高校檔案管理質量保障體系建設探究

隋靜鳳

摘 要：近年來，高校檔案管理工作越來越受到人們的關注，建設高校檔案管理質量保障體系有助于更好的推動高校創新發展，提升辦學質量。目前高校檔案管理工作主要存在著重視程度不夠、資源形式單一、資源利用體系不完善等問題。解決好這些問題，對于做好高校工作意義重大。本文首先給出了檔案利用的概念，隨后針對高校管理使用檔案資源的過程中存在的諸多障礙，提出了幾點行之有效的應對對策，旨在提高高校檔案的使用效率，建設高質量的檔案保障體系。

關鍵字：高校檔案管理；檔案質量；保障體系建設；針對措施

1 檔案利用的概念

檔案利用指的是對檔案的閱覽、復制、外借和摘錄，是檢驗檔案鑒定、整理、收集等工作過程的重要階段。高校內建立檔案是為了給高校提供教學和科研方面的有價值的參考數據，起到了一個輔助性、支撐性的作用。建設高質量的檔案保障體系，有利于高校管理工作的科學化、規范化，特別是在人才管理和培養方面能夠發揮重要作用，有利于為經濟社會發展提供人才智力支持，促進社會不斷發展和前進。

2 高校檔案資源在利用過程中存在的障礙因素

受到多種因素的影響，高校檔案管理質量保障體系的建設工作做得并不完善，這對于高校來說是一個十分不利的影響因素，高校檔案管理工作建設中主要存在以下幾點問題：

2.1 對檔案管理工作不重視

大多高等院校普遍存在重教學、輕檔案管理等現象，對檔案管理工作認識不到位，重視程度不夠，對于檔案管理工作缺乏主動性和積極性。在具體中工作收集狀態比較散漫，只注重數量，對于遺失的檔案或者沒及時上交的檔案都沒有進行詳細及時的統計，檔案資源出現流失等情況。這種管理形式嚴重影響了檔案價值的有效利用。

2.2 檔案資源形式單一

高校在不斷的發展過程中融入了各類檔案資源，涵蓋了高校的發展歷程，但是由于某些因素的影響，高校無法給使用提供所需的資源，與此同時，高校對于檔案資源的管理缺乏制度化、規范化和程序化，致使檔案管理工作收集不及時、不全面，分類不夠細化，存在不同類型的檔案摻雜在一起，當想尋找相關檔案時并不能立刻查找到所需資源，阻礙了檔案資源作用的有效發揮。

2.3 資源利用體系不完善

盡管多數高校已經認識到檔案資源的重要性，但是基于種種問題的存在，檔案資源并沒能夠有效的使用，資金和人力的投入也沒能達到標準。不完善的資源利用體系只是保留了最原始的數據，這對于高校自身來說很不利于工作的展開，也不便于利用者對資源進行查閱。

3 提高高校檔案資源利用的對策

為能夠有效利用高校檔案資源，讓資源在最大程度上被高校所應用，為經濟社會服務，應該采取以下幾種對策：

3.1 提升利用高校檔案資源管理的意識

檔案資源不僅僅關系到社會的發展，同時還關系到高校自身的發展。要做好檔案資源管理工作，首先要進一步轉變觀念，從思想上重視起來，提升利用高校檔案資源管理的意識，充分認識檔案資源在學校發展中的重要意義，領導干部要帶頭抓好檔案管理工作，把檔案管理工作融入到高校事業發展中去。其次要制定檔案資源管理制度，細化和完善檔案管理流程，配備專業檔案管理人員，明確工作職責，并將檔案管理工作落實到日常考核工作中去。

3.2 加大對檔案管理的資金投入

要加強基礎設施建設，加大對檔案管理的資金投入，為做好檔案管理工作提供必要的資金保障。要建立完善的存檔室、閱檔室，完善和細化工作流程，對檔案進行分類管理，建立檔案信息資源臺和信息數據庫，對檔案進行信息化管理，在計算機內建立完善的檔案信息，對其進行實時更新。在保存檔案資源的同時，還要保留檔案副本，這樣可以有效的確保檔案資源的完整性。同時，要創新理念，把數據庫引入到日常管理工作中，為推動和促進學校健康發展提供服務。

3.3 加強檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對檔案的管理工作起著決定性的作用。要強化職業道德教育，梳理大局意識，責任意識，擔當意識，要加強業務知識的學習，定期組織檔案管理人員參加培訓學習，邀請專家到高校開展檔案管理方面的知識講座，開展業務互動交流活動，通過多種形式，拓寬檔案管理人員視野，及時掌握新形勢下管理工作的新動態，不斷提升檔案管理人員業務能力和業務水平。同時要健全完善激勵機制，調動和發揮檔案管理人員積極性和主動性，為檔案管理質量保障體系的建設保駕護航。

3.4 積極推廣宣傳工作，拓展利用途徑

高校檔案大都塵封在圖書館內，長時間無人問津，這樣就需要管理人員積極推廣宣傳工作，積極營造檔案資源利用氛圍，豐富和拓展檔案資源的利用，改變傳統的管理方式，實現檔案資源的實時更新，在查找檔案資源時可以花費最短的時間找到所需的檔案資源。老師和學生可以通過數字化的網絡獲取最新檔案信息，對具體的信息進行共享，充分發揮檔案資源的利用率。

3.5 整合、統一檔案資源管理原則

整合、統一檔案資源是有效開展工作的前提和基礎。整合資源是為了擴充檔案的多樣性，提高檔案資源的總體質量，每年學校都應該對歸檔部門進行嚴格要求，確保將檔案完整、齊全、系統的收入檔案部門。統一資源是為了更好的開展檔案管理工作，在此基礎上可以利用專題報告會和學術活動等向老師和同學發放宣傳手冊等方式，加強對檔案法律法規的宣傳，明確檔案管理規章制度，有效的整合檔案資源。

4 結束語

高校檔案是否能夠建設合理的質量保障體系關系到高校的教育質量、學術以及管理水平等多個方面。盡管高校資源利用面臨著一定的困境，只要高校和相關部門引起重視，積極采取應對措施，相信高校檔案資源體系建設會越來越完善，為經濟社會和各領域提供更好的服務。

參考文獻

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