檔案數字化加工過程中應注意的幾點問題

摘 要：檔案數字化加工過程不但要兼顧技術與質量還要考慮到信息安全問題，這是目前檔案數字化加工過程中非常常見的問題，也是影響加工過程效率和質量的主要問題，本文主要闡述了檔案數字化加工過程中技術問題、質量問題以及安全問題，試圖規避檔案數字化加工過程中的隱患，提高工作人員的重視程度。

關鍵詞：檔案數字化；加工過程；問題

1 檔案數字化加工過程中技術問題

檔案數字化過程需要應用到多種技術，在技術的相互作用下，實現大量的檔案資料資源共享和共建功能，在這樣的情況下，標準化處理數據則是檔案數字化過程的關鍵，也是值得注意的問題之一。一旦一方數據庫結構有偏差，或出現數據不規范現象，對檔案數字化加工的整體效果都會造成巨大的影響，增加資源共享的難度。數據標準性差和檔案數字化加工過程中的技術標準之間有很大的關聯，因此，需要技術人員和相關檔案數字化加工工作人員盡量避免這一現象的發生。

通過相互能夠兼容的系統進行加工，防護系統之間相互攻擊和排斥。另外，在檔案數字化過程中設置標準應該符合國際標準，以及我國中文信息資源標準。檔案數字化加工的目的是將地區檔案館相互貫通，實現全國檔案館以及全球檔案館一體化，進而達到資源共享功能。所以，在這樣的要求下，檔案數字加工過程中，操作的標準性決定這一目標是否能夠完成，按照相應數據描述標準和網絡資源取舍標準等進行檔案系統設計，才能保障檔案數字化加工順利進行。

2 檔案數字化加工過程中質量問題

辦公自動化系統已經在社會上應用較長時間，但是大部分應用企業或個人對檔案數字化管理并不重視，加上以往數據管理模式和企業管理制度的影響，導致檔案數字化利用率較低。計算機在整個檔案數字化加工過程中充當文字錄入功能和編輯、打印功能，通過人力輸入，而檔案數據不但只有眼前的資料還有網絡上大量的數據檔案，這樣的工作方式不但浪費人工資源，還對開發質量造成了較大的影響。

檔案數字化加工過程對質量要求較高，因此應該選擇適當的設備，工作過程中不但要將質量放在首位，還要保證檔案流失現象的出現，合理選擇數字化處理設備和相機、速拍儀的使用能夠對檔案數字化加工過程中的質量有一定的保證。

當實體檔案便于拆卷和恢復的情況下，應選擇高速文檔掃描儀等設備，以確保數字化產品較高的質量。

3 檔案數字化加工過程中安全問題

檔案數字化加工過程最為主要的便是安全性，無論在檔案信息載體安全性上能夠體現，在檔案安全傳輸上也能體現出安全性對檔案數字化過程的重要性。首先，載體安全指的是計算機系統，也就是軟件對信息的存儲功能安全和計算機影響對信息安全的影響。其次傳輸安全主要指的是網絡防御能力，也就是對黑客和病毒的防御能力，一旦發生黑客和病毒便會泄露信息，嚴重損害加工過程的整體效率。因此，信息安全是保障檔案數字化加工過程是否能按時完成、質量完成的基礎。

針對這一現象，筆者認為在檔案數字化加工過程中應利用技術和手段設置密集的防御系統，加強訪問控制功能。增強安全意識，建立章程制度，明確個人責任，提高檔案安全保密工作的重視程度。加強檔案搬運過程中安全管理機制，保障檔案的安全，設立監控系統和防盜系統，設立監督人員，保障檔案的絕對安全性。做好檔案掃描錢的準備工作，合理使用數字化設備，保障原件的完好性。嚴格按照規范數字化加工場地進行管理，工作人員必須持有有磁卡的工作牌才能進入檔案室工作區域。嚴格把控數字化產品的驗收和收尾，設立專門人員進行驗收，按照檔案整理-檔案掃描和圖像處理等步驟標準執行。

4 結語

綜上所述，檔案數字化加工過程中需要考慮到方方面面，且需要成熟的管理制度和監管制度，注意檔案數字化加工過程的安全、質量和技術問題，為檔案數字化的實現打下堅實的基礎。

參考文獻

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[2]方凌志.機關檔案工作中的問題與對策研究[D].安徽大學，2014.

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作者簡介

馮久龍（1976-），男，漢，黑龍江省哈爾濱市，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設。