淺談中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理

林麗平

摘要：檔案管理是中專學(xué)校科學(xué)化管理的重要內(nèi)容之一，是一項(xiàng)影響著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模，影響著學(xué)校發(fā)展未來的重要工程。本文著重指出了當(dāng)前中專學(xué)校檔案管理的主要問題，提出了加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)切實(shí)可行的措施。

關(guān)鍵詞： 中專學(xué)校 ；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

近年來，隨著辦學(xué)速度的飛速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，中專學(xué)校的各種文件資料也種類繁雜逐年遞增，學(xué)校檔案室，實(shí)際上已轉(zhuǎn)化為信息交流中心和集散地。簡單的“保管式”管理，已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理的發(fā)展，中專學(xué)校檔案管理的改革勢(shì)在必行。

當(dāng)前中專學(xué)校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

目前，學(xué)校檔案管理存在制度不健全的問題。檔案管理工作責(zé)任制的缺失，導(dǎo)致在檔案管理實(shí)際工作中發(fā)生責(zé)任遺漏互相推諉、分類混亂簡單的情況，影響檔案的利用率，要想獲得高效的檔案管理效果，必須將檔案進(jìn)行科學(xué)的處理。此外，在檔案管理工作中，應(yīng)對(duì)不同的檔案按照不同程度進(jìn)行分級(jí)劃分，但目前缺少分級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)也導(dǎo)致檔案管理工作的缺失。

（二）缺少檔案管理人才

在學(xué)校檔案管理崗位上缺少專業(yè)的檔案管理人才，這對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程影響很大。現(xiàn)有檔案管理人員存在輕視檔案管理工作，只是簡單對(duì)檔案進(jìn)行歸類，導(dǎo)致檔案的真正價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。部分檔案管理員缺少專業(yè)的理論知識(shí)，缺乏先進(jìn)的管理技能，存在檔案分級(jí)、分類的錯(cuò)誤，嚴(yán)重的甚至因?yàn)楸９芊椒ú划?dāng)而損壞了檔案資料。這都給檔案管理工作帶來阻礙。

（三）缺乏檔案工作交流平臺(tái)

中專學(xué)校之間的檔案工作交流平臺(tái)極其匱乏，可以交流借鑒的兄弟學(xué)校屈指可數(shù)，因而，長期擺脫不了檔案員不能借鑒其他單位的優(yōu)秀做法和經(jīng)驗(yàn)而閉門造車的困擾，直接導(dǎo)致檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于學(xué)校的其他各項(xiàng)事業(yè)。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的措施

（一）建立規(guī)范化制度

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就必須建立完善的管理制度。規(guī)范化制度主要包括人員培訓(xùn)制、人員分工制和資料分級(jí)制。首先，如今，檔案管理知識(shí)在不斷發(fā)展更新，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，可以幫助檔案員及時(shí)更新檔案管理工作知識(shí)，掌握先進(jìn)的工作技能。學(xué)校可以根據(jù)實(shí)際情況，為檔案管理人員提供不同的培訓(xùn)方式。比如，安排外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)檔案員參加脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或者在職函授學(xué)習(xí)以提高專業(yè)技能。此外，對(duì)于一些工作崗位無法離人的檔案員，可邀請(qǐng)專家到學(xué)校對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。其次，建立管理責(zé)任制。在檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化過程中人的要素是第一要素。研究表明，責(zé)任明確可大大提高人的工作效率。所以，責(zé)任制的重點(diǎn)就是要解決人浮于事的難題，做到人人有事做，事事有人做，事事有人負(fù)責(zé)，人人對(duì)事負(fù)責(zé)任。根據(jù)部門進(jìn)行劃分，或者對(duì)工作人員的工作現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)置，進(jìn)而制定出不同工作人員的不同責(zé)任制度，杜絕互相推諉、管理混亂現(xiàn)象。第三，建立分類分級(jí)制。在實(shí)際管理中，檔案的重要程度存在著一定差別，這要求在檔案管理時(shí)，必須對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)記分類分級(jí)，如建立行政、黨群、基建、財(cái)會(huì)、教學(xué)、科研、儀器設(shè)備等不同類別不同級(jí)別的制度。實(shí)踐證明，綱舉目張，通過統(tǒng)一的分類分級(jí)，進(jìn)行有針對(duì)性的管理，事半功倍。

