優化學校綜合檔案管理工作的策略分析

徐青

摘 要：學校是培養學生的主要基地，學校的綜合檔案不僅屬于學校歷史資料的重要組成內容，更是學校教學效果的體現，由此可見，學校綜合檔案的重要作用，要使學校綜合檔案能夠良好的被保留下來，學校就要重視綜合檔案管理工作，綜合檔案管理工作涉及內容較多，專業性質也相對較強，因此在管理過程中難度相對較大，為了使學校能夠做好綜合檔案管理工作，本文重點提出了四項優化學校綜合檔案管理工作的策略。

關鍵詞：綜合檔案；歷史資料；管理工作；優化；策略

學校綜合檔案主要包括教學檔案、文書檔案、學校開展活動的照片、視頻、畢業生學籍、會計、基建檔案等等。是學校進行各項活動后存留下來的原始資料，是學校教學工作的一項重要組成部分，教學檔案包括了學校在教育活動中取得的成績，還包括教育活動的每一項過程；其他門類的檔案在學校的利用價值也是非常高的。因此，綜合檔案不僅起到記錄的作用，更起到了幫助學校發現教育活動問題，做好教育活動，實現學生發展的重要作用，因此，學校應該重視綜合檔案管理工作，不斷優化檔案管理，重視檔案人員的培訓和學習，提高檔案管理人員的管理水平。

1 學校綜合檔案管理工作的重要性

學校綜合檔案管理工作十分重要，主要體現在以下四個方面：一、嚴格檔案管理，學校綜合檔案不僅包括教學檔案，還包括文書檔案、會計、學校開展活動的照片、視頻、畢業生學籍等等，如果缺乏檔案綜合檔案管理的話，勢必會造成文書檔案、會計等內容混亂，甚至丟失，查找不方便；另一方面，學校綜合檔案更大的作用是高效利用，如果不實行綜合檔案管理，勢必會給學校各項活動正常開展帶來很大不便，各類檔案也得不到有效的利用。如果畢業生學籍收集歸檔不完整，會給需要出具學歷證明的畢業生帶來種種困難，影響畢業生學歷證明的準確性。二、學校以教學為主，因此學校教學檔案有利于提高學生整體素質，為學生全面發展提供動力；教學檔案有利于學校總結日常教育活動的效果及經驗；教學檔案是學校教育活動的真實記錄，為學校教育改革提供了可以參考的資料，促進我國學校教育活動的有效進行和開展；通過對教育活動的總結和記錄，學校還能夠不斷創新教學方式，使教育者在教學過程中更好的發揮其主動性，增加學生學習興趣，提高教師教學質量，從而提高學校教學水平。三、有助于學校教學規律的研究工作，通過管理綜合檔案，使學校掌握自身在教育中存在的普遍規律，對規律進行良好的分析，從而最大限度的提高學校教學質量。四、學校綜合檔案管理有利于學校教育教學的發展，有效的檔案管理能夠使學校及時發現自身在教育教學活動中存在的一些問題，并盡快解決這些問題，保證學校后期能夠順利開展教育教學活動。不僅如此，學校綜合檔案還能為師生提供很多方面的利用，比如：為畢業生出具畢業證明提供可靠和有力的依據，避免造價現象發生，從而實現學校的良好發展。

2 學校綜合檔案管理工作現狀

現階段，雖然部分學校已經明確綜合檔案管理工作的重要性，逐步加強了對檔案管理工作的重視，但是在實際管理工作中還存在一些問題，影響學校綜合檔案管理工作效果，主要存在的問題有：一、學校缺少完善的綜合檔案管理機制，很多學校根本就沒有統一管理的部門，且沒有專門人員進行管理，給檔案的統一管理工作造成了極大的不便；二、忽視綜合檔案收集工作，在日常管理工作過程中，工作人員通常更加重視收集學校組織開展的教育教學活動而忽視學生個體的檔案收集工作，造成學校在分析檔案時，不能正確掌握每一名學生的學習特點，不能為學生進行正確的指導工作，影響學生發展；三、沒有完善規范的畢業生檔案轉遞工作，現階段，多數學校中都實行了雙向選擇的就業機制，為學生就業提供了更多可行的機會，但同時沒有完善、規范的畢業生檔案轉遞工作也給畢業生檔案增加了難度；四、學校綜合檔案管理工作現代化水平較低，隨著社會進步與科技的發展，現階段信息技術得到了良好的運用，信息技術能夠實現信息的快速傳遞與管理，但是現階段，我國很多學校中還存在用手記錄檔案的情況，隨著學校學生越來越多，檔案也越來越多，傳統檔案管理方法不能實現信息的快速、高效運轉，造成了檔案管理工作效率不高的現狀。

