探討辦公自動化在醫院文書管理工作中的運用

周廣軍+田新贊

摘 要：辦公室自動化是應用計算機或數據處理系統代替人工來自動處理日常辦公中的一些事務性工作的方法。這種工作方法具有強大的功能，比如，文字處理功能，包括文件的編輯、修改、存儲、打印等；圖形處理功能；聲音處理功能；日常事務處理功能，如會議安排、郵件管理等；局部網絡功能，即把一個機關的各部門聯成網絡，共享資源、溝通信息等。本文就探討辦公自動化在醫院文書管理工作中的運用展開論述。

關鍵詞：辦公室自動化；醫院文書管理；管理制度

在當前的大型醫院中，都是利用辦公室自動化系統，因為利用辦公室自動化系統可以將通告、文件、制度、命令等直接用電子郵件的方式傳送給醫院工作人員，大大縮短了傳送的時間，提高了工作效率。但是通過電子郵件的形式進行傳遞信息具有時效性，所以辦公自動化在醫院文書管理工作中要以紙質和電子兩種形式并行存在。

1 辦公自動化對醫院文書管理的影響

（一）辦公自動化對文書管理能力的影響

第一，辦公自動化對文書的管理打破了傳統的管理模式，拓展了新的管理渠道，與傳統的文檔管理策略相比，文檔儲存室不再需要幾個專門的房間，也不需要有專門的文檔柜，這樣既節省了醫院的空間，而且還就有經濟效應。同樣，醫院開展一個辦公自動化平臺，醫院的每一個辦公室都配備一臺電腦，醫院的領導就可以利用辦公自動化平臺，將需要保存、保護的文檔傳給文檔管理人員，顯而易見，文檔管理又多了一種新渠道[1]。第二，利用辦公自動化體系，可以增加新的工具，在電腦上可以安裝文檔管理的軟件，這樣的軟件可以減輕醫院文檔管理工作人員的工作程序，比如，編碼技術就是文檔管理人員喜愛的一項高科技技術，也充分體現了辦公自動化創設了新的文檔管理工具。

（二）辦公自動化對文書管理水平的影響

第一，辦公自動化對文檔的管理與傳統文檔管理相比，就像是提高了一個世紀的效率。傳統的文檔管理在浩如煙海的檔案中尋求想要的文檔難于上青天，假如，醫院想要銷毀一些過時的文檔，只能按照目錄仔仔細細的查找，萬一目錄由于文檔時間太久而呈現不清晰的狀態，這樣的文檔不僅耗時，而且結果也是待定的。但是在自動化文檔管理中，文檔查找人員只需輸入關鍵字就可以找到目標，這樣不僅操作簡單方便，而且快捷[2]。第二，辦公自動化可以提升醫院的經濟效益，因為在辦公自動化中，可以降低人工成本，可以降低時間成本。辦公自動化還可以及時銷毀過時的檔案，可以節省存儲空間。

2 辦公自動化在醫院文書管理工作中存在的問題

（一）醫院文檔工作人員綜合素質偏低

第一，醫院文檔管理人員缺乏計算機的專業性知識，在辦公自動化的醫院，對專業性的知識要求頗高。但是如今的醫院，文檔管理工作人員，都是“門外漢”，以至于醫院文檔管理工作的局面混亂不堪，有時在三四個文件夾中找到了一份要素不完全的文檔。第二，在辦公自動化的今天，文檔管理工作和紙質文檔的管理工作大相徑庭，一些沒有專業知識的工作人員來說，急需提高計算機的應用水平。

（二）辦公自動化在醫院文書管理工作中體系不完善

第一，辦公自動化在醫院文檔管理中沒有完整的管理系統，有些醫院沒有明確規定上級發送給下級的文檔要下載保存，以至于在今后的使用當中，用戶找不到文檔。第二，辦公自動化在醫院文檔管理中沒有安全的信息管理系統，有些醫院，只是隨便在計算機上建立文件夾，這樣可能造成隱私外泄，或許被一些電腦黑客將文檔的消息改變，這樣對醫院造成巨大的損害。

3 辦公自動化在醫院文書管理工作中的策略

（一）完善文書管理檔案管理制度

第一，醫院要建立一個完善的信息管理系統，分為紙質檔案管理和電子信息管理。在管理中，醫院的領導者要分派好職務，一部分員工進行紙質檔案管理，一部分進行電子檔案管理。第二，員工在工作中要注意溝通、合作，因為紙質的檔案信息和電子版的檔案信息必須完全一致，所以在溝通中才可以達到雙方的平衡。電子版和紙質版都是相輔相成的，兩者必須合作完成共同的文書檔案管理。

（二）加強文書檔案人員的培訓

要推進辦公自動化在醫院文書管理工作，就要對相關的人員進行培訓。讓工作人員充分學習Excel表格、word文檔等辦公軟件，如果員工不會使用與工作相關的軟件，就沒有辦法工作，沒有辦法為醫院傳達及時信息。這樣急需加強工作人員的培訓力度，提升專業素質，應付工作中不斷變化的技術問題。最重要的目的是讓工作人員融入醫院文化，用強化的方式讓工作人員很快適應醫院的文化，

其實這才可以提高醫院的社會效益和經濟效益。

（三）積極開發醫院電子信息系統

第一，醫院要明白文檔管理對辦公自動化的需求點，要分析文檔管理的基本功能，對醫院特殊的文檔進行特殊的信息保護。第二，要根據醫院對文檔的需求積極開發可以進行信息交換的技術系統。第三，要注意醫院文檔系統之間的相互連接，避免個系統之間相互獨立的情況，在這一點上，可以人工設置醫院文檔自動分類并存儲。對于一些無用的文檔信息要及時清除，這樣可以為新的醫院文檔留下足夠的存儲空間。

4 結語

在醫院文書管理工作中辦公自動化可以為醫院創建一個可以進行信息共享和交流的平臺，醫院不僅可以在該平臺上進行信息的發布和刪除等操作，而且還可以管理員工的一些檔案信息等，辦公自動化極大的提高了醫院的文檔建設和管理水平，因此辦公自動化在醫院文書管理工作中的運用會越來越多。

參考文獻

[1]羅彬彬.淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化[J].傳承，2016，06（08）：122-123.

[2]曾霞.OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用[J].辦公室業務，2015，04（21）：90-91.