關(guān)于文書檔案管理的創(chuàng)新研究

范明霞

摘 要：要構(gòu)建高效的企業(yè)單位發(fā)展體系，就必須強(qiáng)化相關(guān)的檔案管理，提高檔案管理工作的效率，有助于企業(yè)單位規(guī)范化發(fā)展。本文從具體的管理角度出發(fā)，探討在新時(shí)期下文書檔案工作存在的問題及優(yōu)化的改進(jìn)策略，以此來促進(jìn)企業(yè)單位的和諧發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；企業(yè)單位

企業(yè)單位要真正重視文書檔案的管理，提出明確要求，制定具體措施，在財(cái)力、人力、物力方面予以大力支持，根據(jù)社保的具體計(jì)劃制定檔案管理任務(wù)指標(biāo)，落實(shí)好責(zé)任。企業(yè)單位要把對(duì)文書檔案管理工作作為一項(xiàng)工作重點(diǎn)來抓，積極幫助檔案管理部門制定切實(shí)可行的管理計(jì)劃，讓單位能掌握準(zhǔn)確的文書數(shù)據(jù)，不斷完善對(duì)企業(yè)的服務(wù)體系，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，為幫助企業(yè)單位檔案管理提供良好的基礎(chǔ)。

1 文書檔案管理存在問題

（一）缺乏明確目標(biāo)和規(guī)劃

目前很多企業(yè)單位檔案部門其文書檔案管理工作還沒有形成系統(tǒng)化的目標(biāo)，沒有科學(xué)的規(guī)劃，更多的是工作的堆砌或只是簡單進(jìn)行檔案分類，工作的安排不合理不科學(xué)。此外，對(duì)文書檔案管理的理解還不到位，缺乏科學(xué)的管理方法，其工作內(nèi)容不夠全面不夠詳細(xì)，弱化了檔案管理部門對(duì)進(jìn)企業(yè)單位工作的推動(dòng)作用，沒有徹底起到關(guān)系管理工作的科學(xué)作用。

（二）沒有建立科學(xué)完整的操作手冊(cè)

目前很多企業(yè)單位檔案管理并沒有制定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)從業(yè)人員沒有科學(xué)的指引，而且目前大部分還是依靠人手錄入數(shù)據(jù)的相識(shí)進(jìn)行檔案管理工作，其次，在檔案過程過程中容易出現(xiàn)主觀性過強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)主義過于明顯等現(xiàn)象，使文書檔案管理工作缺少了科學(xué)指導(dǎo)，導(dǎo)致在檔案管理處理時(shí)缺少事前、事中、事后的科學(xué)系統(tǒng)的處理流程，相關(guān)工作缺少標(biāo)準(zhǔn)，一旦出現(xiàn)問題，就會(huì)出現(xiàn)只是憑領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和感覺進(jìn)行處理的現(xiàn)象，往往與實(shí)際情況相差甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致文書檔案管理效果不佳。

（三）管理部門人員素質(zhì)不高

要想跑得快，全靠車頭帶。領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)會(huì)對(duì)一個(gè)文書檔案管理工作作風(fēng)和工作效率產(chǎn)生重大而深刻的影響。很多企業(yè)單位檔案管理部門都出現(xiàn)工作作風(fēng)松懈、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理訴求反應(yīng)不敏感，處理不及時(shí)，或者缺乏綜合的素質(zhì)，對(duì)上級(jí)的政策只是領(lǐng)悟不深、執(zhí)行不力。大部分的檔案管理部門墨守成規(guī)、思維僵化，不會(huì)靈活處理問題；有的甚至脫離實(shí)際，沒有深入調(diào)研了解文書檔案管理實(shí)際情況，全憑主觀的意識(shí)來做出決策。

（四）檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置不完善

大部分企業(yè)單位在檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)封閉的管理系統(tǒng)，自上而下等級(jí)森嚴(yán)，管理層次過多導(dǎo)致了文書檔案信息的傳遞效率不高，信息傳遞遲緩，渠道不夠暢通。一些信息的傳遞出現(xiàn)了扭曲和時(shí)效性不夠重視的問題。這導(dǎo)致了上層的意志和政策往往得不到有效的執(zhí)行，一些反饋機(jī)制也不健全，管理的幅度過于寬泛導(dǎo)致的是企業(yè)單位文書檔案的效率極其低下。

（五）激勵(lì)、用人機(jī)制不健全

對(duì)企業(yè)單位文書檔案管理機(jī)構(gòu)而言，人才的重要性也同樣不言而喻。現(xiàn)階段，一些激勵(lì)機(jī)制和人才挖掘機(jī)制不夠健全，加之檔案管理工作枯燥，往往對(duì)職業(yè)的興趣銳減，工作沒有動(dòng)力和熱情，這影響了行政機(jī)關(guān)工作人員的工作效率和人員的素質(zhì)。一些企業(yè)的文書檔案人員的工作作風(fēng)粗暴，嚴(yán)重影響了企業(yè)工作正常進(jìn)行，冗雜多余而且效率低下。

