有關人員對聲像檔案歸檔的重要性和必要性意識；在收集內容和范圍上，要制定出具體的、合適的聲像檔案歸檔范圍和規定，保證應該收集的聲像檔案資料收足收全。除在各地出臺的地方性城建檔案管理辦法中把聲像檔案列上“議事日程”外，還應在工程檔案預驗收制度中，把聲像重點工程檔案納入管理環節，保證聲像工程檔案歸檔和及時報送。第二在收集方式上，可以采用“突擊”型和“長期”型兩種方式收集聲像檔案資料。“突擊”型收集方式，就是以政府城市建設方案為“藍本”組織專門人員拍攝城市變遷，新舊面貌聲像資料；采用“長期”積累型收集方式，就是指從事聲像檔案管理工作者，應是一個關注城市建設發展的“有心人”，就是因為隨著科學技術的不斷發展，攝影攝像技術被廣泛采用，新聞、宣傳、拍攝產生和形成大量的錄像，特別是照片資料、甚至還有一些反映某一特定時期為背景的個人照片，都是我們聲像檔案資料的主要來源。第三，要制訂激勵措施，鼓勵社會各界人士積極捐獻城建聲像檔案資料。只有多種手段并舉，才能為建立數字化城建檔案館提供多種類的完整、科學系統的聲像檔案信息源。

2.2 配備具有多種數字處理功能的設備，建立一個統一管理格式

標準規范是實施數字化城建檔案館工程的基礎。我們聲像檔案管理模式無論是采取何種方式，都應有一個統一通用管理格式。這樣才能有利于資源共享。如錄像攝影方式無論是模擬還是數字等哪一種方式拍攝，都應通過技術手段將不同時期不同格式的資料轉化成統一格式。照片檔案數字化管理同樣是一樣，一要統一各地的管理軟件，建立一個通用平臺。二要考慮建立數字庫管理的規范和標準，如是否包含案卷號、文件號、照片號、提名、攝影者以拍攝時間等基本要素，以確保數字資源共享和交換格式統一。

2.3 改變利用方式，實現聲像檔案信息資源共享

適應社會信息服務體系，將聲像檔案信息資源經數據處理后向社會開放，充分發揮聲像檔案獨有的服務功能，提高城建檔案館社會知名度。一是提高聲像檔案的編研水平，以高層次的“二次開發”成果服務社會。把有一定廣度和深度并有針對性的信息編研成果送給用戶，提高信息利用價值，如各地城建檔案館正對已收集的錄像資料經現代化手段處理，以專題片形式為社會、為建設施工單位等部門服務，實現其保存價值。城建照片檔案經數字化處理后的目的也同樣不僅是保管，我們也可以緊跟城市建設步伐，按不同主題，以新舊對比相結合方式，通過畫冊、展覽等編研手段直觀地為人們展示城市發展軌跡和現實面貌，為領導決策、史記以及宣傳等部門提供服務利用。二是建立服務網絡，拓寬多服務渠道。在做好為領導決策服務同時，將聲像檔案數字化，不斷在網絡上公布。聲像檔案與其它檔案很大的區別是很多聲像檔案資料可以在網上直接公布，需求對象可以直接在網上了解檔案館的館藏資料。一方面需要利用者可以進一步辦理利用手續，方便利用者。另一方面，通過技術手段，對網上公布的資料進行保護，使其知識產權得到保護。同時，網上聲像檔案資料可以起到宣傳城市發展，推動招商引資活動，為城市經濟發展服務。

數字化聲像檔案管理問題是時代賦予城建檔案管理者的新課題。聲像檔案也是一項大有作為的工作，是提升城建檔案館社會地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天，特別是在高速度發展的現代化技術與傳統管理工作轉化時期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對數字化城建檔案發展有著十分重要的意義。