3 優化學校綜合檔案管理工作的策略

通過上文的分析，明確學校綜合檔案管理工作在學校發展和管理中的重要位置，下面結合學校綜合檔案管理工作現狀，提出四點優化學校綜合檔案管理工作的策略。

3.1 完善學校綜合檔案管理機制

工作機制是指導工作順利進行的重要依據，基于學校綜合檔案管理現狀，為了使學校能夠做好綜合檔案管理工作，首先就要完善學校綜合檔案管理機制，通過建立統一的管理部門，為綜合檔案管理工作配備專職管理人員，同時管理機制中還要包括工作人員的主要工作內容，明確每一名工作人員的權責，保證工作人員能夠高效的完成自己份內的工作[2]。學校還可以建立責任到人制度，這一制度能夠保證工作人員端正自己的工作態度，進行檔案管理時能夠細心核對每一項內容，做好檔案的分類工作，使學校在需要某一方面的檔案時能夠在短時間內被找到，為學校發展和檔案研究工作打下基礎。

3.2 重視綜合檔案收集工作

檔案收集工作作為學校綜合檔案管理的重要組成部分，必須注重各項檔案信息的收集。例如，教學檔案、文書檔案、會計、學校開展活動的照片、視頻、畢業生學籍等等，由于綜合檔案涉及面比較廣，因此，在收集過程中，需要各個處室的兼職檔案員密切配合，對移交給綜合檔案室的檔案進行初步整理之后，經專職檔案員檢查合格后再登記簽收。專職檔案員要定時發收集清單到各個處室，并與績效掛鉤，沒有上交的處室應當適當考慮績效考核的結果。這樣才能加大檔案收集力度，確保各類檔案及時上交檔案室。如，會計檔案收集，應與學校會計財務人員溝通，初步整理成冊再移交，同時為保證檔案信息收集的準確性，應做好各項檔案收入登記和核對工作，切實有效做好綜合檔案收集工作。

3.3 規范畢業生檔案轉遞工作

畢業生檔案轉遞是學校綜合檔案管理工作中一項重要的組成部分，由于現階段大部分學校缺少統一的學生檔案管理部門，且學生就業實現了雙向選擇，因此給學生檔案轉遞工作增加了難度，為了使學校能夠優化綜合檔案的管理，保證每一位畢業生的檔案能夠實現良好的轉遞，學校就要規范畢業生檔案轉遞工作[3]。學校首要建立統一的高考檔案管理部門，做好不同院校、不同年級學生的檔案分類工作，同時對學生畢業時的狀態進行詳細記錄，在學生提出檔案轉遞請求時，學校相關部門應該及時進行核對，避免出現發送錯誤增加轉遞難度的情況，使每一位學生的檔案都能夠安全的送至相應部門，為學生檔案轉遞提供保證。

3.4 推進綜合檔案現代化管理進程

現階段，信息化進程不斷加快，信息技術在簡化工作流程和內容的同時，更能夠提高工作效率，因此在學校綜合檔案管理過程中，學校就應該不斷推進現代化管理進程，通過引入合適的管理系統，改變傳統由手工進行檔案記錄工作的現狀，實現由電腦進行記錄，這樣能夠很清晰的看出每一項教學教育活動開展時間、持續時間，檔案儲存在哪一個柜子哪一號，極大的簡化了檔案管理工作，使工作人員能夠將更多地時間分配到檔案的保護、收集與整理工作中，當學校或學生需要調取某一份檔案時，通過信息技術能夠快速查找出檔案所在位置，有效提高了綜合檔案管理工作效率，同時也能夠在最短時間內將檔案遞交給相應部門，為學校發展做出巨大貢獻。

4 總結

總而言之，學校綜合檔案對促進學校發展具有十分重要的作用，學校在重視綜合檔案管理過程中，要隨著時代發展和學校的進步不斷優化綜合檔案管理工作，希望通過本文對學校綜合檔案管理工作重要性和工作現狀的分析，能夠使學校更加重視綜合檔案管理工作，并結合本文提出的完善學校綜合檔案管理機制、重視學生綜合檔案收集工作、規范畢業生檔案轉遞工作以及推進綜合檔案現代化管理進程四項策略，實現學校綜合檔案管理工作的現代化水平。

參考文獻

[1]孫玉萍.破解高中教學檔案收集難題的對策研究[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集.2015（00）

[2]譚曉華.突出服務意識強化檔案管理——學校檔案管理之管見[J].內蒙古科技與經濟.2015（15）

[3]周玉玲.關于中職校傳統檔案管理與新時期檔案管理并存的思考[J].技術與市場.2016（08）