2 文書檔案管理的創(chuàng)新建議

（一）建立合理的文書檔案管理制度

企業(yè)單位檔案工作必須設(shè)定完善的管理制度，用嚴(yán)格規(guī)章制度來幫助企業(yè)單位社保的完成，讓檔案管理做事有章可循，有據(jù)可依。其檔案管理制度就要求根據(jù)當(dāng)?shù)仄髽I(yè)單位具體情況制定出合理的規(guī)章制度，使文書檔案管理高效的順利的完成。企業(yè)單位在制定文書檔案管理制度時(shí)，必須要考慮到企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)以及現(xiàn)實(shí)情況，制定出一個(gè)符合實(shí)際的檔案管理模式，避免受企業(yè)單位的不良作風(fēng)影響，一方面要有益于領(lǐng)導(dǎo)工作的規(guī)章制度，另一方面也要符合下級(jí)檔案管理員工的要求的制度，要深刻明確文書檔案管理制度是為企業(yè)整體服務(wù)的，不是為某一個(gè)部門或者個(gè)人。

（二）制定電子化檔案管理流程

在企業(yè)單位發(fā)展管理中，要利用現(xiàn)代的管理工具來對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。一方面管理人員要不斷提高自身的信息化和管理水平。社會(huì)的現(xiàn)代化不斷推進(jìn)，檔案管理人員要要跟上社會(huì)的發(fā)展，會(huì)用現(xiàn)代工具來處理文書檔案管理中的問題，提高工作效率，要及時(shí)掌握新的管理模式，不斷的學(xué)習(xí)。例如可以建立電子化管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，管理信息系統(tǒng)越來越滲透到各部門的管理之中，這對(duì)提高整個(gè)文書檔案管理效率有重要的意義，需重視辦公設(shè)備與辦公系統(tǒng)的更新與換代，制定從上至下電子化的管理流程，運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢高效辦公，利用大數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢特點(diǎn)將企業(yè)單位社保的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確分類歸檔，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理、及時(shí)更新，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是一個(gè)整體，可以充分整合各類資源，這樣就大大提高了檔案管理的辦事效率，真正實(shí)現(xiàn)了電子化、系統(tǒng)化的辦公。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

文書檔案管理的工作非常復(fù)雜的，在檔案管理部門工作的人員每天都要面對(duì)很多復(fù)雜的事情，但他們?cè)跈n案管理中的作用是不可替代的，起到一個(gè)橋梁作用。但隨著企業(yè)單位事務(wù)及員工人數(shù)增多，就需要檔案管理人員要有很好的專業(yè)素質(zhì)、心理素質(zhì)、能力等各個(gè)方面的素質(zhì)。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，同樣也要求檔案管理人員能根據(jù)企業(yè)單位工作的變化和發(fā)展不斷的提高自身素質(zhì)，做到與時(shí)俱進(jìn)，從企業(yè)角度與考慮問題，為檔案管理部門的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（四）優(yōu)化檔案管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)置

檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理是大多數(shù)企業(yè)單位單位面臨的問題，結(jié)構(gòu)繁瑣、人員冗雜在一些單位檔案管理部門中大量存在，而這就會(huì)導(dǎo)致文書檔案工作效率低下。因此，必須在滿足企業(yè)單位工作合理運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，適當(dāng)調(diào)整檔案管理組織結(jié)構(gòu)，裁撤部分效率低下人員，明確檔案管理部門職能，制定組織結(jié)構(gòu)圖與工作流程圖，明確責(zé)任，落實(shí)到人，合理設(shè)定管理層級(jí)，簡化審批程序，明確上級(jí)責(zé)任人，明確界定各部門職責(zé)、劃清責(zé)任，不能出現(xiàn)一個(gè)問題檔案管理部門互相扯皮的現(xiàn)象。

（五）強(qiáng)化競爭意識(shí)，完善激勵(lì)制度

引入競爭機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀、淘汰落后，樹立危機(jī)意識(shí)，建立合理的文書檔案管理考核機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的管理思想、管理人才，強(qiáng)化管理職能，充分調(diào)動(dòng)廣大文書檔案管理人員的工作積極性，對(duì)文書檔案管理與任用實(shí)行任人唯賢、監(jiān)督的方法，強(qiáng)化文書檔案管理機(jī)制，實(shí)行責(zé)任制、權(quán)利與義務(wù)對(duì)等，將個(gè)人的晉升、獎(jiǎng)金福利與業(yè)績、政績結(jié)合起來，完善文書檔案管理規(guī)章制度、人事晉升制度，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化。將工作效率的提升列入文書檔案評(píng)定獎(jiǎng)勵(lì)的范圍，將時(shí)間管理的理念落實(shí)到日常的文書檔案管理行為習(xí)慣上，從根本上提高單位人員的時(shí)間意識(shí)、效率意識(shí)，培育積極向上、勇于實(shí)干的文書檔案管理工作作風(fēng)與氛圍，建成一支高效負(fù)責(zé)的文書檔案管理隊(duì)伍。

3 結(jié)語

總而言之，提高文書檔案管理工作效率是深化企業(yè)單位體制改革的重要組成部分，也是檔案管理中最重要的工作內(nèi)容。檔案管理部門的管理效率直接影響企業(yè)權(quán)益，檔案管理的重要性必須引起各級(jí)單位的高度重視。造成文書檔案管理存在問題的原因是多方面的，所以必須運(yùn)用多種手段，借鑒科學(xué)的管理制度與方法，標(biāo)本兼治才能切實(shí)改善文書檔案管理效率上存在的問題。

參考文獻(xiàn)

[1]姜明周. 做好鎮(zhèn)村檔案工作為新企業(yè)單位發(fā)展服務(wù)——以甘州區(qū)上秦鎮(zhèn)檔案工作為例.2009 年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集，2009.