淺談中專學校檔案工作的規范化標準化管理

林麗平

摘要：檔案管理是中專學校科學化管理的重要內容之一，是一項影響著學校辦學規模，影響著學校發展未來的重要工程。本文著重指出了當前中專學校檔案管理的主要問題，提出了加強檔案管理規范化標準化建設切實可行的措施。

關鍵詞： 中專學校 ；檔案管理；規范化；標準化

近年來，隨著辦學速度的飛速發展，辦學規模的不斷擴大，中專學校的各種文件資料也種類繁雜逐年遞增，學校檔案室，實際上已轉化為信息交流中心和集散地。簡單的“保管式”管理，已經不能適應檔案管理的發展，中專學校檔案管理的改革勢在必行。

當前中專學校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

目前，學校檔案管理存在制度不健全的問題。檔案管理工作責任制的缺失，導致在檔案管理實際工作中發生責任遺漏互相推諉、分類混亂簡單的情況，影響檔案的利用率，要想獲得高效的檔案管理效果，必須將檔案進行科學的處理。此外，在檔案管理工作中，應對不同的檔案按照不同程度進行分級劃分，但目前缺少分級劃分標準也導致檔案管理工作的缺失。

（二）缺少檔案管理人才

在學校檔案管理崗位上缺少專業的檔案管理人才，這對檔案管理工作的規范化、標準化進程影響很大。現有檔案管理人員存在輕視檔案管理工作，只是簡單對檔案進行歸類，導致檔案的真正價值沒有得到充分發揮。部分檔案管理員缺少專業的理論知識，缺乏先進的管理技能，存在檔案分級、分類的錯誤，嚴重的甚至因為保管方法不當而損壞了檔案資料。這都給檔案管理工作帶來阻礙。

（三）缺乏檔案工作交流平臺

中專學校之間的檔案工作交流平臺極其匱乏，可以交流借鑒的兄弟學校屈指可數，因而，長期擺脫不了檔案員不能借鑒其他單位的優秀做法和經驗而閉門造車的困擾，直接導致檔案管理遠遠落后于學校的其他各項事業。

檔案管理標準化規范化的措施

（一）建立規范化制度

要實現檔案管理的規范化，就必須建立完善的管理制度。規范化制度主要包括人員培訓制、人員分工制和資料分級制。首先，如今，檔案管理知識在不斷發展更新，建立完善的培訓機制，可以幫助檔案員及時更新檔案管理工作知識，掌握先進的工作技能。學校可以根據實際情況，為檔案管理人員提供不同的培訓方式。比如，安排外出學習培訓機會，學校應鼓勵檔案員參加脫產學習或者在職函授學習以提高專業技能。此外，對于一些工作崗位無法離人的檔案員，可邀請專家到學校對其進行培訓。其次，建立管理責任制。在檔案管理的標準化規范化過程中人的要素是第一要素。研究表明，責任明確可大大提高人的工作效率。所以，責任制的重點就是要解決人浮于事的難題，做到人人有事做，事事有人做，事事有人負責，人人對事負責任。根據部門進行劃分，或者對工作人員的工作現狀進行設置，進而制定出不同工作人員的不同責任制度，杜絕互相推諉、管理混亂現象。第三，建立分類分級制。在實際管理中，檔案的重要程度存在著一定差別，這要求在檔案管理時，必須對檔案進行標記分類分級，如建立行政、黨群、基建、財會、教學、科研、儀器設備等不同類別不同級別的制度。實踐證明，綱舉目張，通過統一的分類分級，進行有針對性的管理，事半功倍。

（二）培養專業管理隊伍

做好檔案管理工作，離不開專業的檔案管理人才，中專學校要注重專業管理隊伍的培養。首先，要引進專業檔案管理人才，實際上檔案管理工作專業性極強，從收集、整理到分類、編研再到開發檔案信息以利用各個環節，都要求檔案管理人員高效的開展，及時引進專業管理人才勢在必行。其次，要建立檔案管理工作網絡。檔案業務人員協同計算機技術人員配合利用學校的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上校園網，實現檔案信息的網上檢索，如我們校園網站、教務處公郵上的信息每位老師都可以直接上網查詢，特別是近年新成立的學校網管中心，具體負責校園網管理，方便了教師與學生的上網查詢，并利用“天翼領航”進行群發信息，及時和師生交流溝通，確保檔案收集工作及時順利展開。檔案管理是一項復雜的系統工程，建立一個自上而下的檔案管理工作網絡具有重要意義。例如，成立一個以學校校長為組長，各處室領導為成員的檔案管理領導小組，小組設立綜合檔案室，由各處室推舉一名職員兼職檔案室的檔案員，由兼職檔案員具體負責本部門的文件材料收集、整理、移交等工作。

（三）搭建中學學校檔案管理交流平臺

各個中專學校檔案管理工作的發展步伐不同，有的已經在檔案管理規范化標準化上取得了顯著成績，有的則剛剛起步。全面收集在學校工作中具有保存價值的檔案，將文書檔案體系、任職資格體系、崗位工資體系和業績評價體系結合起來，就我校而言，從1985年成立的“福建省石獅鵬山工貿學校”再到1999年12月的“福建省石獅鵬山工業學校”，再到2002年4月與“福建省石獅華僑職業中專學校”合并，并改名為如今的“福建省石獅鵬山工貿學校”一系列體制的改革，檔案在學校歷史延續中充當著不可或缺的角色，因此，彼此之間的交流就顯得尤為重要。為了推動各個學校的檔案管理工作，應著手成立中專學校檔案工作管理委員會，由委員會牽頭經常組織一些檔案工作經驗交流會、檔案管理學術研討會等活動。具體操作如下：定期召開以季度或者年度為節點的總結大會，利用總結大會要求與會者提交一份檔案管理工作方面的論文，并由檔案管理委員會成員進行評審，對工作中的難點和好的經驗進行探討。建立工作聯系群，借助互聯網技術建立檔案管理員工作群，通過這一交流平臺，各中專學校檔案管理員可以不受時間和地域限制，自由探討檔案管理工作。

總之，只要通過培養檔案專業管理人才，提高檔案管理工作的效率，建立檔案管理的規范化標準制度，就能最大限度地發揮中專學校的檔案資料的作用。檔案工作的規范化標準化管理對中專學校實現校園科學化管理有著重要意義。

參考文獻

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