高等藝術(shù)院校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

王娟

摘 要：藝術(shù)檔案是高等藝術(shù)院校檔案的重要組成部分，是學(xué)校成長(zhǎng)的歷史見(jiàn)證。本文主要對(duì)藝術(shù)院校檔案的作用、以及檔案管理的現(xiàn)狀和如何加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作等幾個(gè)方面做了一個(gè)簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵字：藝術(shù)；檔案；管理

1 引言

檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，是對(duì)過(guò)去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。尤其是藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案對(duì)于人事選拔、制定教學(xué)方針，調(diào)整教學(xué)質(zhì)量、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估等方面有著重要的作用，它是學(xué)校開(kāi)展管理工作首要的參考依據(jù)。但是目前高等院校檔案管理工作面臨著許多的問(wèn)題，比如檔案管理意識(shí)淡薄、信息化落后、人員素質(zhì)偏低等，所以如何改變?cè)械墓芾砟Ｊ剑訌?qiáng)藝術(shù)檔案管理成為了高等藝術(shù)院校面臨的一大難題。

2 高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案的作用

2.1 歷史見(jiàn)證作用

高等藝術(shù)院校的檔案是隨著院校的產(chǎn)生和發(fā)展而不斷積累的，是見(jiàn)證學(xué)校一路走來(lái)的重要資料。其中包括學(xué)校的科研、教學(xué)等活動(dòng)的記錄，還包括學(xué)校各個(gè)時(shí)期的歷史情況，增設(shè)專業(yè)、課程安排、教學(xué)大綱等等一系列的內(nèi)容，是學(xué)校自身建設(shè)發(fā)展的歷史見(jiàn)證。從現(xiàn)在各大高等藝術(shù)院校現(xiàn)存的檔案資料來(lái)看，我們可以了解到學(xué)校的歷史沿革和教育發(fā)展的變化，還有學(xué)校的誕生時(shí)期、師資力量、學(xué)生的學(xué)籍檔案等都被保存在學(xué)校的檔案室內(nèi)。

2.2 現(xiàn)實(shí)依據(jù)作用

藝術(shù)檔案是學(xué)校改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量、制定決策、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估等重大工作的重要依據(jù)。首先學(xué)校在制定決策時(shí)，就必須要掌握大量的學(xué)校內(nèi)部信息，而藝術(shù)檔案恰恰幫到了忙，它從側(cè)面反映了學(xué)校之前的工作情況，包括重要的決策、人事安排等等，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策的重要依據(jù)。除此之外，藝術(shù)檔案還可以反映出學(xué)校的科研水平、師資力量、教學(xué)水平、學(xué)校的風(fēng)格特色、文化藝術(shù)發(fā)展等多個(gè)情況。其次檔案是學(xué)校提升教學(xué)質(zhì)量的必要依據(jù)。因?yàn)樗囆g(shù)檔案報(bào)刊了大量的教學(xué)檔案，這些檔案蘊(yùn)藏著豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，有一定的借鑒作用，學(xué)校可以以此來(lái)調(diào)整教學(xué)工作，保證教學(xué)工作的有效進(jìn)行。

2.3 獨(dú)特的美育作用

藝術(shù)檔案具有教育的作用，因?yàn)樗旧砭哂械乃囆g(shù)特性使其被賦予了獨(dú)特的美育作用。它的這種作用是日積月累而形成的，具有無(wú)可比擬性。美育是通過(guò)藝術(shù)教育而實(shí)現(xiàn)的，它可以培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)造美的能力，促使學(xué)生在現(xiàn)實(shí)世界去發(fā)現(xiàn)美。藝術(shù)檔案的美育作用主要是在教學(xué)的過(guò)程中得以體現(xiàn)出來(lái)，比如藝術(shù)檔案中的聲像資料，大多都是學(xué)校科研、演出、教學(xué)中的精華，擁有很高的藝術(shù)價(jià)值。學(xué)生通過(guò)聲像和圖文并茂的教學(xué)場(chǎng)景，可以對(duì)藝術(shù)有更層次的了解，進(jìn)而提升他們的專業(yè)技能，完成美的教育。

3 高等藝術(shù)院校檔案管理現(xiàn)狀

3.1 未能及時(shí)收集和歸檔

高等藝術(shù)院校的檔案主要產(chǎn)生于日常的教學(xué)、科研等過(guò)程中，其中包括班級(jí)演出、各類文藝演出、文藝創(chuàng)造、展覽等多種活動(dòng)。檔案的內(nèi)容多，數(shù)量大，在管理上出現(xiàn)了歸檔不及時(shí)、收集速度較其他文書檔案速度慢的特點(diǎn)。主要是因?yàn)闄n案管理人員未重視藝術(shù)檔案的收集，對(duì)它的重要性有著模糊的定位。比如在學(xué)校舉辦的知識(shí)展覽、書畫展、藝術(shù)設(shè)計(jì)大賽等比賽中，由活動(dòng)而產(chǎn)生的檔案一般都分布在舉辦活動(dòng)的教學(xué)部門，又或者是創(chuàng)作人自己的手中，檔案部門沒(méi)有對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)低

