信息化時代高校檔案管理的風險分析及對策探究

雷虹+黃河

摘 要：在信息化時代背景下開展高校檔案管理工作，校領導應該積極引進新型檔案管理技術，提升檔案管理的安全性。應用計算機工具進行檔案管理，技術人員應該做好資料的收集與準確性的鑒別工作。在檔案管理活動中，使用新型的軟件系統，采用新維度進行檔案資料錄入，滿足學生成長和發展的需要。本文從信息化時代高校檔案管理的風險展開討論，提出幾點有利于檔案管理工作高效開展的可行性建議。

關鍵字：信息化時代；高校檔案；材料管理；風險控制

1 信息化時代高校檔案管理活動中存在的風險分析

當前高校檔案管理工作中存在一些不足之處，導致檔案材料信息管理質量不夠高。檔案資料收集方式比較落后，采用小功率的掃描儀進行檔案材料的讀取，導致紙質、膠片類檔案材料信息化轉換效率比較低。

工作人員對于檔案材料和圖表數據真實性審核不夠嚴格，導致原始檔案材料信息錄入失真。學校方面對于網絡安全防護系統開發建設力度不夠，對于軟件開發缺少必要的資金投入，在軟件功能板塊開發中沒有立足于本校實情開展功能適應性建設，外購的檔案管理系統不能滿足本校檔案管理活動的需要。在高校檔案管理活動中，學校方面沒有建立嚴密的檔案管理操作流程，木馬防火墻版本比較落后，導致檔案材料檔案系統被攻擊的風險比較大。高校檔案文件庫硬盤較小，儲存大量文件信息時，造成WEB服務器負擔較重運行速度較慢。學校方面檔案風險管控理念比較落后，沒有建立現代檔案信息安全保護系統，導致高校檔案管理體系漏洞百出。沒有建立專人負責的檔案安全管理制度，導致病毒查殺工作未能按時進行，忽視了對信息數據的修復，導致檔案數據信息出現缺失問題。對檔案檢索功能板塊設計不夠合理，數據排序方式不夠合理，導致工作人員在查詢檔案時耗時過多。一些高校采用開放式的檔案室管理制度，導致一些不明身份的人員隨意進入檔案室，對文件信息的安全性造成威脅。

2 信息化時代高校檔案管理的風險防控及對策探究

（一）采用高效的檔案材料管理技術，完善檔案錄存體制

在信息化時代高校檔案管理活動中，積極開展檔案風險控制工作，顯著提升高校檔案管理的整體質量。

在高校檔案管理活動中，教師應該做好資料收集工作，采用掃描機設備對紙質檔案材料進行影印，采用電子化的檔案管理方式，對高校檔案進行分類管理。在檔案材料的管理活動中，技術人員應該按照不同的維度，對不同類別的材料內容進行分層次處理。按照不同的專業和年級的類別，進行高校檔案的分類化整理。在檔案管理活動中，工作人員應該認真對資料的真偽性進行鑒別，并且按照一定的統計方法，對材料信息中數據的準確性進行核對。在檔案材料收集和整理活動中，工作人員應該按照不同院系的資料數據建檔，并且按照一定的信息數據編輯方法進行編目的整理工作。應用新型的信息化檔案材料管理技術，對高校檔案材料管理模塊進行優化，體現信息化管理模式下檔案材料查詢、調取的便捷性。在檔案材料數字化建設活動中，校領導應該積極采購信息化核心設備。使用高速掃描儀和微縮膠片掃描技術，對檔案室內的傳統紙質材料進行再次掃描和錄存。

（二）建立高素質檔案管理隊伍，做好信息防泄漏處理

加強檔案數據信息的防泄漏管理，定期組織對檔案管理人員進行集中培訓。主要培訓檔案信息庫日常性安全操作技巧，并且使用最新型的檔案密保管理方式，對檔案信息庫安全性進行加密。

在對檔案管理人員進行技能培訓的過程中，校領導人應該注重中層管理干部培養，對于軟件管理技術骨干人員進行能力拓展建設。安排責任心較強、業務能力突出的工作人員前往名優企業或者高校科研檔案管理部門學習經驗。在新型的檔案材料管理軟件設計開發活動中，注重檔案管理功能化開發。優化檔案檢索工具，按照互聯網數據排序的方法，對檔案信息化建設流程進行優化。使用按學號對應性查詢檔案材料的方式，提高檔案查詢與調取借閱的方便性。為了防止高校檔案材料數據的丟失，采用備份管理的方式，對高校檔案信息進行整理。采用電子文件歸檔和電子文件管理的標準化處理方式，積極應用電子簽名服務器管理技術和電子文件中心管理系統。

（三）建立科學的檔案信息化管理模式，對檔案庫進行安全升級

學校方面應該建立互聯網環境下的現代檔案信息管理模式，對高校檔案數據中的病毒進行定期查殺，并且安排專人負責每周的檔案系統檢查與維護工作，及時對高校檔案系統中的漏洞進行修復。在檔案信息安全保障方面，加強網絡安全系統的升級防護。

使用通用型的防火墻軟件，并且采用VPN網關入侵數據檢驗技術，提升檔案管理系統結構的穩定性。采用數字簽名技術，結合檔案管理密保系統的動態驗證碼方式，防止檔案數據庫被非法入侵。在檔案數據儲存結構檢查方面，使用光盤載體檢測儀器，定期對高校檔案庫中的核心文件進行掃描，確保檔案信息文件載體沒有病毒附著。及時地對受損文件夾進行修復，采用專項信息修復工具及軟件，對信息化檔案材料管理系統構架進行安全升級，有效抵御檔案信息病毒入侵風險。在WEB服務器上為信息化時代高校管理活動提供技術支持，提升電子文件中心管理系統的安全性，安裝新型的防火墻，防范網絡上的木馬病毒入侵。定期對文件管理中心系統進行病毒查殺，確保數據庫服務器運行正常。

3 結束語

在信息技術時代信息量高速增長的背景下，推動高效檔案適應性的數字化管理模式改革，切實提高檔案信息管理人員的工作效率。采用專業的信息化檔案材料管理和轉化設備，對檔案材料的紙質、聲像、膠片檔案進行格式轉化和再處理。做好高校學生檔案的電子文件歸檔工作，升級檔案的存儲硬盤，嚴格管理外來優盤的插入，防止不明來源的文件病毒通過移動硬盤插拔的方式傳播。高度重視檔案文件的數字化管理建設，建立與互聯網應用環境特征相適應的管理體系。

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