（二）培養(yǎng)專業(yè)管理隊(duì)伍

做好檔案管理工作，離不開專業(yè)的檔案管理人才，中專學(xué)校要注重專業(yè)管理隊(duì)伍的培養(yǎng)。首先，要引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，實(shí)際上檔案管理工作專業(yè)性極強(qiáng)，從收集、整理到分類、編研再到開發(fā)檔案信息以利用各個(gè)環(huán)節(jié)，都要求檔案管理人員高效的開展，及時(shí)引進(jìn)專業(yè)管理人才勢(shì)在必行。其次，要建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同計(jì)算機(jī)技術(shù)人員配合利用學(xué)校的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，如我們校園網(wǎng)站、教務(wù)處公郵上的信息每位老師都可以直接上網(wǎng)查詢，特別是近年新成立的學(xué)校網(wǎng)管中心，具體負(fù)責(zé)校園網(wǎng)管理，方便了教師與學(xué)生的上網(wǎng)查詢，并利用“天翼領(lǐng)航”進(jìn)行群發(fā)信息，及時(shí)和師生交流溝通，確保檔案收集工作及時(shí)順利展開。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建立一個(gè)自上而下的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)具有重要意義。例如，成立一個(gè)以學(xué)校校長為組長，各處室領(lǐng)導(dǎo)為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組設(shè)立綜合檔案室，由各處室推舉一名職員兼職檔案室的檔案員，由兼職檔案員具體負(fù)責(zé)本部門的文件材料收集、整理、移交等工作。

（三）搭建中學(xué)學(xué)校檔案管理交流平臺(tái)

各個(gè)中專學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展步伐不同，有的已經(jīng)在檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化上取得了顯著成績，有的則剛剛起步。全面收集在學(xué)校工作中具有保存價(jià)值的檔案，將文書檔案體系、任職資格體系、崗位工資體系和業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)體系結(jié)合起來，就我校而言，從1985年成立的“福建省石獅鵬山工貿(mào)學(xué)校”再到1999年12月的“福建省石獅鵬山工業(yè)學(xué)校”，再到2002年4月與“福建省石獅華僑職業(yè)中專學(xué)校”合并，并改名為如今的“福建省石獅鵬山工貿(mào)學(xué)校”一系列體制的改革，檔案在學(xué)校歷史延續(xù)中充當(dāng)著不可或缺的角色，因此，彼此之間的交流就顯得尤為重要。為了推動(dòng)各個(gè)學(xué)校的檔案管理工作，應(yīng)著手成立中專學(xué)校檔案工作管理委員會(huì)，由委員會(huì)牽頭經(jīng)常組織一些檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、檔案管理學(xué)術(shù)研討會(huì)等活動(dòng)。具體操作如下：定期召開以季度或者年度為節(jié)點(diǎn)的總結(jié)大會(huì)，利用總結(jié)大會(huì)要求與會(huì)者提交一份檔案管理工作方面的論文，并由檔案管理委員會(huì)成員進(jìn)行評(píng)審，對(duì)工作中的難點(diǎn)和好的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行探討。建立工作聯(lián)系群，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案管理員工作群，通過這一交流平臺(tái)，各中專學(xué)校檔案管理員可以不受時(shí)間和地域限制，自由探討檔案管理工作。

總之，只要通過培養(yǎng)檔案專業(yè)管理人才，提高檔案管理工作的效率，建立檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)制度，就能最大限度地發(fā)揮中專學(xué)校的檔案資料的作用。檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)中專學(xué)校實(shí)現(xiàn)校園科學(xué)化管理有著重要意義。

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