基于知情權的人事檔案管理問題探究

摘 要：當前人事檔案的管理越趨嚴格和規范，同時也存在人事檔案當事人知情權的保障問題。本文從人事檔案知情權的涵義入手，結合人事檔案知情權的現狀和人事檔案知情權的保障依據提出了具體對策，以保障公民人事檔案知情權的實現。

關鍵詞：人事檔案；知情權；實現；探究

人事檔案是對公民自然情況、教育背景、社會經歷、現實表現和能力特長等方面的記錄和反映，是社會、組織或用人單位對個人作出評價的重要依據。可見，人事檔案與公民個人的工作和生活息息相關。但就現行的人事檔案管理規定，公民卻無權查閱本人檔案，無法了解檔案記載的內容，也就限制了人事檔案應發揮的作用。因此，公民應當有對本人人事檔案的部分材料內容有一定的知情權。

1 人事檔案知情權的涵義與內容

1、人事檔案知情權的主要內涵。人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來已被查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。而人事檔案的知情權則主要是指公民合法擁有對本人人事檔案材料內容狀況及其保管利用情況等知曉的權利。個人人事檔案是公民個人信息的重要組成部分，人事檔案知情權應屬于公民知情權的范疇。

2、人事檔案知情權的主要內容：第一，當事人對自己人事檔案中自己填寫的內容，用人單位、組織部門對自己各方面的評價意見、鑒定結果等內容信息的知情權；第二，當事人對自己人事檔案的管理狀況及被利用狀況。其中，管理情況包括：本人人事檔案所歸屬的管理部門、現保存地、保管狀況等；被利用情況包括：查閱本人人事檔案者、利用目的、利用時間、查閱內容、查閱結果、利用者評價等。

2 人事檔案知情權的現狀

1、公民的人事檔案知情權重視不夠。目前，由于我國對人事檔案的知情權并沒有得到廣泛的宣傳，因此公民對本人的人事檔案信息的知悉和保護意識還很薄弱，甚至是思想上根本談不上保護的意識。雖然人事檔案中的部分材料是公民本人親自填寫的或者是需要本人簽字確認的內容，可是事實上仍有相當部分的內容，是組織對本人情況的如實記錄，還有如鑒定、考核和考察材料以及政審材料都是本人只知道結果，不知道全部過程和具體內容，甚至有些信息可能存在錯漏，卻被直接歸檔，本人根本沒接觸過，當真正利用時，已是對本人工作生活受到直接影響。由此可見，若公民本人不清楚這些信息的來源，結果是相當可怕的。

2、人事檔案管理體制不健全。由于公民對人事檔案知情權的認識不足和理解不夠深入，用人單位對人事檔案管理工作也缺乏重視，諸如在人事檔案工作人員在專業素質、業務培訓、晉升機會、工作態度等方面重視不夠。特別是人事檔案管理工作人員不加強業務學習，一味地還是進行機械式的管理，管理檔案內容實現不了數據化形式，致使這項工作跟不上信息時代發展的需求。也是正因為對這項工作的忽視，導致了很多資料不能及時歸檔，信息不能及時更新，也導致了一些所謂的“棄檔”和”死檔“的日益增多。

3、對人事檔案信息資源的開發利用率低。人事檔案一般是由用人單位的組織人事部門、勞動部門以及人才流動服務中心等負責管理，現在我國檔案行政部門對檔案管理工作還缺乏有效的指導和監督，使檔案管理工作無法取得實質的成效，這就導致了檔案需求人無法對檔案內容進行有效的獲取。大多數公民都認為，只有在工作調動的時候時才會用想到要用到人事檔案的，而真正用于人才的選拔、培養開發、人才分配等方面的內容卻少之又少，還沒充分發揮人事檔案應有的價值作用。

3 人事檔案知情權的保障依據

1、法律上的保障。從法律上看，雖然我國憲法中并沒有明確規定公民人事檔案的知情權，但知情權的理念與精神在憲法中始終有所體現。《中華人民共和國憲法》第二條規定“中華人民共和國的一切權利屬于人民”，既然人民是一切權利的所有者，那人民自然就享有知情權。人事檔案是伴隨人們一生的個人信息記錄，無疑屬于憲法保護的知情權范疇。現行的《中華人民共和國政府信息公開條例》標志著我國政務信息公開從此進入了“有法可依”時代，并為保障公眾對公共信息的知情權提供了法律依據。隨著社會的發展，人們維權意識的增強，保障人事檔案知情權，也是必然的發展趨勢。

2、事實上的保障。從人事檔案組成內容上看，《干部檔案工作條例》將每份人事檔案材料分成十個類別，主要內容包括履歷材料、自傳材料、鑒定及考核材料、學歷和專業技術材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工作及職務等材料和可供組織參考的其他材料。這些材料中，部分是由本人親自填寫，有的是由本人填寫后組織蓋章認可的，還有的是組織根據本人情況如實進行記錄填寫，只有少數材料本人只知道結果但不知道具體內容。因此，公民具有人事檔案知情權的事實的保障基礎。

4 實現人事檔案知情權的途徑

1、加強宣傳引導，增強公民保護人事檔案知情權的意識。公民不重視本人人事檔案的保護，歸根結底是不清楚人事檔案對本人的重要性，同時也與傳統人事檔案管理體制有關。組織人事部門、勞動部門、檔案管理部門等單位要全力加強公民對本人人事檔案知情權的宣傳力度。在人事檔案材料的收集過程中，要向公民宣傳材料歸檔范圍，使公民清楚自己的檔案里有些什么內容，自己要提供哪些材料是對自己有影響的，并且要讓公民清楚用人單位對自己人事檔案的利用對自己是能夠解決實際問題的，如升學就業、工作調動、檔案轉遞、下崗后人事檔案托管等方面。

2、修改和完善相關法律、法規，依法保障公民人事檔案知情權。雖然我國憲法明確保護公民的權利，可是對公民人事檔案知情權的保護卻是不夠明確。當公民這方面的權利受到侵害時，公民無法通過相關法律來保護自己的權利。所以，必須修改和完善現有的檔案法律和人事檔案法規，保證公民可以合法地查閱本人人事檔案。當公民提出要使用本人人事檔案時，必須要嚴格審核使用程序，對用檔過程務必全面監督，增加使用的透明度。

3、加強人事檔案管理工作制度，有效保障人事檔案知情權。單位要重視檔案管理工作，要選擇工作責任心強、愿意守護著這一片清貧凈土的管理人員，嚴格杜絕松懈的工作態度、不規范不合法的檔案操作，不斷完善人事檔案管理規章制度，從最大限度地杜絕人事檔案材料的作假行為或歸檔疏漏等現象的出現。同時，加強對檔案管理人員的培訓、獎懲措施、職稱晉升等待遇，保證人事檔案的完整性、真實性、權威性、信用度、有效性，切實有效地保障公民對本人人事檔案真實情況知悉的權利。

4、加強人事檔案管理信息系統化管理，促進人事檔案信息資源共享。在社會主義市場經濟條件下，人才的合理流動性日益加強，已成為不可阻擋的社會發展趨勢。因此，加強人事檔案信息管理系統化建設是加快人事檔案管理信息化進程的有效手段。在人事檔案管理中利用電子化技術，建立人事檔案電子信息數據庫，加強各單位之間的配合與協作，實現資源共享，促進人事檔案信息化管理效率。

參考文獻

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作者簡介

陳雪云（1975-），女，廣東遂溪，廣東機電職業技術學院，大學本科，中級，研究方向：人事檔案管理。