正所謂“工欲善其事，必先利其器”。要想做好藝術(shù)檔案的管理工作，就必須要有充分的準(zhǔn)備，配備專業(yè)的人員。但是現(xiàn)在很多的高等藝術(shù)院校缺乏專門的檔案管理人員，專業(yè)素質(zhì)普遍不高。隨著高等教學(xué)事業(yè)的跨越式發(fā)展，藝術(shù)院校忽視了檔案的建設(shè)工作，學(xué)校的檔案管理人員數(shù)量普遍不足，多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。加之檔案部門在員工眼中就是一個(gè)“冷部門”，通過(guò)勤懇的工作很難升職，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。另外檔案管理人員的學(xué)術(shù)背景五花八門，有學(xué)經(jīng)濟(jì)的、有學(xué)計(jì)算機(jī)的，但是檔案管理專業(yè)出身的卻很少。

3.3 檔案管理人員工作積極性不高

在高等藝術(shù)院校內(nèi)，檔案管理工作得不到重視，相比其他部門不容易出成績(jī)，管理人員沒(méi)有很大的晉升空間，他們?nèi)宋⒀暂p，說(shuō)話不夠分量，都是一些默默無(wú)名的工作者，想通過(guò)堅(jiān)守崗位、去獲得職稱的晉升的難度相當(dāng)大。檔案管理工作人員長(zhǎng)期要面對(duì)這些繁瑣、任務(wù)重、復(fù)雜的工作，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。

3.4 檔案信息化管理水平低

目前高等藝術(shù)院校的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕、防蟲(chóng)的保存要求，查找資料時(shí)效率比較低，耗用的時(shí)間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段，從而影響了檔案的完整性。比如設(shè)計(jì)圖紙和其他的文案保管在一起，沒(méi)有存放在專門的庫(kù)房里，導(dǎo)致搜集工作出現(xiàn)混亂，如果房?jī)?nèi)的防潮工作沒(méi)有做好，還會(huì)使藝術(shù)作品受潮、起皺、發(fā)生破壞，影響作品的完整性。

4 加強(qiáng)高等藝術(shù)院校檔案管理工作的對(duì)策

4.1 提高對(duì)藝術(shù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

在高等藝術(shù)院校內(nèi)，檔案產(chǎn)生的源頭是教師和學(xué)生的藝術(shù)活動(dòng)，如果他們的檔案意識(shí)淡薄，肯定會(huì)造成大量的藝術(shù)檔案流失。所以，學(xué)校要在校園內(nèi)定期進(jìn)行演講，傳播藝術(shù)檔案的重要性，舉辦藝術(shù)檔案培訓(xùn)班、鼓勵(lì)有志青年加入到檔案管理的工作中來(lái)，端正學(xué)生和老師的思想認(rèn)知，在源頭把好關(guān)，才能保證藝術(shù)檔案資料的完整性。

4.2 提高檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

高等藝術(shù)院校要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，提升他們的工作待遇，解決晉升難的問(wèn)題，多提供一些外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這樣才能穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，除此之外，學(xué)校還要經(jīng)常對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。檔案管員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂，提升自己的信息化處理水平，改變?cè)械闹R(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要具備良好的知識(shí)素養(yǎng)。學(xué)校要重點(diǎn)將檔案隊(duì)伍人才的建設(shè)列為學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)，做到整體布局，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷的優(yōu)化隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)出高質(zhì)量的檔案管理人才。

4.3 加快藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過(guò)渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級(jí)，電子資源成為了檔案管理工作的主流。學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)藝術(shù)的傳承，就必須要進(jìn)行藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)數(shù)字化的管理，學(xué)生可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上觀賞藝術(shù)設(shè)計(jì)，共享文化的魅力。所以說(shuō)，加強(qiáng)藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)適應(yīng)了當(dāng)前教育的發(fā)展形勢(shì)。它為我們存儲(chǔ)信息帶來(lái)了諸多的便捷，提升檔案管理人員你的工作效率，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。

5 結(jié)語(yǔ)

藝術(shù)檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程，記錄著學(xué)校在教育過(guò)程中的優(yōu)秀成果，要想加強(qiáng)高等藝術(shù)院校的檔案管理工作，就必須要提高學(xué)校師生對(duì)藝術(shù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，提高電子化信息建設(shè)水平，改變檔案管理員知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立一支高質(zhì)量的檔案管理人員隊(duì)伍和一套完整的管理體系。在日常管理中，要盡可能的為師生提供便利，為他們提供最優(yōu)質(zhì)的藝術(shù)參考，這才是高等藝術(shù)院校檔案管理工作發(fā)展的最終目的。

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