新時期人事檔案管理工作的問題分析

魏正艷

摘 要：人事檔案的管理工作是一項政策性和業務性都較強的工作，它集服務性與保密性于一體，對促進人力資源開發、構建和諧社會發揮著重要作用。

關鍵字：人事檔案；檔案管理

人事檔案是記述和反映某人經歷和德才表現等情況的人事材料。人事檔案管理既是人事管理的重要內容，也是人力資源開發的主要信息源。一份規范的人事檔案能充分反映出個人經歷、德才能績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件。因此，從新時期人事工作的實際出發，把握新時期人事檔案管理工作的特性，管好用好人事檔案，對促進人力資源開發、構建和諧社會有著重要作用。

1 新時期人事檔案管理的地位和作用

人事檔案工作是做好人事工作的基礎條件之一，是人事調動、聘用、晉升、工資調整等多方面工作的基礎和依據。

1、人事檔案是做好干部選拔任用工作的基礎。

新時期的干部選拔標準是按照干部“四化”方針和德才兼備的標準來選拔的。要做到選賢舉能、知人善任，就必須對干部進行歷史而全面地考察和了解。而借助干部人事檔案了解干部在各個時期靜態的、原始的資料情況，則成為重要依據。所以說，干部工作離不開人事檔案，人事檔案是做好干部工作的基礎。另外，干部人事工作中的工資福利、職稱評定、獎勵懲處、離退休等方面的工作也離不開干部檔案為依據。

2、人事檔案在發展社會主義市場經濟中具有十分重要的作用。

從人事檔案的形成過程來看，它不僅是每個員工成長歷程的真實寫照，而且也從一定程度上詳實、全面地記載了每個員工的德才素質和能力水平。隨著社會主義市場經濟的不斷發展，人才的交流互動將更加頻繁，人事檔案也將面臨更廣泛的市場需求。人事檔案中積累著大量的各類人才信息，檔案管理部門可以通過各種渠道和措施，及時主動地向經濟建設主戰場提供檔案信息，把檔案資源優勢轉化為人才優勢，進而達到促進和推動社會主義市場經濟不斷發展的目的。

2 新時期人事檔案管理工作中存在的問題及其原因分析

改革開放以來，經過實踐經驗的積累，我國的人事檔案管理工作在各方面已經積累了豐富的經驗。然而，隨著我國政治和經濟體制改革的深化，尤其是隨著干部人事制度改革的深化，傳統的人事檔案管理制度已經不適應新時期人事管理工作的需要，在工作中出現了一些新問題。

1、管理體制不順暢。

現行的人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，在組織人事工作中發揮著重要作用。但是由于在新時期，人員流動量大而且快，人員的隸屬關系時常會有變化等原因，人事檔案管理工作出現了一些新情況新問題。一是檔案管理的關系較亂。主要表現在企、事業單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門以及社會保險、醫療保險等部門，其管理的主體不清。二是人檔脫節。在人員流動中，少數職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現象時有發生。三是管理有盲區。部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，少數流動人員及一時沒有落實工作的大中專畢業生和退伍軍人，私自截留檔案的現象也時有發生，成為新的管理盲區。

2、人事檔案管理的信息化水平有待提高

近年來，隨著我國科學技術的不斷發展，雖然計算機技術已逐漸在人事檔案管理中得到應用，但是在人事檔案管理工作中很多環節其管理人員依然習慣于手工操作，計算機技術在人事檔案管理中還不能得到完全地廣泛運用，其信息化管理水平還有待于進一步提高。人事檔案管理信息化水平不高，不但不利于檔案的完整與保管，同時也影響了其工作效率。

3、人事檔案的內容不完整。

一是檔案的內容不實。人事檔案中的材料一般都是由本人填寫的，由于組織上對有些材料缺乏嚴格的審查，致使個別人事檔案內容不實不準。特別是有的人處于個人的私利，在檔案中將“年齡越填越小、工齡越填越長、文憑越填越高”；有的人事檔案材料中填寫的內容前后不一致，使檔案資料缺乏準確性和真實性，這給人事部門考察了解當事人的信息增加了難度。二是檔案的內容不全，這在一些趨于破產或已經破產的企業單位尤為突出。三是檔案的內容不精。檔案材料分為十類并依材料形成時間排列。實踐證明，這種管理方式是基本合理的。但是在具體操作中，由于資料形成部門要求將一些可裝可不裝的、甚至不該裝的資料都裝進了檔案，使檔案的內容臃腫繁雜。

3 加強人事檔案管理工作的建議

要做好人事檔案管理工作，就必須堅持解放思想、實事求是、與時俱進、開拓創新的原則，采取強有力的改革措施，進一步完善各項檔案管理制度和人事檔案案卷整理工作細則，及其對策。一要明確檔案管理工作的性質。各級組織人事部門應明確人事檔案工作為人事工作提供服務的性質，對人事檔案管理的體制、機制改革應當在干部人事制度總體改革的背景下進行思考，使人事檔案管理改革與人事制度改革同步進行。二要進一步完善管理制度。要建立健全《干部檔案管理制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案管理聯絡員制度》、《定期溝通聯系制度》、《檔案管理責任追究制度》等制度，推進人事檔案管理工作的制度化和規范化。三要實行責任追究制。明確單位主要負責人為人事檔案管理工作的第一責任人，專（兼）職管理人員為直接責任人；應把人事檔案管理工作納入單位年度目標考核和干部個人評優考核之中，實行責任追究制。四要改革人事檔案的內容，包括歸檔個性內容、審核內容層次、收集補充新內容等。